随着企业意识到远程工作的好处，实施强大的虚拟协作环境已成为当务之急。管理者需要做出必要的调整，以提高生产率并增加员工的幸福感。为实现这些目标，企业需要更强大的虚拟协作策略，这些策略既易于实施又可持续。
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什么是虚拟协作？
虚拟协作是使用数字通信工具与同事一起构思、评论或完成项目的行为，尽管在不同地点或不同时间工作。当实施适当的工具并促进团队合作文化时，虚拟协作会得到改善。
问题是，视频会议、闲聊消息和远程欢乐时光可以强化不良做法，就像它们促进良好做法一样。找到合适的远程协作工具很重要，但在现有的虚拟协作技术堆栈中向您的分布式团队传授最佳实践和流程将有助于更好的虚拟会议、更快的项目完成和更高效的运营。
为什么虚拟协作很重要
经理和团队领导可能会因为缺乏问责制而对远程工作持谨慎态度。的确，当您在办公室环境中时，您可以看到员工何时休息、他们的午餐时间持续多长时间以及他们是否专注于工作。这种想法的问题在于它没有考虑到个人工作风格或偏好的差异。就像在办公室一样，经理不能全天候 24/7 监控每个团队成员。这也适用于远程设置。然而，通过正确的虚拟协作策略，管理人员将能够为他们的团队提供空间，让他们找到自己的生产力平衡点。
但是当个人在家工作 会有所不同，团队在定期协作和有效沟通时发挥最佳作用。此外，在专业环境中，销售、支持、营销甚至管理团队似乎都是 变得更加专业让每个团队成员更清楚地了解他们周围发生的事情很重要，这样每个人都知道他们应该做出什么贡献。
虚拟协作在可见性前提下蓬勃发展。当资产共享且时间表已知时，远程同事可以在轻松移动自己的项目的同时尊重彼此的时间。
从本质上讲，当建立流程、详细记录工作流程以及整理（开放）沟通渠道时，每个员工都可以发挥最高水平，发挥最佳水平工作，这反过来将补充总体团队目标，同时也为管理人员提供急需的安心。
但是，存在一些阻碍虚拟团队有效协作的障碍。有些源于所有办公环境中固有的问题，但有些是分布式团队所带来的挑战所特有的。
虚拟协作的常见挑战和陷阱
为了找到能够实现高效虚拟协作的工具和流程，重要的是要认识到远程工作人员每天必须应对的挑战。从本质上讲，在一个完全依赖互联网连接和定期更新的工作场所，管理人员需要密切关注以下方面，并在问题出现时纠正问题，以确保虚拟协作实践始终得到微调。
可用性/时区。在虚拟办公室工作时，员工无法看到他们的同事何时在接听电话或在他们的办公桌前。没有迹象表明会议是一件可以重新安排的简单事情，还是他们正在与 CEO 和其他主要利益相关者通话。此外，远程工作人员通常分布在广阔的地理区域。虽然这允许雇主搜索更大的人才库，但这通常意味着需要在一端或另一端做出妥协以更好地适应时区。
互联网连接。视频电话会议已成为虚拟协作工具的黄金标准，因为它们能够在数字环境中连接人们。然而，路由器带宽和途中的会议可以揭示陷阱。经理们应该使用仍能增加价值的协作工具，即使互联网连接不是最强的。
延迟更新。尤其是在销售和支持方面，远程工作人员需要在零时刻到来时做好准备。这可能意味着潜在客户回邮件说他们有兴趣但只能在一小时内进行演示，或者客户可能遇到影响他们底线的问题。远程团队经理应制定计划以避免行动延误。
沟通与分心。在实体办公室工作时，所有员工只需挥挥手，就会引起同事的注意，这是一个优势。然而，这也可能是一个缺点——小的中断会破坏流动状态，从而破坏生产力。
松弛的消息和淹没的电子邮件收件箱是相似的。这些工具可以实现即时通信，但它们也会极大地分散注意力。管理人员需要在即时反馈与员工的工作流程之间取得平衡，无论这意味着访问共享日历、鼓励在 Slack 上更新状态，还是预留时间进行“低头”工作。
动手支持。当出现内部问题时，在本地工作环境中更容易进行故障排除。远程团队经理需要开发及时有效地解决员工问题的方法。这可能涉及实施多种内部沟通方式。
隔离。 远程团队需要采取额外措施来防止社交隔离。应定期安排各种远程团队建设活动，以促进团队凝聚力和协作。此外，缩放疲劳是一个真实的现象 — 感觉疲倦，焦虑，视频通话后更加孤独。截至目前，还没有长期的替代方法可以替代亲身面对面的互动。还应鼓励定期休息，例如去当地的咖啡店或散步。
作为经理促进与团队的虚拟协作
促进远程团队之间的协作需要两个主要接触点：日程安排和沟通工具。
但是找到合适的工具并确保您的团队成员可以（并且愿意）进行虚拟协作需要深思熟虑。
- 你们是否拥有合适的基于云的工具来查看彼此的日程安排？
- 您是否在营造一种环境，让您的团队成员希望互相帮助并且能够轻松做到 – (即团队合作）
- 您使用的工具是否让跨时区和不同级别互联网连接的虚拟协作变得容易？
为确保想法和任务的共享富有成效，解决所有这三点很重要。
最佳虚拟协作工具
虚拟协作首先取决于沟通。您使用的工具 将促进团队成员之间清晰有效的消息传递。这些是我们为远程团队推荐的一些虚拟协作工具，尤其是那些从事销售和支持职能的团队。
松弛
Slack 是一款非常适合虚拟协作的直接消息、群组消息和通信管理工具。每个部门都可以创建自己的频道，并且可以轻松组织直接消息。Slack 允许您拖放文件、书签消息和固定文档以供存储和将来参考。由于 Slack 的快速特性，许多公司更喜欢 Slack 而不是传统电子邮件。有时，简短、随意的消息更有效——更不用说对用户更友好了。
对于远程团队，Slack 可以充当虚拟协作的“饮水机”，让团队成员建立联系或发泄情绪。它为您的远程团队成员提供了一个中心，他们可以聚集在这里进行专业和团队建设。
缩放
Zoom 无疑是最受欢迎的视频会议Zoom 之所以吸引人，部分原因在于它的可访问性。也就是说，只有会议主持人需要下载该应用程序。其他参与者只需从联网设备访问会议链接即可加入。
Zoom 还支持会议期间的虚拟协作。使用注释工具可以轻松查看多个参与者的屏幕和白板。Zoom 在视频会议市场的创新超过了竞争对手。
Github
Github 是开发人员之间代码共享和虚拟协作的首选工具。您公司的产品和工程团队可以收集反馈，评论彼此的项目，并协同完成更大的任务。Github 还具有许多令人羡慕的集成功能，例如 Slack，它们使代码审查和结对编程期间的更改和建议更易于跟踪。
星期一
准确和最新的项目管理是良好虚拟协作的基石。虽然 Monday 将自己描述为工作场所操作系统，但更恰当的说法是它是一个项目管理平台，可帮助销售、支持、产品和财务团队管理和执行任务和计划。
Monday 的直观 UI 和自动化功能非常适合希望将组织添加到虚拟协作中的现代公司。与 Aircall 一样，Monday 集成了数十种最流行的工作场所生产力应用。
大多数远程团队会发现，如果没有某种项目管理方案，几乎不可能以 100% 的效率运作。在竞争对手方面，远程团队经理还发现 Trello 和 Asana 是可靠的虚拟协作工具。
对讲机
Intercom 是一款现场消息传递应用程序，使企业能够与客户保持联系.它的主要功能是促进从网站访问者到付费客户的转变。但是，Intercom 具有许多有用的虚拟协作功能，可帮助团队远程工作。
Intercom 可以在统一的仪表板中跟踪每次客户互动，共享收件箱让您的团队在做笔记和注释客户文件时都保持在同一页面上。经理还可以分配后续任务。Intercom 与许多其他工具集成，使远程员工能够作为一个有凝聚力的团队来监控客户参与度。
正面
Front解决了关于email发邮件的问题。通过将帮助台工单与内部电子邮件、消息和应用相结合，使用 Front 的客户服务代表可以从集中且直观的虚拟协作中心中受益。
对于利用 Front 与 Aircall 集成的团队，这包括拨打和接听电话的能力，以及在一个地方访问关于他们的重要上下文信息的能力。
有了随时可用的客户相关信息，您的客服人员可以忘记忙碌的工作，转而进行有意义的对话——他们将在此过程中加速虚拟协作。
用于虚拟协作的云生产力软件
外部和内部沟通是良好虚拟协作的基石，但您的团队仍然需要在共享环境中创建资产。因此，G-Suite 和 Office 365 等云文档应用程序对于远程协作团队来说必不可少。
多个团队成员可以轻松编写和编辑共享的 word 文档，并且每个人都可以访问演示文稿以查看或参与。
此外，所有更改都可以实时跟踪和实施，从而提高基于团队的项目的效率和可见性。
让虚拟协作成为您公司文化的一部分
正确的工具、流程和结构将帮助您的团队进行日常协作，但最具生产力和凝聚力的团队将协作融入到他们的工作中非常布料。
也就是说，队友之间的协作是天生的，因为他们已经准备好并愿意互相帮助。他们不是觉得有义务一起工作，而是积极地想要这样做。
虽然现场办公室有利于在午餐桌上或通过“饮水机”谈话形成牢固的工作关系，但虚拟办公室需要多一些考虑。在同事之间建立这种联系的一种久经考验的方法是参与各种类型的远程团队建设活动。
这些活动的范围从虚拟欢乐时光到虚拟游戏室体验。也许您的团队有一些隐藏的才能，他们渴望通过缩放电话分享？也许您的团队倾向于文学追求，每月读书俱乐部的想法更符合您的风格。
在工作之外建立更牢固的联系可以在关键时刻实现更智能、更好的协作。如果您正在寻找新的和创造性的方法来将您的远程团队聚集在一起，请随时从这些中获得灵感远程团队建设活动 我们进行了头脑风暴。
虚拟协作最佳实践
为您的团队找到虚拟协作的最佳秘诀是一个不断变化的目标。但是，为了更接近您的目标，应该承认一些主要原则。
- 调整对虚拟协作的期望。这可以采取多种形式，但远程工作者应该期望通过 Zoom、电话会议或 Slack 进行定期的一对一和头脑风暴会议。此外，团队成员可以使用共享的跟踪应用程序或项目管理工具，通过公开项目时间表并定期更新进度来促进虚拟协作。
- 寻找用于虚拟协作的最佳基于云的工具。良好的虚拟协作的基础建立在项目跟踪和有效沟通之上。我们在上面列出了一些促进虚拟协作的流行项目管理工具，但即使像共享电子表格这样简单的东西也能提供有价值的见解。最后一点 – 使用基于云的办公工具（如 G-Suite 和 Office 365）的共享工作区对于虚拟协作非常重要，因为在同一张会议桌上工作是不可能的。
- 使用团队建设促进虚拟协作。您可以购买所有订阅软件世界，但如果您的远程团队不喜欢一起工作或分享想法，虚拟协作就会受到影响。团队建设活动可以采取多种形式——虚拟欢乐时光、午餐和学习、游戏之夜等——但主要的收获是找到一个场所，让您的团队可以作为个人相互了解。当您的团队想要为彼此工作时，他们的协作努力就会更强。
- 给您的团队独立工作的空间。虚拟协作是一个分为两部分的过程。首先，您需要共同制定路线图和项目预期。然而，你需要执行。起初，远程团队经理可能不愿意让他们的员工自由地找到自己的最佳实践和工作时间表，但这种打破既定时间表的做法是远程工作如此吸引人（和有效）的部分原因。时间限制会议和更新报告，以便您的分布式团队可以找到顺畅的状态并出色地完成他们的工作！
- 关注员工健康。在远程工作环境中，虚拟协作不应该严格限于与业务相关的科目。远程管理人员监控员工的心理健康非常重要。在家工作有可能减轻压力，但不是假期，远程工作人员可能会像现场同事一样感到精疲力竭。鼓励定期休息、面对面互动和休假应该成为每个团队虚拟协作蓝图的一部分，无论是在实体办公室还是虚拟办公室。
虚拟协作是一个迭代过程
远程团队经理需要了解他们的分布式团队，以了解什么类型的解决方案将促进最佳协作结果。当然，找到合适的协作工具是一个很好的起点，但营造一个让同事真正关心彼此成功的环境可以实现最佳团队合作。
试错自然会发生。如果欢乐时光电话很少有人参加，请尝试改变现状并添加主题。如果流程管理工具对项目完成没有显着贡献，可能是探索其他选项的时候了。
与团队管理的大多数领域一样，协作是一个不精确的目标。为了帮助您更好地管理虚拟团队，请查看我们在 远程工作工具包。