软电话代表着商务电话系统，而是使用 IP 技术（互联网协议）运行。
快速链接
什么是软电话？
使用软电话，可以使用桌面软件、移动应用程序或基于互联网浏览器的应用程序拨打电话，而不是使用物理拨号盘。软电话技术依靠您设备的扬声器和麦克风系统将语音数据包传输给预期的接收者。
虽然这种以软件为中心的解决方案乍一看对新用户来说可能很陌生，但这些软电话解决方案 拥有 硬电话 的所有功能，还有许多省时的好处。它们在设置和调整方面也更加灵活，大多数 VoIP 电话系统将更具成本效益——在长期和短期。
根据您选择的解决方案，软电话可以完全在云端运行，这使得它们可以通过互联网连接从任何地方访问。基于浏览器、移动和可下载的桌面电话应用程序可以实现远程工作和在家工作场景。
VoIP 软电话如何工作？
VoIP 电话系统使用与电子邮件发送文字和照片相同的途径向收件人发送语音数据。数据（在本例中为声音数据）被分成多个片段，并通过一种称为编解码器的软件转换为二进制代码。然后可以将这些代码从计算机发送到计算机并“解码”回原始声音。
这个过程相当复杂，对于最终用户来说几乎没有必要理解，但有一些要点用户应该承认。
例如，即使您的 softphone 服务是一个基于 web 的应用程序，它可以与“真实”电话号码相关联，如果需要，还可以加上本地区号。这意味着固定电话完全可以访问您的软电话。VoIP 软件提供商可以通过从 Voxbone、Plivo、Twilio 等“运营商”网络购买号码来实现这一点，具体取决于您所在的国家/地区。
此外，如果您要从固定电话服务切换到基于云的选项，您可以通过称为移植的过程保留您当前的号码，从而转移号码运营商之间的停机时间最短（稍后会详细介绍）。
其次，VoIP 软电话用户应了解通话质量风险以及如何减轻这些风险。由于基于云的解决方案依赖于互联网连接，因此它们容易受到许多基于互联网的相同问题的影响应用经验。即，由于带宽有限导致性能下降。
带宽问题主要通过抖动和延迟（这听起来像是电话中的跳跃或乱码）和掉线来体现。但是，可以通过仔细规划来消除这些问题。可以对您的路由器进行 QoS（服务质量）调整，以优先处理语音数据包，而不是其他对时间不太敏感的信息。大多数 VoIP 软电话服务都可以远程为您执行此操作。
商务软电话的主要特点
现在我们知道什么是软电话及其工作原理，让我们看看它的一些主要功能以及您可以从企业中获得的好处软电话提供商。
下一级客户体验
软电话解决方案的主要特点之一是它们能够提供更高水平的客户体验。这在一定程度上是由于您和您的团队可以放入系统中的个性化程度。
没有人喜欢被搁置，但有了软电话提供商，您可以减轻流程的痛苦并进行自定义呼叫排队，包括个性化的消息，甚至还有音乐。您还可以为您的 语音邮件 设置，为您的客户创建定制的问候语。同时，可视语音邮件使您的团队能够快速扫描内容，而不是收听整条消息。
整合可能性
由于您的桌面上有软件电话解决方案，它可以轻松地与基本业务工具集成，以扩大您的销售团队的工作范围。
这带来了巨大的好处，因为硬件不会阻碍他们。他们能够将即时消息作为 软电话解决方案 或 通过与消息传递平台集成。使用 CRM，他们可以访问和共享联系信息等重要数据。
优化调用
您的销售团队的时间至关重要。至关重要的是，他们要把钱花在提供令人难忘的客户体验上，而不是花在耗时的活动上，比如在通话间隙搜索客户信息。
软电话提供商通过点击拨号, 只需单击一下即可启动，从而为您的团队节省每次通话的时间。强力拨号器 允许您快速连续拨打电话并自动从网页中提取号码。
可扩展性
不同于硬电话，软电话解决方案 没有固定的可能性，非常灵活，并且更容易扩展以满足您的业务需求。这意味着，如果您想建立销售业务、增加更多席位或升级您的能力，合适的软电话提供商将能够提供帮助。
您的团队也可以通过 通话录音和自动化转录。这让您可以深入了解他们的表现，以便您可以帮助他们提高技能并庆祝他们的成就。
混合工作
如果没有一个集中的硬件来处理您的电话，基于云的软电话启用在家工作 职位的可能性，否则只能在办公室工作。使用云技术，您的商务电话系统可以从任何有互联网连接的地方访问——包括您的移动设备。
卓越的通话质量
基于 Internet 的电话服务 因其不如传统服务可靠或质量差而声名狼藉。这在 10 到 15 年前可能是正确的，但现在，VoIP 通话 由于改进的路由器技术和更高的带宽优先级。光纤互联网和更新的蜂窝数据信号等创新意味着IP 电话系统质量只会继续提高。
更高的安全性
虽然电话系统安全是现场系统普遍关心的问题，但 VoIP 安全不应该是最终用户最关心的问题。
您的数据和隐私受到法律和故障安全措施的保护。规模经济比您的个人现场电话系统安全得多。亚马逊 (AWS) 和类似的托管公司雇佣了数千人的安全团队来确保他们的数据受到保护。此外，基于云的业务工具不断更新，以尽可能提供最新的安全性（而传统硬电话系统则没有）。
电话系统市场指南
在提供令人难忘的客户体验方面，软件电话显然是未来的趋势，但这并不意味着可供企业使用的电话系统设置种类不多。
其中一些与软电话技术兼容，而另一些则依赖固定电话和座机20 年前，PBX 电话系统是黄金商务电话标准，要求为所有员工配备内部技术、服务器和实体桌面电话。许多企业仍在使用这些遗留系统，并支持它们的可靠性。的确如此：如果互联网服务（或者在某些情况下，电源）中断，PBX 电话系统将继续运行，因为它们直接连接到固定电话。
为了使这些遗留系统现代化，一些电话服务提供商将鼓励企业升级到 IP-PBX。这种混合保留了 PBX 系统的基础设施（即现场服务器），但允许用户在其工作站使用“软电话”进行连接。
虽然IP-PBX软件消除了对桌面的需要电话，它仍然具有 PBX 的局限性。服务器需要维护，而这种知识差距需要 IT 团队。
这些解决方案通常用作企业电话系统公司“现代化”其当前客户基础设施的一种方式。最终结果是没有物理桌面电话，也没有完全基于软件的所带来的优势虚拟电话系统。此外，很难对电话系统进行调整（例如添加新用户和号码）。
软电话技术的最新创新是基于云的 VoIP 电话系统.基于云的解决方案完全消除了对现场服务器和物理电话的需求。这些商务电话是可在多个设备上运行的可下载软件应用程序，与其他电话系统相比具有更多优势。
基于云的软电话的优势
基于云的解决方案不依赖于位置。只要拥有可靠的互联网连接，拥有虚拟电话系统的企业员工就可以在家工作。云也在远程工作能力方面引发了一场革命——整个公司都在通过运营完全远程的员工队伍来节省管理费用。
此外，软件产品能够以传统解决方案无法实现的方式相互通信。例如，CRM 工具和电话系统之间的集成很常见。可以自动记录和记录所有客户电话。
使用基于云的解决方案可以更轻松地访问通话记录。在许多情况下，每次通话后都会自动创建指向在线音频文件的链接，并且可以轻松存储或共享。这可用于质量保证或培训目的。
调整呼叫路由结构（来电如何分类以及谁的电话按什么顺序响铃）在旧电话系统中非常困难。在虚拟软电话系统上，这个过程就像调整电子邮件收件箱设置一样简单。可以通过管理仪表板实现其他自定义，例如 IVR 系统或个性化语音邮件消息。
这些类型的调整过去需要花费合格专业人员数小时的时间，但使用基于云的选项，只需几分钟。
如何设置软电话
在设置商务电话系统时，它可能是一个过于复杂、运行时间长的过程。安装可能会很棘手，需要工程师到您的办公室，而您的团队在漫长、中断的过程中无法打电话。
另一个缺点可能是他们需要学习的技能以及他们在熟悉复杂硬件时需要参与的入职培训。
使用软电话系统，只需几分钟即可完成设置，并存在于您团队的桌面或手机上，使整个过程无缝衔接。
当您需要销售业务保持势头并且不能错过客户来电时，这是必不可少的。
一旦您选择了软电话提供商或选择了像 Aircall 这样的 VoIP 解决方案（其中包括软电话服务），真正开始设置就很简单了像 1、2、3 一样简单:
1.按照您的 IT 团队的步骤下载软电话提供商文件
2.点击文件开始安装
3.双击软电话提供商图标启动服务
几乎没有安装时间，您的团队可以立即开始。像 Aircall 这样的软电话供应商也将配备一个广泛的在线知识中心，您的团队可以在熟悉基础知识后观看有关其许多功能的视频。
近年来，我们的数字技术都变得更加流畅，因此软电话界面不应该让我们感到惊讶。
事实上，您可能会发现您选择的软电话解决方案类似于您技术堆栈中的其他工具，并且您团队的数字直觉性有助于启动和运行它们。
无论这一切看起来多么容易，最好确保您仍然可以在您的团队开始使用新的软电话提供商时为他们提供支持。让他们的日常通话充满信心地进行是当务之急，像这样具有多种功能的系统可以支持他们现在和长期发展。
当您遇到更复杂的问题时，Aircall 还提供其团队的现场支持。
这可能是在会走之前不会跑的情况，但是当您的团队准备就绪时，软电话解决方案的可能性可以帮助他们发展新技能，带来自主权了解他们的表现，并与同事分享技能。
这一切都将有助于他们提供更高水平的客户体验。
如何从其他系统切换到软电话
从其他遗留系统切换到软电话解决方案很简单，尤其是当您采用基于云的电话时。
首先，与硬电话不同，您无需购买任何特定硬件来适应新系统。Aircall 等基于云的电话系统可以直接在浏览器中运行，也可以通过可下载的桌面或移动应用程序运行。也就是说，如果远程工作是您的业务目标之一，那么投资笔记本电脑或其他便携式设备是有意义的。
关于设备的另一个注意事项：您的用户拥有优质耳机和麦克风至关重要。虽然您的 VoIP 软电话可以使用任何设备上的音频输出和麦克风输入，但如果耳机专为拨打 IP 电话而设计，则整体通话质量会更好。Jabra 40 是适合希望转向 VoIP 的团队的优质入门级型号。
许多新的基于云的手机用户担心切换时会出现宕机。他们想，“我必须更换电话号码吗？我们的客户会无法联系到我们吗？”
但是，正如我们将探讨的那样，将您的号码转移到软电话服务是此过程有多么简单的另一个例子。
切换到软电话服务时转移号码
携号转网是一个涉及四方的过程：您、您当前的提供商、您的新提供商和网络运营商。
坏消息是您需要填写一些文件。好消息？您的新电话提供商将完成绝大多数繁重的工作。
您只需提供：
- 您当前电话提供商的名称
- 每个号码的账户所有者姓名
- 与每个号码关联的完整地址
- 每个号码的最后一张账单副本
- 如果您能提供每个号码的 CSR（客户服务记录），则此文档将包含大部分必要信息。这将大大加快这个过程。
从那里开始，与旧电话系统的所有交互都将由新的基于云的电话提供商处理。移植请求将与运营商（例如 Voxbone 或 Twilio）一起安排。这可确保您的号码正式有效且可访问。
请记住，虽然这个过程在很多方面都比较简单，但携号转网并不是即时的。必须至少提前八天向承运人提出要求。这个时间范围 – 加上收集必要的信息 – 意味着您应该为整个过渡安排至少两周的预算。
如何为您的企业选择合适的软电话提供商
有这么多的软电话提供商，试图只选择一个可能会让人感到困惑。不过，这个选择值得深思。尽管软电话具有多种功能，但一些提供商不会提供您需要的一切。他们还可能将您真正想要的功能隐藏在超出预算的昂贵会员计划背后。
在选择合适的软电话解决方案时，请问自己以下问题，以确保从一开始就是合作伙伴关系。
他们提供综合服务吗？
出色的软件电话服务是与其他软件和应用程序集成的服务。这并不是说您的软电话服务不会自行提高您的销售或支持运营技能。但是，通过打开集成之门，您可以将销售流程引向令人兴奋的新方向。
这可能是您作为技术堆栈的一部分已经拥有的软件和应用程序的问题。也可能是您的软电话提供商是朝着新的和改进的方向迈出的第一步。重要的是这是可能的。
想想您是否希望您的软电话提供商能够从 CRM 系统。或者，如果您专注于客户的购买历史记录，电子商务整合必不可少。在内部，您可能想要实现调用 录音和转录进入您的训练，甚至通过 分享快速更新团队消息 系统。
集成的世界是无限的，所以不要用无法集成的软电话服务限制您的可能性。
他们是我业务的真正合作伙伴吗？
在选择软电话提供商时，您需要询问他们是否能够成为您业务的真正合作伙伴。
这可以归结为软电话提供商提供的客户支持以及您和您的团队是否感到受到支持。这既是在入职过程中，也是在您使用系统时。
选择符合您的目标以及您打算如何使用该系统的软电话解决方案非常重要。这样，当您成长时，您仍然在表现。
也问问自己有关可扩展性的问题。可能您的软电话提供商从一开始就提供的电话线正是您所需要的，但将来呢？想象一下您希望您的业务发展到哪里，然后问问自己这个软电话提供商是否可以帮助您到达那里。
它与您的业务兼容吗？
我们可能会假设所有软件提供商都与现有技术兼容。然而，没有什么比与软电话提供商签署扩展计划却发现它不适用于您团队首选操作系统的一半更糟糕的了。Aircall 通过与所有主要操作系统和设备的兼容性帮助您避免这种情况，但并非所有提供商都这样做。
让您的团队进行一次快速投票，以了解他们使用的操作系统。从那里，您可以查看您想要的软电话提供商是否满足他们的需求。虽然设置可能没有复杂性，但为您的销售团队投入新设备却并非如此。
许多软电话提供商也提供免费试用。将这些作为您和您的团队亲身实践的机会，并确保它是正确的解决方案。
您要考虑的另一个因素是成本。可能是免费版本对您的团队来说就足够了，或者包含您需要的所有功能的价格计划超出了预算。询问您的团队，如果不决定什么值得付费，什么不值得，您绝对不能做什么。
你们的协议匹配吗？
虽然软电话大多很容易理解，但有一个细节方面需要您注意。这就是协议。
协议是数据在任何给定网络上的处理和传输方式。为确保可以进行对话，两个端点都需要使用相同的协议。尽管“协议”是 VoIP 的最后一个字母，但它实际上是传输语音和视频所需的几种协议的总称。
还在我们身边吗？好的。
在选择软电话解决方案时，您需要确保软电话协议与 VoIP 提供商的协议相同。
如果您选择了像 Aircall 这样的基于云的呼叫软件，那就高枕无忧了。您的软电话和 VoIP 提供商是一回事。但是，如果您选择了两个独立的提供商，则需要检查他们的协议是否匹配。否则，您将无法拨打电话。
您可以在 Aircall 的 VoIP 协议常见问题解答.
要详细了解您应该寻找的功能，请查看我们的综合指南。
与 Aircall 连接
切换到基于云的软电话似乎是一项艰巨的任务，尤其是在临时通知的情况下。但实际上，这是您将做出的最简单、最明智的决定之一。如果你对过程感到好奇，想了解更多，联系 Aircall 团队.
本文最初发布于 2020 年 5 月 5 日，并于 2022 年 5 月 16 日更新。