正确的软件集成如何简化工作流程

困难或违反直觉的工作流程对任何人都没有好处。但是，正确的软件集成可以简化业务流程。软件集成，也称为 VoIP 集成当连接到您的电话系统时，将简化和简化您的工作流程，以便所有流程按预期进行。如何？软件集成，结合呼叫中心软件，给适当的操作范围，使您更容易集中信息和数据。

软件集成和工作流解决方案

无论您从事何种业务或行业，如果您没有既定的工作流程，您的员工通常会自行开发。工作流是用于完成更大目标的一系列任务。它们是在系统或人们交换信息时创建的。

当较小的目标没有与较大的目标挂钩时，工作流通常在孤岛中发展。当工作流程笨拙或效率低下时，软件集成可以成为简化操作的答案。软件集成是 VoIP 基础架构，它们旨在帮助您的企业优化业务流程，让一切顺畅更顺利。您的许多工作场所活动都是高度可预测的，软件解决方案在该环境中效果最佳。软件集成可以将呼叫中心转变为具有多个通信渠道的联络中心 — a 关键组件t of以客户为导向的业务。

高效的工作流程使业务流程自动化，以便工作人员可以协作和共享信息。软件集成简化了工作流程，因此您可以将工作任务与最适合处理这些任务的员工相匹配。例如，CRM 电话系统集成将保留来电者的历史记录，从最初与销售团队联系，一直到客户入职。在任何时候，甚至几个月后，客户支持代表都将全面了解特定客户的旅程，为对话提供背景信息并帮助个性化每次互动。

这种集成软件的方法正在所有行业中流行。大约 66% 的企业现在是 使用带有基于云的电话系统的呼叫中心和软件集成来改善客户体验。

软件集成对工作流管理的好处

随着您越来越熟悉任何流程，您最终会找到简化和改进流程的方法。简化工作流程对公司来说是高效且有利可图的，它还能减轻员工和客户的压力。软件集成不仅消除了工作流程效率低下的问题，还提供了您可能没有考虑过的好处。

• 更少的错误 – 自动化的工作流程将防止与人为错误相关的问题在第一时间发生地方。当确实出现问题时，自动化工作流程将使查明和解决问题变得更加容易。
• 改善协作 – 软件集成让您的员工能够相互沟通和协作，即使您使用远程劳动力或 分布式团队。员工之间的定期沟通将帮助他们更快地解决问题并改善组织内的文化。
• 提高生产力– 自动化工作流程减少了许多您必须执行的手动步骤否则。软件集成使您的呼叫代理不必在多个系统中发送单独的电子邮件和更新数据。您的客户的请求从一个部门转移到另一个部门，每个人都可以了解每个步骤。
• 消除冗余任务 – 重复性任务会浪费您的时间和金钱。在软件集成的帮助下，您可以获得宝贵的时间，您可以将这些时间用于直接与客户交谈以处理他们的订单。
• 一次处理多项任务 – 集成让您一次执行多项任务。例如，您可以同时入职一组新员工，在电话后发送调查，检查发货或退款状态，并在通信渠道之间切换以获得您需要的数据。软件集成让您的业务工具触手可及。
• 增加透明度和信任度 – 您的呼叫代理都有明确定义的任务和目标，这意味着问责制同样明确。一切都公开了，没有事后猜测，管理员可以控制保护敏感信息。

软件集成和客户体验

随着业务的成熟，您需要添加新工具来满足不断增长的需求。您要避免的是无法协同工作的工具大杂烩。断开连接的系统使您难以根据客户的需求定制产品和服务。这将不可避免地影响底线。然而，反之亦然 – 卓越的客户服务将提高客户满意度，这将对净收入产生积极的剩余影响。

当您可以使用所有合适的工具时，除了效率之外，您还可以获得可扩展性。下面简要介绍了软件集成如何改进您的工作流程并带来最佳的客户体验。

• 可扩展性 – 软件集成为您带来的额外好处是能够快速轻松地扩展您的呼叫中心或随着业务需求的变化而下降。从客户体验的角度来看，它让您可以控制拥有合适数量的呼叫代理来管理您的订单和查询。
• 提高客户满意度 – 通过让多个部门实时访问相同数据，更轻松、更快速、更准确地响应客户查询。实时了解客户交易意味着员工可以获得更一致的客户体验，从而提高他们的满意度并建立信任关系。
• 简化的流程让客户了解情况 – 客户希望快速准确地解决他们的查询。集成系统后，您的客户可以立即得到答案，并在有任何变化时及时通知。
• 轻松扩展您的业务 – 软件集成让您轻松设置远程团队 这样您就可以在地域上扩展您的业务并让呼叫代理快速跟上进度。管理员和经理将即时可见，可以从任何位置跟踪呼叫和评估绩效，从而拉平学习曲线新代理入职。

在所有系统协调一致的情况下，您的呼叫代理可以使用工具来回答遇到的任何问题。

集成呼叫中心工作流程的最大原因

工作流的软件集成是呼叫中心的游戏规则改变者。您的呼叫代理将在更短的时间内完成更多工作，并且当事情进展顺利时，他们会更加享受自己的工作。

集成呼叫中心工作流程有很多充分的理由，这里是一些主要的理由：

• 跨系统信息的一致性 – 每次呼叫代理输入地址、电话号码, 或其他数据进入系统，还有另一个错误的机会。一个简单的拼写错误可能会导致您查找信息数小时。呼叫中心软件集成使所有系统保持最新状态。
• 减少通话后工作 – 工作未完成通话结束。呼叫代理需要填写表格、发送电子邮件、输入状态代码或更新数据库。集成可以自动处理大部分此类工作。您还应该为呼叫代理留出足够的时间来完成它。节省的时间让呼叫代理有时间与更多客户交谈。
• 自动化电子邮件、通知、调查功能 – 软件集成允许您设置自动化工作流适用于可用于多种用途的电子邮件。设置电子邮件工作流程以将内部注释发送给呼叫代理以获得良好的性能。您还应该使用工作流向客户发送订单状态更新。您还可以在客户来电后自动进行调查以衡量满意度。
• 增加销售额 – 设置自动化工作流程以引导销售人员从销售漏斗的一个部分到下一个部分。
• 节省成本 – 减少设备和维护成本。通过正确的软件集成，您只需监控和更新一个系统。
• 增强客户体验 – 更快更好地响应客户。客户体验是现代商业成功的主要指标，也是回头客的主要驱动力。

可以简化工作流程的软件解决方案

Aircall 基于云的电话系统 为集成软件解决方案平台奠定了基础。具有呼叫路由等高级功能， 通话耳语，通话会议， IVR，等等，您将拥有添加额外集成以支持其他流程的基础。

这些是一些示例 用于工作流管理的软件集成来自 Aircall 的应用市场，您可能会在您的支持或 销售呼叫中心。

支持

• 客户关系管理 – 铜,HubSpot
• 调查 – 滴度享,Nicereply
• 服务台 – Planhat, Zoho
• 数据和报告 – Plecto,故事
• 生产力 – Zapier, PieSync

简化的工作流程为您的支持人员提供了他们需要的所有信息。此外，自动化工作流程可将工单无缝地从一个流程引导至下一个流程。

销售额

• 客户关系管理 – Pipedrive,Zendesk
• 销售自动化 – FreshSales,外展
• AI 和转录 – 折射, ExecVision
• 数据和报告 – Zapier, OneUp 销售

销售自动化软件集成可以告诉您的销售人员给谁打电话、什么时候打电话以及说什么来转移潜在客户快速顺利地通过您的销售渠道。您的公司将受益于销售额的增加，以及追加销售和交叉销售的增加。

在所有流程都井井有条的情况下，您正在为自己定位 为您的潜在客户和客户提供最佳支持和销售客户体验。