我们早已不再需要打电话给技术人员来设置每部固定电话，或者花费数小时为整个团队的手机充电和激活。相反，设置一个使用互联网协议语音 (VoIP) 的小型企业电话系统) 比以往任何时候都容易。
VoIP 电话服务 让您可以通过互联网连接使用您的公司电话号码，因此您无需不需要任何物理电话线或电缆 — 或高级技术技能。
使用此分步指南让您的虚拟电话系统启动并运行。
/div>
如何设置小型企业电话系统
一旦您选择了要使用的VoIP 应用，您只需要一个互联网连接和兼容设备，例如计算机或移动设备（iOS 或 Android）。以下以 OpenPhone 为例，介绍如何通过 10 个简单步骤设置小型企业电话系统。
1.激活您的帐户
完成服务提供商的注册过程是设置商务电话服务的第一步。您通常需要提供您的联系信息和付款信息。在此过程中——或之后，在某些平台上——您还可以选择您的 公司电话号码。
当您注册 OpenPhone 时，您可以选择任何可用的美国、加拿大或 免费电话号码。本地号码可让您在所服务的市场中享有本地地位，而免费电话号码可确保北美许多地区的客户无需付费即可拨打您的电话（并且您无需为单独的免费电话计划付费）打开手机）。当您选择免费电话号码时，您甚至可以设置一个令人难忘的个性化号码（例如 400-FLOWERS）。
您还可以选择移植现有号码到您的 VoIP 电话服务。这个过程对于 OpenPhone 是免费的。您需要做的就是 在 OpenPhone 应用程序中提交您的移植请求，您的移植通常会在五到七个工作日或最多两周内完成在某些情况下。
一旦您使用 OpenPhone 设置了新电话号码或移植了您现有的号码，您就可以在美国和加拿大拨打免费的无限制电话和短信，并获得 可负担的国际电话和短信费率。
2.创建语音信箱问候语
专业语音信箱问候在您无法接听电话时派上用场商务电话。您的客户不会听到一般性的消息，而是会收到一条友好的消息，确认他们已经到达您的公司并且您会尽快给他们回电。如果您有多条公司电话线路，自定义问候语还可以帮助来电者区分不同的团队和团队成员。
OpenPhone 为 提供三个选项设置语音信箱问候语：
- 录制您自己的音频
- 上传现有的音频文件
- 使用文本到语音转换语音信箱脚本变成专业画外音
3.设置您的营业时间
如果您需要明确预期公司何时营业并可以接听电话，您可以在您的办公电话系统上设置营业时间。这样做时，请不要忘记仔细检查您是否选择了正确的时区。
一旦您在 OpenPhone 上设置了营业时间，您还可以选择创建离开语音信箱问候语，该问候语会自动播放给下班后拨打您号码的来电者。您可以使用此语音邮件消息让来电者知道您何时返回工作岗位。您还可以通过添加自动回复来设置对下班后来电者和发短信者的期望。
在您的正常工作时间内需要休息一下吗？您可以随时共享您的电话号码 这样您的团队成员就可以在您休假、开会或不在办公室时为您接听来电。
4.启用集成
当您完成有关如何设置基于云的小型企业电话系统的所有步骤后，您可以通过将手机与您最喜欢的业务工具集成来为您的团队节省大量时间。通过连接您的软件，您可以简化工作流程，而不是不断地从一个应用程序跳到另一个应用程序。
OpenPhone 可让您与许多不同的工具集成，包括：
- Gong，自动转录您的通话录音
- Slack，将短信、语音邮件和语音邮件转录转发到任何 Slack 频道
- 电子邮件，转发语音邮件到电子邮件
- HubSpot，与您的 CRM 实时同步联系人并记录客户互动
- Zapier，用于自动发送文本并将 OpenPhone 连接到更多应用程序，例如 Google 表格、Typeform 和 Calendly
5.指定您的拨出呼叫者 ID
大多数美国人 不要接听陌生号码的电话。设置来电显示可以帮助您通过拨出电话吸引更多客户，而不是直接转到语音信箱。
您的拨出呼叫者 ID（或 CNAM）最长可达 15 个字符，并且只能包含字母、数字、句点、逗号和空格。请记住，来电显示不适用于免费电话号码。此外，它们并不总是适用于加拿大号码，具体取决于您的呼叫接收者的运营商。
6.导入联系人
想通过快速点击拨打电话吗？将您的业务联系人导入您的 VoIP 电话解决方案。许多 VoIP 电话提供商允许您通过 准备并上传 CSV 文件，其中包含他们的姓名、联系信息和其他关键详细信息。您随时可以在 OpenPhone 上添加自定义字段，以便日后跟踪有关您客户的更多数据。
7.邀请您的团队
使用 VoIP 学习如何设置具有多个用户的小型企业电话系统非常简单。您可以通过向您的团队成员发送电子邮件邀请，将您的企业 VoIP 应用程序转变为多线电话系统——他们所要做的就是接受您的邀请，并在他们的手机、平板电脑或计算机上下载您提供商的应用程序。连接远程工作区从未如此简单。
每次您在 OpenPhone 上添加新的团队成员时，您都可以为他们分配一个全新的电话号码，或者让他们选择自己喜欢的号码 – 每个用户都可以免费获得一个。或者，您可以将它们分配给一个共享号码。共享号码允许您的团队成员协作处理电话和短信，因此您可以缩短响应时间并改善客户体验。
企业主和管理员可以为需要的特定电话号码启用国际电话。
OpenPhone 上的用户数量没有限制。您工作区中的每个用户都有一个电话号码。如果您需要额外的电话号码，只需支付 5 美元的月费即可获得更多。
8.开启自动录音
通话录音是一项有用的商务电话功能，可让您使用您的过去需要培训、质量保证、文档等。当您 打开自动录音，您可以确保您的电话系统记录每次通话 – 不再忘记在通话开始前点击录音按钮。
没有客户愿意处理没完没了的呼叫转接和重复的等待音乐，也没有团队成员愿意将宝贵的时间花在打给别人的电话上。许多云电话系统都提供呼叫路由功能，您可以设置这些功能来改进呼叫管理。
当您设置自动助理（或 IVR 系统）在 OpenPhone 上，电话菜单会问候您的客户并让他们选择他们需要帮助的内容——例如，拨“1”寻求客户支持或拨“2”寻求销售。您的虚拟接待员可以然后以六种不同的方式路由呼叫：
- 将呼叫转接到最初拨打的电话号码（它将响铃给有权访问该电话号码的每个人）
- 将呼叫转接至您组织中的 OpenPhone 号码
- 将呼叫转接到另一个美国或加拿大号码
- 将呼叫转接到共享电话号码的特定团队成员（仅限高级计划）
- 将呼叫转接到语音信箱（仅限高级计划）
- 播放音频消息（仅限高级计划）
10.寻找其他方法来简化您的沟通工作流程
弄清楚如何设置小型企业电话系统在每个 VoIP 平台上看起来都不一样。花点时间探索其他小型企业工具，它们可以帮助您简化商务沟通。以下是 OpenPhone 上的一些电话系统功能，可以使任何小型企业或初创公司受益：
- 片段：保存短信模板这样您就可以填空，而不必每天多次输入同一条消息。
- 预定短信：在正确的时区的正确时间安排短信或彩信。您始终可以添加条件“除非他们先发消息”，这会取消您预定的消息并将其保存为草稿。
- 点击通话：选择 OpenPhone 作为您的默认设置使用 调用应用程序在您的桌面应用程序上点击通话，以节省拨出电话的时间。
开始使用最佳小型企业电话系统 OpenPhone
既然您知道如何设置小型企业电话系统，您可以使用 OpenPhone 使用新电话号码在几分钟内启动并运行。
使用 OpenPhone，您在节省时间的同时不会损失通话质量或功能。您可以设置集成、自动化、呼叫者 ID，并且比安装团队启动和运行传统电话系统的速度更快。设置 VoIP 电话后，您可以使用 OpenPhone 的桌面、Web 或移动应用程序在任何设备上访问您的号码。注册免费试用 OpenPhone，几分钟内即可开始使用适用于小型企业的最佳 VoIP 电话系统。