您的日历是否被任务排得满满当当，而您却觉得自己得不到所需的支持？您是否发现自己约会迟到并最后出现在自己的会议上？那么是时候聘请虚拟助手了。
虚拟助手不仅可以帮助您处理收件箱中堆积如山的工作；他们可以使您组织中的每个人受益。如果您的企业是新企业，您和您的员工很可能同时兼顾许多不同的角色。虽然您可能认为您的预算中没有空间再雇佣一名员工，但您仍然应该聘请一名虚拟助理。
您的员工会感谢您，更重要的是您的客户也会感谢您。
虚拟助手：改善您的客户服务
虚拟助理只是接听电话和安排约会，这是一种常见的误解。虚拟助理提供一切支持从项目管理到律师助理服务。今天的虚拟支持专家可以为您提供经验丰富、知识渊博且有利可图的资源。
您雇用的虚拟助理类型应取决于您实现业务目标所需的技能组合。如果您的企业有多种客户服务需求，您应该针对每种需求定制您的工作请求，以找到适合这份工作的人选。
为什么我需要有人来做我的员工可以做的工作？
在成长型企业的员工中很常见的一件事是，他们常常会感到工作过度。许多人工作 10 到 12 小时，工作/生活平衡的想法似乎是天方夜谭。
过度劳累的员工不会告诉你他们过度劳累。
工作时间过长的员工不仅会影响生产，而且更可能在家中出现问题。虽然他们可能永远不会告诉您他们感到过度劳累，但他们确实做到了。
增加一名（或两名）虚拟助理可以帮助您的员工提高工作效率，并营造更愉快的工作氛围。许多优秀的员工离职是因为他们感到筋疲力尽。添加虚拟助理支持可以帮助您留住成功所依赖的人才。
另外，想一想您每天所做的所有让您烦恼的事情，然后想象其他人正在做这些事情。感觉很好，不是吗？
寻找最好的虚拟助手
在您发布虚拟助理的第一个空缺职位之前，您需要确保了解以下事项：
- 您将在哪里发布职位空缺？ Upwork 和 Outsource 是开始的好地方，因为他们已经建立了追随者，并且专门用于虚拟助理工作。
- 您正在寻找哪种类型的虚拟助理？您需要具有会计技能或项目管理经验的虚拟助理吗？像所有潜在候选人一样，虚拟助理将在某些领域拥有经验。您希望您的帖子专门针对支持您的项目或团队所需的技能组合。
- 了解您希望虚拟助手做什么。提供清晰的职位描述将使您不会收到大量具有虚拟助理背景但可能不适合您需求的人的回复。
- 确定是否要雇用某人作为员工，或者是否要与他们建立承包商关系。合同选项通常更可取，至少在开始时如此，因为它可以让您避免税收和福利成本。
面试虚拟助理候选人的技巧
您想确保您雇用的虚拟助理也适合您的业务。如果你是一个休闲办公室，你会想找到适合这种氛围的人。了解您选择的虚拟助理将如何与您的团队合作的一种好方法是让您当前的团队参与招聘流程。
了解您的申请人是否适合这份工作的另一种方法是使用视频服务进行面试。它可以让您看到将要与之共事的人，也可以让他们看到您，从而在您和您的虚拟助手之间建立更好的联系。
雇用虚拟员工与雇用内部员工一样。您想进行一次面试来回答您所有悬而未决的问题，并让他们有机会提出有关公司或职位的任何问题。
雇用您的虚拟助理
一旦您决定要聘用的候选人，下一步就是向他们发送一封明确描述您的期望的录取通知书。如果这是您第一次雇用虚拟员工，您应该在录用信中添加一些内容：
- 确认您需要他们的时间，并告知他们您必须能够在预定时间内与他们联系。
- 如果您要提供对内部系统的访问权限，您需要确保它们具有足够的互联网强度来管理它们。您可能希望在发送信函之前与您的 IT 团队会面，了解所需的带宽量，并将其作为要求包含在邮件中。
- 如果他们正在接电话，请确保他们在安静的地方并且不会分心。
您还需要为您的虚拟员工制定一些独有的政策，虚拟员工的标准政策包括：
- 停机时间：该政策将涵盖如果虚拟助理的互联网、电源或设备出现故障导致无法工作时需要采取的措施。
- 无干扰工作场所：这项政策对于面向客户的职位至关重要，它要求员工在工作时间拥有一个安静的工作场所，不受干扰。
- 出勤政策：确保您的新虚拟助理知道缺勤的代价，并且有适当的纪律计划。
您将希望您的虚拟助理签署所有政策，以确保您有能力在需要时执行任何纪律处分。
如果我的虚拟助手没有足够的工作怎么办？
一旦您雇用了一两个虚拟助理，您就会对他们的能力有所了解。仅仅因为一个项目结束了，并不意味着你不能为他们分配其他责任。查看您有需要的地方，然后将您认为他们可以完成的一些任务转移给他们。
虚拟助理习惯于从一个项目转移到另一个项目，因此您可能会惊讶于他们为您的业务做出的巨大贡献。今天的虚拟助手精通各种业务流程，使其既灵活又适应性强。
如果事实证明您没有工作，您可以根据合同协议减少他们的工作时间。但是，如果您坐下来想一想您需要完成的所有事情，或者就您的员工需要做的事情进行调查，您很可能会发现很多事情可以让您的虚拟助手忙碌起来。
我可以让我的虚拟助理接听客户电话吗？
当然，你应该！虚拟助理不仅可以为后台工作做出贡献；他们也可以成为您客户服务团队的重要成员。许多虚拟助理已经拥有客户服务背景，这使得他们可以根据需要轻松地担任电话或聊天支持角色的兼职或全职。
您的虚拟助手可以为您和您的客户提供的技能包括处理电话给管理层和晚间培训。您可以利用您的虚拟助手为团队带来的背景知识，不仅可以为您的客户提供优质服务，还可以帮助您增强和改善客户获得的服务水平。
如果您确实选择使用虚拟助理来支持您的客户，只需确保他们了解您对指标和质量目标的期望即可。根据您一直在使用它们进行的项目，如果他们不熟悉您当前的程序，他们可能需要进行短期培训以加快速度。
虚拟助手可以为您的客户服务目标增加价值，并帮助管理等待时间，这将使您和您的客户都满意他们得到的优质服务。
如何管理在虚拟环境中工作的人员？
与您现在管理团队的方式相同。虚拟员工受益于单点联系，就像所有员工一样，他们在获得定期支持和反馈时也会茁壮成长。如果没有适当的支持结构，您的虚拟助手将举步维艰，因此您要确保他们有一个清晰的途径来提出问题并在他们需要时获得帮助。
邀请他们参加会议。您希望尽可能多地将您的虚拟助理融入业务。让他们参加团队会议会让他们觉得自己是团队中真正的一员。
大多数虚拟助理习惯于自我激励，这是在虚拟环境中雇用某人的优势之一。但您仍应安排每周签到，以确保他们按计划完成任何项目工作。
如果您的虚拟助手确实遇到问题，您将希望尽快安排与他们的会面以解决问题并在可能的情况下制定解决方案。
这听起来不错，但它真的有用吗？
是的！虚拟助理可以将您的工作场所转变为更快乐、更健康的环境，让您的业务顺利运营。
如果您想要快乐的员工，请给他们时间来完成他们的工作！
当 您正在考虑为您的员工添加虚拟助手，但随着时间的推移，您会发现添加额外的支持可以为您节省资金。当为您工作的人快乐并且能够专注于他们的工作时，您会看到更高的生产水平。
您还会看到高兴的客户。与其尝试回复积压的电子邮件或担任多个角色，您的团队可以专注于打造客户体验，不仅能激发客户回头客，还能与他人分享他们的反馈！
有没有涉及到什么技术？
许多虚拟员工将拥有既安全又能够完成需要完成的工作的设备。正如我们之前提到的，这应该是您录取通知书中的要求；你想确保你的虚拟助手拥有完成工作的工具。
您可能需要考虑的其他事情是研究 VOIP 电话系统（如果您还没有的话）。这些系统已变得更具成本效益，它们使您可以轻松连接到所有员工，包括您的虚拟员工。
此外，这将使您的虚拟助理能够在您的呼叫队列被所有新的满意客户堵塞时提供帮助。大多数担任虚拟助理职位的人都应该有一些面向客户的经验，随着您的业务发展，这是一项额外的好处。
您还希望让您的新虚拟助手进行互联网速度测试，www.speedtest.net 等网站可以为您提供有关您的虚拟助手的带宽级别的信息。您会希望他们对结果进行截图并将其发送给您作为确认。
添加虚拟助手的成本
现在您了解了聘请合适的虚拟助理的流程。了解成本效益分析的结果很重要。虽然雇用虚拟助理会产生一定的成本，但一旦有人到位，也会节省成本。
大多数虚拟员工都是个体承包商。因此，您可以通过只支付员工工作时间来降低成本。您也不必分配必要的房地产或设备来支持内部员工。
据估计，增加一个虚拟助手平均可以节省 40% 的成本。
为什么您需要雇用下一个虚拟助手
我能理解您可能仍然对雇用虚拟助理有顾虑，这是一种新事物且未经测试。而且您想要最适合您的业务和客户的东西。但这正是您应该立即将虚拟助理职位发布到网络上的原因。
想想现在有一位经验丰富的专业助理为您工作会带来什么不同。您可以承担一些您害怕的平凡任务，并将其分配给准备好并愿意的人！
以下是一些不确定使用虚拟助手如何工作的人的反馈。您可以在此处阅读更多内容，了解虚拟助手可以提供的好处。
正如 Michael Hyatt 解释的那样
我开始每周使用她 5 小时，很快就增加到 15 小时。我发现我的工作效率大大提高，值得额外投资
添加虚拟助理可能是您作为企业主做出的最佳决定之一。他们会在您需要时提供支持、经验和技能，并且可以成为您员工队伍的重要组成部分。他们为您的投资提供了可观的回报。真的，您还在等什么？
立即开始寻找您的虚拟助手；你会很高兴你做到了。