小型企业所依赖的技术可能是决定企业实现超常增长还是停滞不前的决定性因素。即使在电话系统这样熟悉的类别中，选择也比比皆是。
自从引入第一个商业 VoIP（互联网协议语音）电话系统以来1995 年，企业一直在稳步从基于固定电话的经典电话系统转向基于网络的现代解决方案。那么，是什么真正促使公司放弃他们的传统工具并开始使用 VoIP？更重要的是，这是否适合您？
我们将对此进行深入研究 VoIP 与固定电话辩论， 帮助有远大梦想的小企业主实现对公司通信做出更自信的决定。
VoIP 与固定电话：为什么是 VOIP？
VoIP 提供什么服务？
您已经知道固定电话是什么，但您可能不确切知道它是如何工作的。从本质上讲，传统电话通话会将您的声音转换为一系列电信号，这些电信号通过一系列广泛的铜线和相互连接的电话线在另一端以声音的形式出现。
另一方面，VoIP 不需要所有物理的、海岸到海岸的连接。简而言之，VoIP 系统通过互联网传输和接收语音。意思是，您从任何地方拨打电话所需的唯一基础设施是稳定的网络连接。
VoIP 与其他类型的电话服务相比如何？
与固定电话相比，VoIP 具有很多优势。以下是小型企业最明显的好处：
可访问性： VoIP 不仅限于实体办公楼或插入墙壁的手持座机。这意味着您的团队可以在任何有互联网连接的地方交谈。随着越来越多的企业吹嘘 远程工作者和/或在家工作政策，VoIP 的灵活性对全球团队来说变得至关重要。
经济性： VoIP 对小型企业的最大吸引力之一是安装、维护和设置成本最低。根据目前的研究，您可以预期 VoIP 可以将普通企业的电话相关成本削减 40-80%。这些节省的成本可用于发展您的业务，而不是为过时的技术买单。
可扩展性：当事情进展顺利且业务蓬勃发展时，快速扩展成为当务之急。VoIP 让您可以利用发展机会，而不是等待购买新电话和安装固定电话。向 VoIP 电话系统添加新号码不需要向 IT 部门提出任何请求。事实上，它只需要点击几下鼠标。电子商务业务的季节性扩张和收缩比以往任何时候都容易，因为您可以随着时间的推移进行调整以满足您的需求。底线：你可以按照自己的方式成长。
简单性：VoIP 系统的易用性源于现代软件和用户友好的界面。今天的员工习惯于使用他们可以快速测试和学习的基于网络的数字产品。与手动设置相比，管理人员可以更快地对这些系统进行培训。无需实体电话和持续维护，管理人员可以专注于发展团队，而不是解决困惑的员工提出的故障排除问题。
VoIP 设置和功能：
VoIP 需要什么样的互联网连接和技术设置？
现在您知道 VoIP 是 易于使用，可以为您省钱且灵活足以在任何地方使用，您可能想知道设置起来有多难。答案？这可能比您想象的要容易。
任何信誉良好的企业 VoIP 服务提供商在初始设置期间都会做的第一件事是检查以确保您的互联网连接稳定，可以支持基于网络的呼叫。此过程还可能需要重新配置您的网络，以便为您的电话呼叫保留足够的带宽，帮助您避免像 掉线和延迟时间。
哪些 VoIP 功能最适合小型企业？
这个答案取决于从运营行业到业务战略等各种因素。但是，通过查看大多数公司中呼叫量最高的两个部门，我们可以学到很多东西：销售和支持。
支持：工作流集成
让支持代理能够将他们的工具合并到一个视图中，让他们的工作更快、更智能、更高效。支持人员已经有很多流需要跟踪——从电子邮件和聊天到 CRM 软件和产品文档。所以很难知道什么信息在哪里。
将所有这些数字环境集成到基于软件的电话系统中的能力有助于座席更好地专注于对话本身。例如，当电话响起时，Aircall 的洞察卡会在代理的 CRM 中弹出，显示客户的姓名，团队成员的笔记和最近购买的交易数据。因此，当座席接听电话时，他们已准备好为该客户提供量身定制的个性化体验。
对于销售：更快的功能
最近的一项研究发现，在 5 分钟内给潜在客户打电话 将您获得资格的机会提高 100 倍（与 30 分钟后致电领导相比).或者简单地说，响应延迟等同于金钱的流失。
VoIP 可帮助您最大限度地提高您的团队联系潜在买家的能力，以及他们被潜在买家联系的能力。呼叫级联 允许您的团队分配来电的分配方式，以减少漏接电话的可能性。点击拨号无需手动操作即可立即连接，PowerDialer 功能让您的团队无需眨眼即可轻松浏览出站拨号列表。
切换到 VoIP
您如何让内部员工为您的企业向 VoIP 的转变做好准备？
为您的团队配备优质耳机后，就该专注于内部培训了。指导您的员工如何使用他们每天会遇到的功能和集成。由于 VoIP 电话系统连接到互联网，该软件很可能会在添加新功能时获得更新。与您的团队联系，确保每个人都知道如何充分利用该技术。
最后，确保您的经理通过您的 VoIP 提供商进行全面的入职培训。这将帮助他们准备好处理来自团队的常见和反复出现的问题。
您的员工使用 VoIP 需要知道什么？
与任何基于网络的技术一样，安全是第一位的。培训您的员工使用安全密码，并努力在您的办公技术上执行安全标准（例如双因素身份验证）。
管理人员还应该学习如何使用软件的管理部分。当他们加入团队成员时添加新号码、解释数据分析以及设置语音邮件和 IVR（交互式语音响应）等关键功能将是成功的关键。
那么，VoIP 服务能否对小型企业的利润产生积极影响？
结论：绝对。VoIP 已经拥有一些明显的优势，其基于 Web 的基础无疑预示着未来（和更快）的创新。毫无疑问，对具有 200 年历史的电话模型的熟悉程度令人感到欣慰。然而，它的现代替代方案为小型企业提供了更好的功能和更智能的解决方案，同时为您和您的客户削减成本（并让利）。