在以客户为中心的团队中提高生产力的 6 个行之有效的技巧

这是不言而喻的。在面向客户的团队生产力和绩效方面，只有达到目标的四分之一才能缓解足够长的压力几个团队击掌。庆祝活动结束后，压力很快就会随着新的、通常更严格的 KPI 回归。

为什么要“更硬”？当团队始终如一地达到目标时，业务线经理知道大老板会开始问问题：所有目标都达到了吗？KPI 是不是……太简单了？事实是，实现目标通常要归功于出色的团队工作效率——而不是“简单的 KPI”。

但问题来了。团队表现越好，他们下个季度的表现就越好。压力越大，将时间浪费在手动管理上的成本就越大，这会分散团队对高价值潜在客户和客户互动的注意力。

好消息？通过正确组合工具、技能和这六个行之有效的工作技巧，您的团队可以快速提高团队生产力和绩效85% 的效率回收率。同时减少认知压力和焦虑，这些认知压力和焦虑会导致比表现不佳更糟糕的个人结果，例如倦怠。

但是等等。我们如何称这些提高生产力的技巧为“已证实”？因为您将要阅读的所有建议每天都被世界各地的 Aircall 团队采纳。

让我们从一些小家务开始。

快速链接

如何提高团队生产力和绩效：通过自动化平衡技能

一般来说，有两种方法可以提高团队生产力和绩效.它们共同将您员工的内在技能和能力与从外部获得的额外能力相结合，这些能力增强了您的团队提高效率的能力。

有效的计划和组织

起床制定每日工作计划是保持生产力的基础。再加上一致的时间管理、专注策略、协作调整、目标和期望设定，以及衡量效率的清晰方法。

智能自动化工具

一旦您制定了有效的工作计划和组织结构，应用自动化和团队生产力工具帮助这些计划和生产力结构保持在正轨上。目标应该是自动执行简单、重复的任务，这些任务会构建和细化、低价值的管理任务。

好的。客房服务结束。让我们解开六个可以提高团队效率。

#1：将多任务处理保持在最低限度：您的大脑会感谢您你，你实际上会更有效率

即使是我们中一些熟悉多任务神话的人也会静静地想，这可能是一个神话，但我有点擅长它！。相信我们;这是一种普遍的误解和思维错误。无论您认为自己在多任务处理方面有多出色，您的认知和可测量的心理表现下降都会证明您是错误的。

事实是，多任务处理只是感觉就像您同时做两件或更多的事情一样。真的，你在任务之间快速移动。已证明对认知有有害影响。
这些对心理表现的有害影响很快转化为“转换成本”。这会迅速增加生产力损失，这种损失可能会在面向客户的团队中悄悄地普遍存在。

要深入了解多任务处理的有害影响，我们建议您阅读 你的大脑在工作作者 David Rock 和焦点作者：Daniel Goleman。

如何减少销售团队的多任务处理：任务分组

好的。我们知道，不同的任务需要不同的心理装备。现在假设您是一名销售主管，即将拿起电话进行两个小时的密集探矿。

当潜在客户不接听您的电话时，您的做法是什么？

拨号
留下语音邮件
向潜在客户发送电子邮件
在您的 CRM 中记录活动
创建后续提醒
然后重复

如果这听起来很熟悉，那么您并不孤单。这种方法非常普遍。但是不断地在任务和精神装备之间切换会消耗比你想象的更多的时间和认知燃料。

相反，我们使用的方法是从这些 Hubspot 时间管理技巧专注于 任务分组。

计算两个小时内您可以致电多少个“留下语音邮件”的潜在客户
仅对那些潜在客户进行研究（在您的两小时时段之前）
开始打电话时，抓住你的研究前景列表
拨打每个潜在客户并根据您的研究留下量身定制的语音消息
在您的 CRM 中记录活动并转向下一个潜在客户
完成潜在客户列表后，安排管理时间
在您的管理时间内，发送所有潜在客户电子邮件并安排跟进

用这种“任务分组”方法培训您的销售团队，您会惊讶地发现他们将投入多少时间、注意力和认知能量来进行再投资高价值的工作流。

如何减少支持团队的多任务处理：番茄工作法

由于他们经常响应收到的请求，支持团队的工作比销售团队更加被动。这意味着工作量规划的机会更少。

当传入的客户查询在没有警告的情况下增加时，兼顾越来越多任务的诱惑也会增加。这是一个湿滑的斜坡。不久之后，多任务处理的“转换成本”开始对认知表现产生影响。即使是最简单的任务也会变得费力，需要更长的时间才能完成。告别生产力。但这并不意味着支持团队不能减少多任务处理。

那么，支持经理如何帮助他们的团队改掉兼顾任务的坏习惯，并始终如一地提高团队生产力?

这是 Aircall 团队有效利用的一项经过验证的技术：番茄工作法.

在轮班开始时，要求支持团队创建一个按重要性分级的任务列表。考虑使用下面第五条提示中的 ABCDE 方法。
现在设置一个 25 分钟的倒数计时器（或使用其中之一番茄计时器应用程序).
在那 25 分钟内，专注于高优先级任务例如客户投诉升级。关闭所有不必要的通知以避免中断。
一旦您的 25 分钟深度专注时间结束，就到了 五分钟休息时间。这是您在返回另一个专注时间段之前检查其他电子邮件和通知的机会。
每四次专注会议后，休息 15 到 30 分钟.

为什么番茄工作法对繁忙的客户支持团队如此有效？留出时间集中精力实际上只是一种实用的福利。更广泛的好处是心理上的。

由于支持团队按照严格的 SLA 工作，所以时间不够是一个常见的压力因素。番茄工作法不是将每一天都视为一个巨大的滴答作响的时钟，而是在精神上将一天分解为一系列小规模的生产力事件或“番茄时间”。

完成每个番茄钟并在其间休息五分钟所带来的宣泄，可以防止团队生产力因精神疲劳和焦虑而停滞不前。

不要感谢我们；谢谢Francesco Crillo 谁在 80 年代开发了这项技术，甚至写了一个完整的书关于它。

#2：克服“不会做”的任务：帮助团队找到他们的巨大动力

即使您热爱自己的工作，也有可能您更喜欢某些任务和责任。尽管这很自然，但对于努力提高团队生产力的经理来说，这种与不同工作量的爱恨交织的关系可能成为无形的挑战。团队害怕的某些“不会做”的任务可能会被悄悄地忽视，从而影响 KPI。

那么你会怎么做呢？业务线经理如何才能将“不愿做”任务的犹豫转变为提高团队绩效的“能做”态度？

一种有用的方法是“诱惑捆绑”将“不会做”的任务与更具刺激性或吸引力的活动相结合。

通过诱惑捆绑克服销售和支持团队中“不会做”任务的不情愿

销售团队的内在动机是一件事：进行销售。这就是他们实现这些目标并赢得佣金的方式。有什么收获？销售之路可能涉及一些销售人员回避的“不会做”的任务，例如 CRM 管理员。

一种帮助销售人员积极重构“不会做”管理的聪明方法是诱惑捆绑，一个由教授团队创造的术语，他们进行了研究背后的起源。

本质上，诱惑捆绑涉及将即时满足的活动（如听音乐或耳机上的播客）与不太愉快的管理（如销售 CRM 管理）配对。

通过将管理杂务与令人满意的事情结合起来，销售人员实际上可以开始期待管理时间，而不是带着恐惧和不情愿地看待它。

诱惑捆绑还有一个额外的好处。将“不会做”的任务与更有趣的事情结合起来也可以提供一段精神休息时间。突然间，“不会做”的任务可以开始激发精神能量和生产力。

克服支持团队中“不会做”任务的不情愿：充电并负责

在支持团队中，“不会做”的任务可能包括处理客户投诉和 CRM 管理等耗时的管理任务。对于后者，诱惑捆绑 也可以消除令人头疼的管理员。

但是，如果依靠积极参与与不满意的客户进行尴尬的对话呢？遗憾的是，客户对话无法与听音乐等更令人愉悦的活动相结合。

我们已经介绍了番茄工作法，用于减少支持团队中的多任务处理。如果您还记得的话，番茄工作法的第五步涉及休息 15 到 30 分钟。

当面对客户投诉回电时，安排你的客户回电——或类似的“不会做”的任务——当你在长时间的番茄钟结束后回到办公桌时休息。

您不仅可以用更多的精力处理投诉回电和其他“不会做”的任务，还可以利用休息时间来做出决定如何处理投诉。您还将以更冷静的信心处理事情，从而防止客户将情况升级。

#3：收件箱归零：通过整理来整理您的思想和生产力您的电子邮件

收件箱归零的概念并不新鲜。实现收件箱为零是办公环境和社交媒体中经常梦想和开玩笑的目标。但是，收件箱为零的好处远不止没有更多电子邮件要回复，即使只是暂时的。

谈到提高团队效率和生产力，收件箱归零的想法可以出奇地有效。这要归功于清理收件箱带来的认知宣泄。通过清理混乱，销售和支持团队也可以为更好地集中注意力而扫清道路，而不会因潜伏需要您注意的电子邮件而产生的低级焦虑。

为销售和支持团队实现收件箱为零

对于正在思考如何打造成功团队的业务线经理，这里有实现收件箱归零的五个简单步骤和提高团队绩效。

结束电子邮件冗余

要求团队花一点时间最终取消订阅所有那些多余的时事通讯和不相关的电子邮件线程。即使这意味着向同事发送电子邮件，让他们知道继续使用 CC 不再相关。

如果不适合你，委托

向销售和支持团队明确表示授权并不是让其他人来处理。提醒他们他们负责什么以及你不能委托责任这一事实。可以委派与职责无关的所有其他电子邮件请求。

如果事情很快，就快速响应

大多数人都对延迟回复快速、简单的电子邮件感到内疚。但是把事情留到以后加起来。培训团队通过快速回复简单的电子邮件来简化他们的待办事项清单并防止投诉。

复杂的暂缓沟通

不要因需要更多时间和注意力的复杂查询而失去动力，而要回到这些问题上。但不要将它们留在收件箱中。在收件箱外捕捉延迟任务，创建提醒并回复对方，让他们知道您正在处理它。

现在开始

收件箱归零的最后一步是处理最重要的电子邮件任务。将这些电子邮件任务从您的收件箱中转移出来并开始。现在，您应该拥有一个干净的收件箱并减少精神混乱，为提高工作效率铺平道路。

#4：让请勿打扰不仅仅是一个松弛状态

打造高绩效团队部分在于了解优先事项何时发生变化。简单吧？并不真地！要了解优先级何时发生变化，工具通知可能会有用，但并非所有通知都很重要。唯一知道的方法就是检查——这种持续的检查会对注意力和团队效率造成严重破坏。

最大限度地增加深度工作的机会是为了消除分心和通知过载，但这并不意味着切断自己的联系。相反，请利用“请勿打扰”功能。

除了利用免打扰功能外，您还可以通过有意识地将它们分组来减少干扰。

例如，如果您在开会日开会，在深度工作日进行深度工作，您能更加专注和减少分心吗？在您的下一次团队会议中提出并讨论这种可能性——您可能会如愿以偿！

利用销售团队的请勿打扰时间

现代工具现在带有请勿打扰 (DND) 功能，当您处于 DND 模式时，可以提醒同事和同事您没有收到通知。这样，他们就会知道要等到稍后才会收到回复。它还表明您专注且有条理。

在销售团队中，不间断应该仅限于分配给重复性管理的时间，例如在 CRM 中记录活动或销售电话和产品演示等高价值操作。

为支持团队利用请勿打扰时间

了解何时为支持团队部署 DND 模式比销售团队更棘手。这是因为支持团队需要随时待命并响应新出现的请求。

那么如何在团队生产力工具

例如，如果您的目标是在四小时内解决所有紧急支持工单，没有比这更重要的了。这意味着将一半时间的个人通知和工具设置为“请勿打扰”。在中途休息一下，查看通知，然后再次进入深度工作模式进行最后的推送。

#5：最大化时间效率：ABCDE 方法

ABCDE 方法是一种超级简单且易于实施的技术，可用于对任务进行评分、保持工作流程高效以及改进团队生产力。尽管看似简单，但它也非常有效。

方法如下：

以无特定顺序创建您的每周任务列表。
现在为每个任务分配字母 A 到 E，A 代表最紧急的任务，E 代表最不紧急的任务。
从这里开始，您可以轻松地首先处理最紧迫的任务。

这里的价值不在于简单地对任务进行分级以实现有效的工作负载优先级排序。真正的优势在于将 ABCDE 技术用作团队生产力跟踪器。

在销售团队中利用 ABCDE 任务评分

销售人员的时间尤为宝贵。这就是为什么销售人员经常在会议结束后第一个回到办公桌前。

为了充分利用这段时间，让您的销售人员在一个季度内始终如一地应用 ABCDE 方法，并跟踪在 A-to-E 工作流程上花费了多少时间.在季度末，召集您的团队交流意见。

您应该看到的是大部分时间都花在了标记为 A 或 B 的任务上。在销售中，这转化为新的探矿电话以及与现有潜在客户的持续领先培养互动。C 可能会回复重要的电子邮件，D 可能是 CRM 管理员，而 E 可能是周末的工作量计划，这些都是松散的例子。

随着时间的推移，您应该能够使用收集到的数据来评估如何更好地利用销售人员的时间，以及哪些运营调整可以帮助他们提高销售团队的工作效率。

在支持团队中利用 ABCDE 任务分级

在支持团队中，紧急和自发的客户需求可能会破坏计划。这会使计划变得棘手。

想象一下，您正处于轮班的最后两个小时。您切换到不太重要的 D 和 E 任务。突然，您的收件箱中收到了一条紧急支持查询。它等不及了。突然间，您发现自己坚定地处于 A 级任务导向。

你计划的那些 D 和 E 任务呢？它们现在可能并不重要，但可能会变得更加紧迫。

支持团队经理可以跟踪和利用 ABCDE 任务分级数据来衡量管理任务因新出现的优先级而被忽略的程度和频率。

例如，A 和 B 任务（如高优先级投诉和实时聊天）是否阻止了对 CRM 管理员或低优先级电子邮件的关注？

随着时间的推移，可以做出资源配置和运营决策，以通过调整工作流程、意识到新员工的需求或转移利用率来提高团队生产力。

#6：使用生产力自动化工具提高效率

到目前为止，我们已经介绍了一些基于技能的提高团队绩效的方法. 但是学习新技能以构建高效团队应该辅之以一点外部帮助。使用高绩效销售和支持团队常用的这些工具，可以找到大量的帮助。

Aircall：提高以客户为中心的高效团队的通话效率

全球超过 13,000 家公司为其销售和支持团队配备了 Aircall 的零硬件云电话。这在一定程度上要归功于 Aircall 的领先的应用生态系统 100 多个生产力集成，使连接您最喜爱的 CRM 和业务工具变得超级容易。

根据 Forrester Consulting 委托进行的一项研究，Aircall 的总体经济影响™，以下是 Aircall 的一些量化和未量化的好处：

一键式生产力集成用于更快地执行重复性任务，最多可节省 八每人每小时分钟数。
实时分析可实现实时呼叫性能监控和 KPI 基准测试。
通话耳语和通话录音帮助销售经理优化入职、培训和辅导
大量协作功能例如冷热呼叫转接、评论、分配和共享收件箱

更好的是，Aircall 的 Essentials 入门包包含仅在其他云电话提供商的中端和顶级包中才有的功能。例如，IVR、通话录音和点击拨号。

Aircall 易于使用的界面和智能功能可以带来 每小时最多可节省 8 分钟的工作效率人。

日历预约工具：用于自动化演示请求

预约工具是节省管理时间同时捕捉更多演示和潜在客户转化机会的好方法。通过一个简单的链接，潜在客户可以通过独立安排演示来自助服务，而无需您的销售团队进行更多管理。

Salesloft：用于销售参与自动化

销售阁集成与 Aircall 无缝集成，通过自动记录通话详情节省工作时间。通过提供对销售机会和管道健康状况的详细洞察，它对于自动化销售参与也很有用。

对讲：用于统一整个客户旅程

Intercom在创建单一端到端通道方面是独一无二的跨销售、营销和支持的参与度。你猜怎么着？Intercom 还与 Aircall 集成，就像 Salesloft。

Yesware：用于自动化管道管理数据

Yesware 是一款简洁、谨慎的工具，可通过销售参与分析丰富您的电子邮件收件箱。Yesware 不依赖于对销售线索质量的直觉和直觉，而是为团队提供有关线索价值的可靠见解。

最后一句话：团队生产力与迭代改进有关

在这里，我们探索了一些行之有效的提高团队绩效的方法 在以客户为中心的销售和支持环境中。我们知道这些技术是有效的，因为世界各地的 Aircall 团队每天都在使用它们。

但是生产力的提高——在仔细规划、保持井井有条和自动化工具之间取得平衡——并不能保证一夜之间就会出现奇迹。当然，其中一些提高效率的技巧可以在一夜之间产生效果，但建立高效率的团队首先要衡量绩效，然后才能找到并缩小效率差距。

团队生产力指标、培训和沟通。必须利用所有这些以及更多的东西来长期维持一个高效的团队。你猜怎么着？Aircall 的性能分析功能可为您提供所需的硬数据，以跟踪并提高团队现在和长期的生产力和绩效。需要一个快速Aircall演示?