VoIP 是一个首字母缩写词，代表互联网协议语音。它可以定义为通过数据网络拨打的电话。
当谈到他们的商务电话系统时，大多数人更喜欢 VoIP，因为与传统电话公司相比，VoIP 服务提供商的成本更低。这是因为电话呼叫通过数据网络而不是电话公司的网络。
VoIP 商务电话系统的工作原理
VoIP 的工作原理是将模拟语音通话转换为数字语音通信，然后进行传输通过互联网宽带。传输类似于其他类型数据（例如电子邮件）的传输。换句话说，它将语音振动转换为压缩数字信号，再转换为互联网协议数据包。
如果用户使用的是普通电话，这些 Internet 协议数据包将被传输并转换为常规电话信号。从本质上讲，VoIP 允许计算机用户和企业从配备了 VoIP 电话的计算机拨打电话。
沟通范围
人们可以通过 VoIP 进行通信的 5 种不同方式，总结如下：
- PC 到 PC：允许两个人之间进行通信的要求是声卡、麦克风和扬声器或耳机。
- PC 到手机：在这种情况下，PC 用户只需要一个耳机。收件人将像普通情况一样接到电话。
- Phone to Phone：需要 VoIP 适配器。来电者应该在接听者通过手机接听电话时收到它。
- IP 电话到电话：作为呼叫者，您需要有一部 IP 电话才能进行通信。信号将通过 IP 网络传输，接收者可以在他或她的手机上接听电话。
- IP 电话到 IP 电话：IP 网络允许通信。呼叫从两端通过网络传输。
如果您有 VoIP 电话，您可以连接到提供商通过以下三种主要方式之一：
- 以太网和 Wi-Fi：这是最传统的选项。在这种情况下，可以通过这两种技术之一将他或她的 VoIP 电话直接连接到 IP 网络。
- 模拟电话适配器：连接到网络并操作模拟电话，模拟电话通过墙上插孔连接。
- Softphone：它是安装在计算机上的应用程序。为此，您的计算机应配备扬声器、麦克风和耳机功能。电话界面显示在显示器上。它通过点击或输入要拨打的号码来操作。
VoIP 为您的企业带来的好处
世界各地的公司都采用 VoIP 协议作为他们的商务电话系统，因为这种方法对您的业务具有广泛的优势。以下是最重要的：
降低成本
与传统电话相比，拨打 VoIP 电话更便宜。其原因已在上文段落中解释。拨打长途电话时，可以清楚地看到对成本的影响。此外，由于使用单一网络传输语音和数据，还可以节省一些费用。因此，降低成本意味着您可以使用其他重要实体的资源来推进您的业务。
多功能优势
与同行相比，这是 VoIP 用户享有的优势。在这种情况下，您所需要的只是良好的互联网连接。从普通的电话通话，可以随时享受视频会议通话。这是双重好处，因为您无需长途跋涉即可与客户取得联系。这也节省了运输成本。呼叫中心座席还可以在任何地方方便、轻松地工作。总而言之，VoIP 用户可以在访问其他应用程序（包括互联网）的同时通过电话与某人通话。
灵活性
在这种情况下，您可以使用传统电话和 VoIP 转换器。将转换器插入电脑后，它会感应到来自传统手机的信号。然后，该信号被转换为数字数据，可以轻松地通过互联网进行路由。打开计算机后，您将收到同一号码的电话，因为系统将为获取您的 VoIP 号码留出空间。换句话说，可以更快地进行虚拟会议、附加文档和共享数据。最后，您可以在此方便地添加、移动甚至更改电话分机和位置。
便携性
在任何地点只要互联网连接良好，都可以方便地登录您的网络电话。此外，通过电子邮件，您可以使用 IP 电话访问 VoIP 系统。这是可能的，因为任何 VoIP 电话都有一个内置到设备的地址。
让我们更具体地了解 VoIP 如何与您的客户服务和客户体验部门合作。
客户服务经理如何使用 VoIP？
服务交付是您业务成功的主要因素之一。在这种情况下，VoIP 可以说是帮助改善客户服务的最佳平台，这对客户服务经理和副总裁来说很重要。
这不仅对大公司很重要，对小企业也很重要。企业应提供客户服务。技术可以将重要性联系起来客户服务达到主要利益相关者关注的底线。
另一方面，技术意味着效率、可靠性和服务时间大大提高。对于小型公司而言，VoIP 对于为其电话系统添加层至关重要。考虑到这一点，VoIP 是任何客户服务经理和副总裁都渴望获得业务成功的替代方案。
在任何一种情况下，任何通过电话进行查询或类似事情的客户都应该联系到合适的人员。VoIP 是避免延迟和将呼叫转移到错误分机的不便所必需的，这可以通过拥有一个大型电话系统来管理电信来实现。
VoIP 如何改善客户体验？
客户体验可被视为决定您的业务能在市场上持续多久的重要因素。如果客户体验到令人印象深刻的优质服务，他们就更有可能考虑您，并与他人谈论您的业务，从而转化为更多的发展机会。
要实现这一切，技术仍然起着主导作用，在这种情况下，VoIP 是最好的选择。要了解 VoIP 如何改善客户体验，请考虑以下因素：
交互式语音应答 (IVR)
交互式语音响应 可以分成两部分：
- 联系方便，付款快捷
通过 VoIP，客户可以从易于导航的菜单中选择他或她希望与之通话的部门。作为管理者，应该确保菜单简单明了，没有任何歧义。至于快速支付，可以拨打一个号码并进行支付，而不是通过 VoIP 上网。
- 管理通话监控
这是一个有用的工具，可以帮助您培训员工。此功能允许经理或培训师加入双方之间的通话。请注意，代理（实习生）和客户并不知道对方正在听他们的谈话。此时，培训师可以与座席耳语并为其提供实时答案，而无需转移电话。请注意，来电者听不到培训师对座席耳语的内容，但座席可以通过经理现场指导实时回答问题。
呼叫队列
高呼叫流量导致排长队，这意味着一些呼叫者将保持等待状态。众所周知，客户不喜欢等待，这可能是一个巨大的有些负担没有答案。为了不失去等待的客户，您可以使用 VoIP 的高级选项。
这涉及到个性化来电者的体验 在等待时播放一些个性化的音乐和周期性的等待信息。提供队列中的位置对于帮助客户确信他们的呼叫将在几个之后被考虑是很重要的。
客户关系管理 (CRM) 集成
为了提高效率，可以考虑 将 VoIP 电话系统与 CRM 软件集成。整合势在必行。它使 CRM 数据在通话时可用，从而缩短了代表的时间。为了更深入地了解这一点，一旦个人拨打电话，系统将能够检查电话号码并将其与 CRM 帐户中存储的号码相匹配。
匹配后，它会显示一个弹出窗口，提供有关来电者、客户详细信息和历史记录的详细信息。有了这个，接听电话并以他或她的名字提到这个人会给客户留下更深刻的印象。
再次通过系统，您可以将自动通话记录添加到客户的账户中。与手动方式相比，这很方便。最后，点击-to-call 是另一种工具，它允许代表只需单击联系人的电话号码即可拨打电话。这有助于最大限度地减少拨号时间并消除人为错误。
VoIP 提示和最佳实践
监控回叫，以确保代理一次就做对
您应该对客户是否必须回电进行分析。如果您允许代理在第一时间就把事情做好，那么可能花费的额外时间意味着客户在第一时间就已经有了解决方案，从长远来看，这会节省成本。
在任何特定时刻，电话都应优先于电子邮件
两者的区别在于响应的时间。对于打电话的人来说，这意味着他或她需要对给定主题的即时反馈。另一方面，如果一个人发送了一封电子邮件，它表示他不一定需要立即回复。回复电子邮件可能需要几分钟、几小时或几天。
修改您的服务以适应每个客户
这需要定制您的客户体验，以便在个人层面上满足所有客户（在您的联络中心内）的需求。
通过按收入对客户进行细分来照顾最高支出者
这很重要，可以确保顶级客户获得有史以来最好的待遇。这意味着个人花费越多，他们就会越快找到代理。这不是偏见；另一方面，它会鼓励您的客户花费更多。
鼓励您的代理承担问题
这对于防止规模升级或忽略问题至关重要。挑战的主人翁精神使代理人对自己的工作感到自豪，这意味着他们以严肃的态度采取行动。
这是一个技术进步的时代，每个人都需要认识到这一点。此外，你必须意识到，在接受某个好的想法之前，先对其可行性进行一些审查。该技术可以与VoIP商务电话系统一起运行。
例如，考虑一些即将出现的新技术，例如虚拟 PBX 系统。它们对于允许更多的实际控制和管理很重要。虚拟 PBX 是一种作为托管服务提供的专用小交换机电话系统，对于营销工作来说是非常有用的工具。
这样，您就可以引导人们致电他们最有可能购物的商店，而不是呼叫中心；他们必须被重定向到哪里。