选择合适的小型企业电话系统的好处

硬电话通常是指传统办公座机。他们通常使用上面概述的 PBX 设置和本地模拟电话线进行操作，但如果他们设计这样做，他们也可以通过 IP 网络拨号。

硬电话通常缺乏基于云的电话的轻松集成和灵活性，但如果您的通话质量较差，则可以更可靠互联网连接。

让我们来看看基于云的电话与硬电话或桌面电话之间的其他一些区别。

适用于小型企业的软电话或基于云的电话

优点

• 更便宜——他们不需要购买额外的设备
• 随着团队的成长或变化轻松扩展
• 能够为分布式团队和远程团队工作
• 安全由软件公司处理

缺点

• 如果互联网带宽较低，通话质量可能会下降

小型企业硬电话

优点

• 不依赖互联网访问

缺点

• 更贵
• 用户需要在办公室才能使用它们
• 每个办公桌都需要一部实体电话
• 安全措施必须在内部实施
• 不是面向未来的

关于小型企业电话系统的常见问题

选择合适的小型企业电话系统很重要任务。正确处理可以通过统一通信系统彻底改变您的业务，让您的员工和客户都受益。在这段旅程中，我们为许多企业提供了支持，以下是我们听到的三个最常见的问题。

基于云的电话系统有哪些优势适合小型企业？

使用基于云的电话系统 在您的小型企业中，包括：

费用

与传统的模拟电话服务相比，使用基于云的系统拨打 VoIP 电话可以帮助您节省大量费用。通过基于云的呼叫，数字信号通过互联网发送，这意味着您无需支付与传统电话线相关的租金。同样，基于云的通话apps可以添加到现有硬件，如手机或电脑。这意味着无需购买额外的物理电话系统。

灵活性

期望人们在需要打电话时被绑在桌子上不再实际或合理。使用基于云的系统，员工可以从任何地方拨打电话。这包括在家、在办公室或两者兼而有之的远程工作。同时，企业可以快速灵活地扩展解决方案，而无需随着业务需求的变化而重新组织办公空间以适应新的物理电话系统。

集成

基于云的呼叫系统可以直接插入现有业务应用，提供 AI 转录或销售排行榜等新功能，并为客户和员工创造更加无缝的体验。特别是，CRM 集成 只需点击几下即可设置，使销售和支持团队能够查看有关客户的详细信息、自动收集数据、做笔记并直接或使用自定义工作流程记录呼叫。

商务电话服务提供商是否提供新的商务电话号码？

选择基于云的呼叫系统可以访问许多不同类型的电话号码，这些电话号码的功能和成本各不相同。可用性将因地理区域和合规要求而异，但以下是提供的号码类型：

• 地理/本地号码：这些是分配给特定地理区域的号码，可用作主营业务编号。
• 全国号码：这些号码的设计不分地区，整个国家都可以拨打同价钱的国家。
• 免费电话号码：免费电话号码可以免费拨打，这意味着企业支付费用代表客户。它们只能在同一国家/地区内访问，但在某些情况下可以扩展，例如，同时添加美国和加拿大。
• Mobile Numbers: 这些将按国家和特定范围分配，除了本地号码。
• IVR 号码：交互式语音响应 (IVR) 号码允许预先录制的语音通过拨号音，例如提供诸如“请按 1 与销售人员通话”之类的选项。这使得呼叫者可以无缝地定向到可以帮助他们查询的人。

如何将我现有的电话号码用于 Aircall？

更新您的电话系统并不意味着您需要一个新的电话号码。将现有电话号码移植到 Aircall 是一个简单的过程，所需要的只是一些关键信息。您可以了解更多信息并开始在此处将您的号码移植到 Aircall.

重要的小型企业电话系统功能

您的小型企业电话系统是一个重要工具推进贵公司的使命和业务发展计划。

在查看电话系统的可用功能时，请考虑哪些功能可以满足您当前的需求，并在不超出预算的情况下让您的公司走向未来。

如果选项和功能的数量太多，请先了解基础知识。从那里，您可以权衡附加功能的收益和成本。您可能需要考虑的一些功能是：

• 兼容远程工作
• 交互式语音响应 (IVR) 菜单功能
• 自动销售拨号（例如 Power Dialer）
• 手机兼容
• 与 CRM 和其他业务工具集成
• 个性化语音信箱
• 来电显示
• 电话会议和通话耳语
• 记笔记和分享功能
• 麦克风静音
• 为等待或消息自定义音乐
• 耳机兼容性
• 通话录音无障碍
• 速拨/重拨
• 保修和远程支持
• 呼叫转移

一旦您做出最终选择电话系统功能，您可以着手培训您的呼叫代表，以最大限度地利用它们。

评估商务电话系统

企业对电话服务的需求因企业而异。小型企业电话系统不具备放之四海而皆准的功能。然而，VoIP 技术已经发展。这为企业提供了许多可供选择的选项，并且能够为他们的业务通信定制完美的电话系统。尽管如此，并非所有 VoIP 提供商都是平等的。

评估小型企业电话系统的明智方法是在寻找不同的 VoIP 提供商时，除了要考虑业务通信所需的功能外，还要考虑可靠性、可用性、可用性、成本、可扩展性和供应商声誉等问题。

可靠性

询问供应商是否可以让您了解预期的故障率。这是一个重要因素，因为您不想第一个发现您的供应商是市场新手，而且商务电话系统还没有经过彻底的现场测试。

可用性

商务电话系统的演示将帮助您准确了解系统的工作原理。您的解决方案应该直观，同时提供高级功能。通过设置演示或试用版，用户可以分享有价值的反馈。

可用性

询问您可以预期的停机时间。除此之外，还要询问影响因素以及公司将如何减轻这些因素。查询任何服务级别协议 (SLA) 以确保质量。

费用

硬件和软件的“全部”成本是多少？查询时考虑外拨分钟费用、长途和附加号码/线路或功能。

可扩展性

演示是询问商务电话系统扩展能力的最佳时机。根据使用情况检查潜在的成本增加和减少。除了计算系统成本外，还要预测培训成本、网络成本和公用设施等。

供应商声誉和参考

您的小型企业电话系统是一项投资，将影响您与客户、合作伙伴和客户互动的方式，因此考虑供应商的声誉很重要。您的行业合作伙伴和同事可能会就各个供应商的经验和财务实力提供宝贵的反馈。

架构

详细了解系统的设计方式。它是否开箱即用，无需额外技术即可正常运行？长期维护会不会很简单？

您的商务电话是否与其他商务工具集成？

每天您的收件箱中都充斥着新技术宣传，找到一款真正能改善业务流程的产品就像呼吸新鲜空气一样。

如果你喜欢很多SMB 所有者，你被吸引了转向一些您确定会对利润产生影响的知名产品。

但是，如果您的所有工具彼此隔离运行，您的员工就必须分别更新每个电话系统。采取额外的步骤可能会花费您的时间和金钱。

采用孤立的业务流程方法，员工会犯错误。因此，关键信息可能会在混合中丢失。错误和错误信息可能会让您的公司付出高昂的代价并感到尴尬。

当您拥有统一的通信系统并且所有数据都自动集中在一个工具中时，这些问题就迎刃而解了。借助基于云的电话系统和正确的软件集成、关键联系信息——例如来电历史记录、通话记录和代理笔记——可以立即聚合在一起。

提升您的业务绩效

这里有一些其他的方式基于云的电话系统 和软件解决方案可以增强您现有的业务软件：

• 将其他软件解决方案与您的 CRM 相结合。
• 允许您在内部共享笔记和信息。
• 启用内部和外部业务通信的全渠道方法。
• 提高呼入和呼出电话的工作效率。
• 提供通话耳语，以便您可以在通话期间指导呼叫代理。
• 通过自动执行平凡或重复的任务来节省时间。
• 实时为您提供可靠、可操作的数据。

集成的软件解决方案可帮助您的员工更高效地工作并提供无与伦比的个性化服务。

选择可扩展的电话系统

在您努力建立您的业务之后，您希望看到它成长。您可能已经为未来 5 年、10 年甚至更远的时间设定了一些目标。

但增长不会一下子发生。而且您不想在起飞时受到技术堆栈的限制。可能是时候考虑切换到基于云的电话系统，它可以让您在公司取得成功时扩展您的运营。

提前规划合适的小型企业电话系统，这就少了一个需要处理的问题，您可以专注于以财务健康的方式成长。最重要的是，基于云的呼叫系统提供了灵活性，因此混合团队可以在任何地方工作，同时仍然可以访问相同的直观功能。

获得可扩展的商务电话系统将有可能：

• 减少开支
• 雇佣更少的员工
• 根据季节性调整

与此同时，软件集成会更加努力地工作，因此您的员工不必如此。

通过简化您的运营，您可以将您的业务定位为提供更多产品或服务。正确的电话系统甚至可以帮助您成为行业内的主导品牌领导者。

使用电话系统发展小型企业的最佳方式

您的网站可以让人们了解您的公司。无论他们是靠近您的企业还是远离大陆，这都是事实。现代商业通信的速度使您的市场份额呈指数级增长成为可能。

虽然客户可以找到您的网站，但他们需要能够在线订购产品和服务，并在有疑问时与代表交谈。

根据研究，电子商务销售持续加速。全球电子商务销售额达 4.9 万亿美元 预计未来四年将再增长 50%.

随着向在线销售的转变，呼叫中心配备了基于云的电话系统 和软件集成将使您的公司跟上行业发展的步伐。

需要了解的云电话系统功能

具有一长串功能的基于云的手机为增长黑客提供了最多的机会。以下是有关如何利用这项技术的可能性列表：

• 将您的电话系统设置为根据营业时间自动打开。
• 为下班时间的来电者录制自定义消息。
• 自动将呼叫转接到合适的队友并设置 IVR 指南。
• 使用您的基于云的电话系统 用于设置虚拟呼叫中心的仪表板。
• 使用共享的通话收件箱和通话评论来跟进任务。
• 实时更新所有系统。
• 将入站呼叫者排队，直到代理可以接听电话或提供回叫。
• 接听和拨打无限数量的电话。
• 为质量和培训目的录制通话。
• 通过单击启动呼叫或使用强大的拨号器提高呼叫效率。
• 将呼叫转移到移动设备。
• 标记调用以进行适当的跟进。
• 使用通话后工作功能为下一步准备通话。
• 使用呼叫耳语实时监控和指导呼叫代理。
• 将您的电话系统与您的 CRM 相结合。
• 使用仪表板分析来评估呼叫指标。
• 使用实时信息流功能获取团队活动的实时视角以快速转移资源。

您认为哪些功能最具影响力会因个人情况而异。但是，这些都被认为是使用电话系统发展小型企业的宝贵功能。

最大限度地发挥小型企业电话系统的优势

如果我们退一步看大局，您可能想知道所有这些功能和软件集成将如何帮助您取得成果。当您获得合适的小型企业电话系统。

时，这些功能可为您带来显着优势

• 提高效率：软件解决方案旨在简化客户支持和销售流程，让您缩短周转时间时间并让销售线索更快地通过销售渠道。
• 推动专业化：卓越的客户体验可以提升您的品牌并增加销售额。呼叫中心可以让您的企业显得稳固且信誉良好。
• 可以支持国外的国际号码和呼叫代理： 根据您的意愿在地理上扩大您的客户群。
• 防止未接来电： 未接来电意味着业务丢失。呼叫中心可以处理大量呼叫，因此您不会错过任何一个电话。
• 自动化工作流程：节省手动流程，例如转接电话、使用相同信息更新多个系统，同时提供额外功能使您能够在不丢失排队位置的情况下给队列中的人回电话。

基于云的电话系统的所有功能和优势 一起工作。借助合适的电话系统，您可以提升客户体验，提高品牌忠诚度，并最终释放更多销售额。

准备好为您的企业释放基于云的呼叫的优势了吗？免费试用 Aircall.

这篇文章最初发布于 2020 年 8 月 20 日，此后进行了更新。