使用呼叫管理软件是简化业务效率和提升客户体验的简便方法。通过依靠业务呼叫管理系统来促进呼叫路由、跟踪、分析和处理，员工可以将更多时间用于关注客户。
本文将定义呼叫管理软件；解释入站呼叫管理解决方案的好处；突出小型、中型和企业级业务的功能；并为您提供做出最佳业务决策所需的信息。
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什么是通话管理软件？
呼叫管理是指企业用来处理来电的系统或流程。通常，公司会依赖呼叫中心内的呼叫管理系统。
呼叫中心通常使用呼叫管理软件来路由、跟踪、处理和分析来电。它是手动完成所有操作的技术替代方案，是节省时间和优化流程的好方法。
入站呼叫管理软件解决方案使用一系列参数和规则来路由呼叫。继续阅读以了解呼叫管理软件的每个功能的作用以及这些功能为何必不可少。
路由
有效的路由会导致令人满意的对话。使用 Aircall，找到完美的呼叫路由解决方案为您的企业是容易的。一些潜在的解决方案包括：
- 基于时间的路由：自动调整您的通话和日历。这种路由方法允许您的每个队友定义他们何时可以接听电话或手动打开/关闭他们的状态。当每个人的空闲时间都明确、负责并符合路由规则时，无人接听的电话就会减少。
- 基于技能的路由：将呼叫转给最适合帮助客户的员工。这可确保每次都有合适的人与客户联系。
- 循环路由：在代理之间平均分配呼叫，因此获得潜在客户的机会均等。
在决定如何为您的业务设置呼叫路由时，请考虑根据适合度、可用性或对您的业务重要的其他变量创建路由规则。
跟踪
为您的业务营销工作的不同方面创建了唯一的电话号码。当客户致电您的公司时，系统会记录他们拨打的电话号码并与其他来源进行比较，以确定哪个来源最有效。
处理与分析
通话管理软件会编译您每天收到的原始数据。电话号码、通话时长、通话地点以及每个来电者的更多信息都经过分类和检查。
数据汇总后，可以对其进行审查，以更好地了解您的营销渠道的有效性、哪些代理商转化更多潜在客户以及感兴趣的客户居住的区域。
跟踪商务电话有什么好处？
使用呼叫管理软件的一些好处包括：
- 没有丢失或放弃的呼叫：有效的呼叫路由和数据存储可确保即使掉线的呼叫也能快速返回，从而提供更好的客户服务。
- 性能分析： 座席可以审查他们的客户互动，经理可以发现需要改进的地方。
- 改善客户服务：定制您企业的呼叫路由计划可以让合适的代理处理客户查询并减少管理和运营人员的工作量。
- 降低成本：呼叫管理软件可提高您的效率并最大限度地减少对大型团队的需求。
呼叫管理软件的主要功能是什么？
在为您的企业决定合适的呼叫管理软件时，寻找符合您特定需求的顶级功能。
下面，我们将针对不同类型的业务职能和团队细分必要的功能。
基本呼叫管理软件功能
这些功能非常适合寻找基本呼叫管理软件的企业：
- 营业时间： 设置自定义时间表以确认您的每个号码何时可以接听电话。
- 语音信箱： 录制、上传或编写脚本以在您离开时向来电者打招呼的自定义消息。
- 呼叫路由：通过自定义分配和响铃规则，每次都将呼叫定向到正确的队友。
- 交互式语音应答 (IVR)： 设置智能 IVR 目录，自动将呼叫者引导至正确的团队。
- 扩展：为团队中的每个人分配一个个性化的三位数分机号，他们的同事可以快速拨打。
- 黑名单号码： 消除垃圾邮件呼叫者和机器人，这样您就可以更专注于您的企业关心的对话。
没有这些基本功能的呼叫管理解决方案很可能不适合您的公司，无论其规模如何。
呼叫中心软件特点
这些功能非常适合希望将其呼叫管理软件与呼叫中心结合使用的企业：
实时修改。随时切换您的系统设置，包括单击一下即可添加新号码或用户。
- 呼叫排队： 让来电者可以选择留在队列中，直到您的一位代理可以通话为止。
- 响铃群组：将呼叫路由到按位置、语言、技能或您喜欢的任何其他特征分组的团队。
- 并行调用： 暂停您当前的对话，同时开始与第三方的单独通话。
- 无限并发通话： 用同一个电话号码同时拨打或拨打任意数量的电话。
- 队列回调： 让来电者可以选择退出等候线，并在稍后收到您的外拨回复。
- 基于时间的路由： 设置团队和/或个人的工作时间，以确保电话仅转接到有空的员工。
- 通话录音： 查看通话录音以帮助确认细节、监控质量和指导培训课程。
- 暂停-恢复录音： 根据需要暂时暂停通话录音，确保来电者的敏感信息安全。
协作功能
这些功能非常适合需要经常协作的团队：
- 共享联系人：创建并与您的团队共享选定的联系人，以便每个人都可以关注对话。
- 热转： 让您的队友可以选择在转接实时通话之前快速相互交谈。
- 共享通话收件箱： 全面了解需要跟进的电话，并随时存档旧分配。
- 通话评论和分配： 将电话分配给团队成员，给他们留下解释性评论，电话将弹出在他们的待办事项列表中。
生产力特点
这些功能有助于提高生产力：
- 桌面通知： 将来电提醒发送到您的屏幕并通过点击横幅开始对话。
- 扬声器响铃： 通过确保所有来电在您的工作区响亮而清晰来降低您的未接来电率。
- 点击拨号：只需点击一下即可在 Aircall 应用程序中发起通话，每天节省几分钟。
- 转接到电话：通过将电话转接至您的移动设备，即使无法联系到您的办公室，也能保持联系。
- 自定义过滤器： 搜索分类电话并对其进行排序，以找到您要查找的确切对话。
- 调用标签和配置代码： 标记通话，为您的团队提供明智决策和顺利跟进所需的所有背景。
- 通话后工作：通话后，让您的团队有时间标记、分配和准备下一次对话。
- 强力拨号器： 使用功能强大的销售拨号器快速连续拨打电话，该拨号器可自动添加来自任何网页的号码。
- CRM 集成： 确保您可以与 CRM 和帮助台工具集成，以保持所有对话的连接。
为什么您的企业需要呼叫管理软件？
无论您的公司是小型公司、扩展型公司还是企业级公司，呼叫管理软件都能使各种规模的企业受益。
呼叫管理软件极大地改善了与大量客户打交道的客户支持和销售团队的组织结构、效率和生产力。
像 Aircall 这样的虚拟呼叫管理软件允许团队在没有硬件的情况下完全在线和远程工作，但它对于基于办公室的操作也有很多优势。
无论您是在寻找小型企业呼叫管理还是大型企业，呼叫管理软件都能让您受益。
通过投资呼叫管理软件，各种规模的企业都可以节省成本（例如需要更少的人员和提高工作流程效率）、改善客户关系并享有全球影响力。
如何在移动设备上管理商务电话
大多数通话管理软件都为您的移动设备提供应用程序体验。
Aircall 呼叫中心应用让我们熟悉的桌面应用用户体验栩栩如生在 iPhone 和 Android 屏幕上。因此，您在旅途中无需牺牲效率。
我们的移动商务电话应用程序将我们用户喜爱的所有强大的 Aircall 功能打包到一个适合您口袋的设备中。记笔记和标记通话、记录重要对话，并将您需要的所有数据记录到您的 CRM 和服务台中。
Aircall 具有成本效益的呼叫管理解决方案是一种基于云的 VoIP 服务，可统一业务通信。它还与其他商业应用软件集成以提供前所未有的多功能性和灵活性。
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