传统的电话安装可能相当分散：SIP 电话用于硬件，不同的软件用于联系人、通话记录、支持票、任务分配等。协作电话解决方案是一种统一通信（内部和外部）的电话设置跨整个团队和各种业务工具。
协作电话解决方案如何运作？
计算机电话集成允许团队直接从他们的计算机拨打电话，弥合电话渠道与销售客户服务的其他方面之间的差距。这对任何规模和活动的企业、虚拟团队都是有益的，远程工作人员，最重要的是，您的客户。
计算机电话集成不仅可以让您的客户和代理受益，还可以简化呼叫中心经理的工作。VoIP 软件具有许多优势：降低前期和持续成本、减少碳足迹、国际影响力以及提高效率和协作的潜力。
#1：作为一个更统一的团队运作
名副其实：协作电话解决方案将促进并促进团队内部的合作。VoIP 电话系统的设计考虑了团队合作和凝聚力，这表明了这一点。以下是现代商务电话解决方案如何帮助您的销售或支持团队像运转良好的机器一样运转。
直观的界面
没有什么比笨拙或令人困惑的界面更能阻碍用户成功采用一款软件。如果您的团队难以掌握您的电话渠道工具，他们也将难以为客户提供服务并作为一个整体开展工作。
您的手机软件应该直观明了。正确的协作电话解决方案将易于使用，无论是对于单个代理还是对于您的整个支持或销售操作。如果界面清晰，用户自然能够充分利用其功能，从而更好地满足客户。如果该界面统一了通信并集中了活动，您的团队将节省时间并更轻松地进行协作，而无需兼顾手机和多个应用程序。
实用的传输能力
呼叫转接是团队成员顺利协作对客户体验至关重要的关键时刻。如果客户需要从一位代表转移到另一位代表，则该转移应该是无缝的，以免影响该客户的体验。没有人喜欢拨打支持电话并感觉自己的问题像烫手山芋一样四处传递。
“热”传输功能 是协作电话解决方案功能的主要内容。它允许团队成员在转接电话之前相互协商，而不会丢失在线的客户。结合代表愉快的举止和对他们被搁置原因的解释，“温暖”转移功能消除了客户在转移过程中的挫败感。
共享资源
协作电话解决方案的优势之一是可以汇集整个团队的资源。合作电话系统允许共享联系人列表和呼叫收件箱，而不是每个队友都保留自己的记录并手动传递它们。
这样，客服人员可以作为一个团队跟进电话、帮助单和客户互动。管理人员可以对整个团队的活动有一个鸟瞰图，这样就不会漏掉任何东西。通过共享联系人，队友可以立即访问每个人收集的知识。共享收件箱让整个团队专注于处理每一个客户需求。在团队成员和经理的相互支持下，客户将享受到您的最佳服务体验。
#2：更高效地工作
协作电话解决方案可帮助您的团队协同工作，但它也有助于各个代理的日常任务。这为他们节省了个人时间和整个运营过程中的时间，从而为您的客户留出了更多时间。
在通话后工作期间
After-call work 参考代表在与客户挂断电话后需要执行的各种任务。该流程适用于销售和支持，可能涉及处理通话记录、添加客户档案以及打开、更新或关闭支持票等。认真的电话后工作对于电话操作的顺利进行是必要的，但这通常是一项艰苦且耗时的活动。
促进电话后工作是协作电话解决方案的重要组成部分。此外，代表可以更轻松地完成这项重复的、有时是艰巨的任务。一种处理电话后工作的简单方法可以帮助代表减轻压力，并减少员工离职的机会。方法如下。
标记、分配和评论通话
协作电话解决方案将使团队成员能够轻松方便地相互协助处理电话。拨打电话后，团队成员和经理可以在您的电话系统界面中查看，并继续：
- 将其分配给合适的人，他们将收到等待他们注意的任务的通知。
- 根据相关部门（销售、支持、计费等）和流程对其进行标记。
- 添加解释性评论，为接管人提供必要的背景信息。
这让代表和经理可以在整个旅程中作为一个有凝聚力且消息灵通的单位来处理客户。
大量集成
也许 CTI 赋予协作电话解决方案的最大优势是将电话与其他业务工具集成的能力。您的电话系统可以在您的 CRM、帮助台、电子邮件客户端等中运行。
因此，这可以节省您团队的时间和精力。他们只需要在一个界面中评论和记录呼叫，就可以更新他们所有的专业工具。同样，他们可以找到整个团队收集的所有信息，而无需在程序之间切换。您的整个团队可以跨平台无缝工作，而无需创建重复项或花费过多的精力。使流程更轻松、更快捷有助于代表为每次通话节省宝贵的时间。在一天结束时，这些秒加起来就是额外的时间来完善他们的流程并让客户满意。
#3：提高服务质量
协作电话解决方案可以大大提高您的客户服务质量。在以下情况下尤其如此：
- 您的团队很小。
- 您没有实体办公室。
- 您的团队完全或部分远程工作。
- 也许您的团队是移动的。
- 您的团队在国外工作。
正确的电话系统可以让您更好地控制公司形象、管理客户期望并改善他们的体验。
交互式语音响应
交互式语音响应，或 IVR，让客户与自动语音系统互动。该系统根据他们的需求量身定制，以执行特定任务。这可以节省您的团队时间，因为它可以收拾残局并解决简单和重复的任务，而无需人工参与。IVR 还可以让客户避免很多挫败感，并且不会让他们产生流失或抱怨的动机。
IVR 可以在没有人工讲话的情况下处理呼叫，从而减少未接来电或掉线的发生率。它甚至可以让人员稀少的小型企业看起来更宏伟、更专业，让您的团队更高效地工作。
智能呼叫路由
智能呼叫路由是协作电话解决方案的一项功能，可确保将呼入电话定向到最合适的团队成员。这种选择可以基于地理位置、专业、口语等。有效的呼叫路由功能可以帮助您的团队提高首次呼叫解决率。
解决首次通话很重要 客户满意度指标，同时也意味着节省了资金和您团队的时间。
呼叫排队和自动回拨
尽管配置良好的 IVR 和高效的呼叫路由规则，您的团队仍会发生无法接听每个呼叫的情况。协作电话解决方案将介入，让客户可以接受等待时间，并减轻您的团队的压力。
个性化呼叫排队让您可以自定义呼叫等待消息或音乐曲目，以帮助客户更愉快地等待。自动回电让客户无需等待即可开始他们的一天，直到有空闲的队友给他们回电。这些流程降低了客户的工作量并改善了他们对您的企业电话服务的体验，鼓励保留客户。
#4：超越客户的期望
您的电话系统可以让您管理您企业在客户眼中的形象。
更贴近您的客户
能够使用免费电话和国际号码有助于塑造您的企业形象。
国际号码让您可以在客户居住的任何地方进行本地业务。人们不仅更有可能接听来自本地号码的电话（这可以对外拨电话活动产生影响），而且它使您的品牌看起来更容易为客户所接受。免费电话号码可以达到相反但同样理想的效果。通过采用醒目的数字，您可以给客户留下更持久的印象。
能够调整客户接触您的业务的方式可以让您的品牌更令人难忘。它使您的业务更贴近整个客户。
监控你的表现
CTI 还允许 VoIP 电话系统的用户精确衡量他们的性能和效率，以便不断改进他们自己的方法。
通话记录和分析可帮助座席在通话和辅导课程中进行改进。呼叫分析使管理人员能够鸟瞰各个座席或整个团队在可变时间跨度内的活动。他们还可以通过用户习惯和反馈来调查客户满意度。未接或掉话的数量、平均呼叫时间、等待时间和座席不可用时间都一目了然。通过这种方式，管理人员可以做出以数据为依据的决策，并专注于需要改进的领域。
此监控过程以实时和事后观察的方式进行，以允许进行深思熟虑的更改以改善您的整体运营。管理人员可以看到其决策的因果关系。这带来了持续改进其客户服务和协作方法的良性循环。
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