电话筛选：你需要知道的一切

最佳方案 / 作者： 管理员 / 2022年 11月 12日 2022年 11月 9日

什么是电话筛选?

来电筛选是以特定方式响应来电的过程，具体取决于来电者是谁。传统上，企业会让接待员负责筛选和转接电话。现在，您可以自动化该过程。

筛选电话的三个方面：

1. 识别来电者：来电显示识别来电者的姓名和电话号码。
2. 响应：您可以接受、拒绝、或者如果您使用共享号码，队友可以接听电话。
3. 将呼叫者连接到正确的团队成员或部门：如果您有人筛选所有来电（或者他们只是拨打与您公司关联的另一个号码），他们可以将呼叫转接给同事或特定团队。

无需转接所有电话，您可以设置自动话务员 (IVR).如果您遇到大量垃圾来电，robocalls 无法与电话菜单交互，有效筛选。

它易于设置，让您可以避免忽略重要的来电。

什么时候应该使用电话筛选?

除了自动忽略垃圾电话外，电话筛选还有助于确定电话的优先级并建立有效的工作流程。

作为一家企业，您可能希望鼓励潜在客户通过文本与您联系，以便您的团队在帮助现有客户时能够保持响应。

当有人打电话时，IVR 会询问他们是否是现有客户。IVR 会根据他们的反应路由呼叫 – 如果此人不是现有客户，IVR 可以将他们路由到一个特定的号码，该号码会转到语音信箱并鼓励他们通过短信联系。

您可以通过多种方式通过呼叫筛选来确定电话呼叫的优先级，包括 Google 智能助理（在 Google Pixel 手机上效果最好）等呼叫筛选服务或 iOS 上的内置呼叫筛选功能。

但是，它们不提供业务所需的其他功能。您最好的选择是使用像 OpenPhone 这样的商务电话系统。具有正确功能（例如，电话菜单、呼叫转移和呼叫阻止）的电话系统可简化筛选过程。

您还可以获得其他业务通信功能，以帮助改善客户体验和团队的工作效率。

在企业中寻找的 8 个关键功能电话系统

除了呼叫筛选功能外，还有其他功能可以帮助支持您的整体呼叫管理流程，并最终简化您团队的沟通。

1.分享号码

您的团队可以通过共享收件箱协同工作，使用合适的电话系统接听电话。如果您正在管理一个团队，您可以完全了解谁接听了特定电话，并且可以播放通话录音以根据需要提供指导。

2.电话菜单

电话菜单（或自动助理）是支持呼叫筛选的重要功能。它消除了垃圾邮件呼叫并帮助确定呼叫者的优先级，而无需手动操作。例如，当有人给您打电话时，电话菜单可能会要求他们拨 1 寻求支持，拨 2 请求演示，拨 3 与销售代表通话。如果您是销售经理，使用电话菜单筛选电话有助于确保您的团队接听最相关的电话。

3.呼叫转移

假设您意识到来电者需要在您接听电话后与您的队友通话。您可以将呼叫转接给您的队友，这样您的呼叫者就不必重拨。在适当的时候使用冷热呼叫转移也将帮助您改善客户体验。

4。屏蔽号码

您可以阻止来自特定号码的呼叫。如果一个顽固的电话推销员一直给您打电话，您可以屏蔽他们的号码以自动拒绝来电。通过屏蔽号码，您可以防止打扰并节省接听不相关电话的时间。

5.自动回复

您可以使用自动回复自动发送短信以确认来电者。例如，当您拒绝一个低优先级的电话时，OpenPhone 可以自动确认来电者并发一条短信询问他们您可以提供哪些帮助。这样，您就可以将不那么紧迫的对话转移到文本中。

6.请勿打扰

当您不想接听任何电话时，“请勿打扰”选项会有所帮助。“请勿打扰”不会接听或拒绝来电——它只会让电话静音，这样您就不会听到电话铃声。来电者仍然可以拨打电话并留下语音邮件。

7.语音邮件转录

语音邮件转录让您可以轻松浏览语音邮件消息，因此您不必花时间听每条消息。当您不在办公室时，您可以自动将语音邮件转录转发到任何电子邮件地址，这样您就不会错过语音邮件。

8.通话分析

OpenPhone 提供内置的 通话分析，实时显示未接来电的数量和通话量峰值。这些分析可帮助您做出有关管理团队时间的数据驱动决策。

如果您是律师或会计师，您可能需要分析信息来进行计费。例如，律师可以使用他们按小时收费的客户分析数据。

呼叫筛选最佳实践

来电筛选是一项很棒的功能。要充分利用它，请遵循以下提示，最终将重点放在更有影响力的工作上。

您发送给呼叫者的短信语音信箱

为您发送到语音信箱的来电者设置自动回复。当电话在语音信箱中结束时，OpenPhone 可以自动触发短信。

在短信中，询问来电者需要什么帮助，鼓励他们通过短信寻求帮助。这是双赢的做法：您不必在电话中回答所有问题，来电者的问题仍然可以获得答案。

阻止垃圾邮件来电者

收到机器人电话和垃圾电话？立即阻止他们。如果您无法确定电话是否是垃圾邮件，请在线搜索该号码，您可能会看到其他人也报告这些垃圾邮件号码。不必拒绝或在不知不觉中接听骚扰电话可以节省您的时间并让您专注于工作。

设置自动呼叫路由

如果您依赖来电显示，您可能会犯忽略重要电话的错误，这就是自动呼叫路由很有用的原因。

当有人打电话给您时，自动助理可以为呼叫者提供连接到相应部门的选项。该系统有助于将呼叫路由到正确的部门，因此您永远不会拒绝或忽略重要的呼叫。

整合您的 CRM 系统

导入您的联系人列表 或将 OpenPhone 与您的 CRM 集成，以便在他们呼叫时在 OpenPhone 中查看联系人姓名。这将使您更容易确定是应该接听还是拒绝来电。

与您的 CRM 集成还提供其他好处。例如，您可以组织客户和潜在客户的通信数据以提高转化率和客户体验。

OpenPhone 与 HubSpot 和 Salesforce。对于其他 CRM，您可以使用 OpenPhone 的 Zapier 集成在 OpenPhone 和您的 CRM 之间自动迁移数据。

使用线程协作屏蔽电话

Threads 让您可以评论客户的收件箱界面中的文本和电话。评论是内部的，客户看不到。

假设您拒绝了来电，因为您不是来电者通常的联系人。也许您只是很忙，需要您的同事给他们回电话。您无需起草完整的消息，只需对标记您同事的被拒电话发表评论即可。

专业提示：确保您的团队成员可以共享对标记他们的收件箱的访问权限。

设置您的拨出呼叫者 ID

需要回电吗？即使您安排了与他们交谈的时间，您也可以通过 设置来电显示。

如何使用 OpenPhone 屏蔽来电

OpenPhone 结合使用以下功能帮助您屏蔽电话：

• 电话筛选的电话菜单：首先创建电话菜单以设置自动电话筛选。电话菜单要求呼叫者按特定键连接到相应的部门——这有助于自动拒绝自动呼叫，因为他们无法导航 IVR 菜单。这会在部门之间分配您的来电流量，因此您可以避免接到不适合您的电话。
• 自动回复以鼓励来电者通过短信联系：设置自动-在您的 OpenPhone 帐户中回复。OpenPhone 允许您为未接来电、语音邮件和收到的短信设置单独的自动回复。在消息中，鼓励来电者通过短信联系。一旦您知道他们需要什么，您就可以让合适的人与您联系。
• 协作处理屏蔽电话的内部线程：当您屏蔽电话时，您可能需要一个队友来打电话来电者回来了。使用内部线程来标记您的同事是提供上下文的好方法，无需键入长电子邮件或发送长语音留言。

在 OpenPhone 移动应用上呼叫筛选如何工作？

一旦您设置了呼叫筛选，它就会应用于您使用 OpenPhone 的所有设备，包括适用于您的 iPhone 或 Android 手机的电话应用。

但是，对于手机，您还可以识别来电是商务电话还是私人电话，因为商务电话会显示在 OpenPhone 应用程序中。

如果您已导入 CRM 联系人或将 OpenPhone 与您的 CRM 集成，您还会看到来电者的姓名。

通过 OpenPhone 节省时间并为您的团队提供更多背景信息

OpenPhone 的功能远不止于呼叫筛选。以下是可以节省您和您的团队时间并帮助存储更多通信上下文的其他 OpenPhone 功能：

• 通话录音：通话录音 帮助队友重新访问以前的客户呼叫以获取更多上下文。例如，当您收到客户的短信，而客户的联系方式不在时，通话录音可以让您深入了解他们之前的互动。
• 预定消息：当您意识到您需要在下班后或在不同的时区回复某人？如果你延迟回应，你就有再次忘记的风险。OpenPhone 可让您安排短信时间，因此您永远不必担心什么时候 你会找到时间来回应。

• 片段：您可能会收到来自客户的许多重复问题。您可以使用代码片段，而不是每次都输入响应。片段 是允许您使用关键字快速响应的消息模板。例如，如果潜在客户经常请求演示，您可以创建一个片段来询问他们何时可以进行演示并将其命名为“Demo scheduler”。

OpenPhone: 最高效的来电筛选应用

OpenPhone 是适用于小型企业和初创公司的现代电话系统。使用 OpenPhone 设置呼叫筛选可以提高您的工作效率。想象一下，永远不必接听另一个您只说“你好”的电话。

OpenPhone 可让您设置电话菜单、自动回复文本，并提供内部协作工具来帮助您有效地筛选和管理电话。

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