与传统的固定电话系统相比，设置互联网协议语音 (VoIP) 服务更快、更简单。根据您选择的供应商和功能，此设置可以在几分钟内完成。
但是，虽然下载和自定义步骤几乎是即时的，但在您的手机系统完全正常运行之前，可能还需要满足其他要求。
快速链接：设置 VoIP 电话系统
- VoIP 的好处
- 您的基本 VoIP 设置
- 如何规划轻松切换
- 保持相同的电话号码
- 示例 VoIP 呼叫结构
- 选择提供入职培训的 VoIP 供应商
- 进一步阅读
设置 VoIP 电话系统的好处
VoIP 为您的统一通信设置带来了广泛的优势。除了 移动应用程序功能和用户友好的设计之外，现代电话系统还有好处多多从小型企业的角度来看。通过查看这些优势，潜在的 VoIP 用户可以更好地选择正确的解决方案。
简单。VoIP 电话是现代企业的优质解决方案，主要是因为它们简化了传统的复杂的技术。在 VoIP 之前，商务电话系统设置涉及：
- 认证技术人员
- 多次安装预约
- 与贵公司的 IT 部门协调个别设备培训和设置
- 一个专门用于数百米布线的房间
在考虑现代初创企业和斗志旺盛的小型企业时，这些繁琐的要求显得很滑稽。此外，完全基于云的电话系统（与 SIP 电话相反）消除了对桌面电话的需求 — 让设置就像下载应用程序一样简单。
敏捷性。 通过简化的无硬件方法，管理人员可以轻松调整团队和呼叫设置。当需要进行这些类型的更改时，固定电话以前需要重新布线并与电话公司保持密切联系。使用 基于云的 VoIP 技术，但是，添加用户、创建电话号码、记录语音邮件消息、设置营业时间就像调整您的电子邮件首选项一样简单。
设置 VoIP 系统时，进行这些调整的最佳时间是在开始服务之前。确保您的 VoIP 供应商在服务的前几个月提供专门的入职专家。这使销售和支持团队经理能够正确地使用该软件以发挥其最大潜力，并避免新手因缺乏平台经验而犯错误。
可扩展性。VoIP 使管理人员可以根据业务量需求自由扩大和缩减其团队，但它也提供了一个稳定的框架与您的公司一起扩展。大多数VoIP 电话系统都可以通过订阅服务。基于云的解决方案的优势是即时反馈。如果您的团队决定他们需要更强大的计划，您可以在几秒钟内升级。这也意味着定价是按比例计算的。如果您不再需要特定号码，只需将其删除，您就不会再被收费。对于对现金流有浓厚兴趣的成长型公司来说，这是一项必备功能。
没有什么是一成不变的。对于较旧的固定电话系统，硬件、维护和合同规定您必须在一定时间内使用该服务。使用软件订阅模式（有人说 SaaS 吗？），情况已不再如此。
年度定价计划可能会节省大量成本，但犹豫不决的公司full switch 可以选择按月付款。这种增加的灵活性意味着您可以像一家公司一样快速行动，而不必担心繁重的承诺。
设置 VoIP 电话系统的 4 个步骤
全面设置您的 VoIP 电话系统涉及许多团队特定的要求和细节。然而，这四个步骤确实让您可以诚实地了解如何立即最大化您的电话系统，和/或在免费试用期间看到它的潜力。
1.指定管理员和用户
管理员是负责控制您的电话系统设置和管理其他代理的员工。更具体地说，管理员是有权访问您电话系统控制面板的员工。尽早指定这些代表意味着他们将出席所有培训和入职活动，成为导航平台的首选专家。
用户是每天在手机上的代表。管理员应该相当准确地估计他们将添加多少用户，以及这些电话号码将如何随着业务增长、季节性扩展等而波动，因为几乎所有电话系统都会为每个用户支付额外费用。
此外，在构建您的来电结构时，需要为这些用户分配团队。在您真正开始接听电话时，尽早考虑这种授权将有所帮助。
2.创建语音邮件和 IVR
交互式语音应答 (IVR) 是一种自动化系统，可让用户与智能呼叫路由系统进行交互。理想情况下，IVR 将帮助您的客户自行找到所需信息，避免不必要的接触并快速解决问题。
此外，作为首要行动之一，每个用户都应该创建一个独特且个性化的语音邮件消息。客户将电话视为联系品牌代表的直接方式。无休止的铃声给人留下了错误的印象。精心设计的语音邮件消息超越了形式 – 它有助于创建有凝聚力的品牌标识并与客户建立共鸣。
3.设置通话时间
这是一个非常容易被忽视的基本步骤，但未能为您的企业（和个别线路）设置营业时间可能会导致很多挫败感客户。
如果电话响起却无人接听，客户会觉得自己被忽视了。如果他们收到一条消息，让他们知道在正确的时间回电，他们至少会有切合实际的期望。
请记住为您的主线和个别分机设置开放和关闭时间。如果您在多个地点运营，请考虑时差，并考虑 替代工作安排以适应非本地人业务。
4.与其他工作流集成
使用 VoIP 技术的最大优势是能够连接手机 与其他通信工具。
这些资产过去是孤立的；通过一个渠道收集的任何信息都必须在另一个渠道中手动复制和更新。结果，团队内部的沟通受到影响，客户体验受到官僚主义的侵蚀！
没有更多了。在您的电话系统中收集的重要信息会在客户管理和潜在客户跟踪软件中自动更新。此外，此信息可跨团队访问，这意味着当员工之间发生交接时，您的客户体验不会受到影响。
如何计划轻松切换到 VoIP
从固定电话切换到 VoIP 通常需要多长时间？
基于云的 VoIP 应用程序的安装和实施可在短短五分钟内完成，具体取决于所需的提供商和定制。但是，当从固定电话服务或其他 VoIP 供应商切换时，还需要考虑其他技术方面。
试用期。 在购买 VoIP 电话解决方案时，公司应在免费试用期内亲身测试新系统。这使管理人员有时间在购买之前探索软件集成并比较供应商。一些免费试用将持续长达一个月，但您可能会在几天后明确知道某个解决方案是否适合您。
号码移植。 下面详细讨论，如果您想保留当前使用的相同电话号码（您这样做），您需要为移植过程预留一到两周的时间。由于必须先从您之前的运营商处释放电话号码，因此存在这个可变的时间范围。
（注意：携号转网通常涉及一笔小额的一次性交易费用。）
切换到 VoIP 会增加成本吗？
如果更换供应商涉及违约，可能会产生额外的相关费用。但是，如果您的新 VoIP 服务提供较低的用户或每分钟通话费率，则有可能抵消这些损失。不过，如果您采用的是按月付费计划或使用全新号码开始服务，这应该不是问题。
计划定价因 VoIP 供应商而异。一般而言，订阅服务以按月或按年，长期承诺可享受折扣。
号码移植：如何保持相同的电话号码
从固定电话服务切换到 VoIP（或在 VoIP 供应商之间）时，您不想丢失当前的电话号码。它们发布在社交媒体、您的网站、行业网站和电子邮件签名上。这就是您的客户学会联系您的方式。
切换到新号码会导致数周的系统更新、沮丧的客户和错失商机。
号码移植是 VoIP 解决方案的标准程序，在转换到新的电话系统时，您可以保留相同的号码。
移植涉及四个基本方：您、您当前的提供商、您的新提供商和网络运营商。公平警告，这不是一个超级简单的过程。但是，如果您准备好正确的文件，则可以快速轻松地完成。
首先，您的新电话服务将处理绝大多数文书工作（如果他们不能为您完成这项工作，我们建议您寻找另一个系统！）。您只需要提供：
- 您当前的电话提供商的名称
- 每个号码的账户所有者姓名
- 与每个数字关联的完整地址
- 每个号码的最后一张账单副本
所有基于区号的电话号码都有客户服务记录（CSR)。如果您能提供这份文件，它包含几乎所有必要的信息，从而加快流程。
完成这一步后，您就可以彻底结束与以前的电话提供商的联系了。您的新企业 VoIP 服务将处理从这里开始的所有互动。
授权书 (LOA) 将提交到您的旧系统，并且将与运营商（例如 Voxbone 或 Twilio）安排移植请求。这可确保您的号码正式有效且可访问。
携带时间取决于客户及其当前的运营商。您当前的合同约定是什么？需要验证哪些信息？此外，他们移植到/从中移植的国家和服务也很重要。在欧洲，通常至少需要 14 个工作日，最长可达数月。您还需要提供用于激活的地址/ID 文件。
如何构建您的 VoIP 电话系统
如前所述，部分原因使 VoIP 成为 small businesses 是它赋予管理者即时调整和修改团队结构的力量。现代商务电话系统具有许多超越简单语音通信的关键功能。
以下是构建销售或支持团队的一些有益方法。
同时响铃。客户在时间紧迫时使用电话。同步响铃设置无论如何都要确保有座席接听电话。每个代理都会收到来电通知，谁先有空就会接听电话。
呼叫路由。 找到代表很重要，但找到合适的代表也很重要。级联结构尝试按相关顺序一次只响铃一条线。
例如，多个支持代表可能能够协助处理账单查询，但从您的应付账款代表开始是有意义的。如果他们不可用，电话将自动转到另一位客户支持助理。如果没有可用的客户支持代表，也许下一步就是给支持团队经理打电话。
这里的目标是将客户与知识渊博的代表联系起来，无论个人是否有空。
共享收件箱。支持和销售团队需要无缝协作。任何客户询问都不应得不到答复，任何合格的销售线索也不应得不到追究。让多个用户访问同一个 语音邮件收件箱改善响应时间、解决问题的时间并赢得交易.将用户添加到共享收件箱是一个简单的步骤，可以立即产生积极的结果。
最后的想法：入职的价值
全面的产品研究和免费试用阶段将帮助您选择和配置适合您业务的 VoIP 提供商，但有一个友好的指南会有所帮助当你被卡住时。
我们的建议？选择一家 VoIP 供应商，在服务的头几个月为您提供专门的入职专家。这位倡导者将帮助您排除任何错误，巩固您最重要的工作流程，并通过 QoS 路由器优化提高连接质量。
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