如果您像 48% 的物业经理一样，您的 首要目标是增长。这仅比 45% 的同事表示效率是他们的首要任务高出几个百分点。
但是，当然，这两个重要的工作目标是直接联系在一起的，因为当经理们忙于手工旋转所有这些盘子时，他们无法减少职位空缺或将房产添加到他们的投资组合中。物业经理经常发现他们被大量的日常任务所困扰：为居民提供服务、检查维护情况以及处理下班后的紧急情况。
大惊喜：效率和增长很少是粘在手机上的结果。
但物业管理团队可以使用短信来组织和简化沟通，让住户满意，并更有效地联系公寓潜在客户。
本指南将分享您的团队通过短信为潜在和现有租户提供更好体验的主要方法。此外，您的团队可以轻松实施有关发短信的最佳实践。
发短信可以方便地随时进行通信，可以帮助您自动处理一些来回的业务，但物业经理必须遵守《电话消费者保护法》(TCPA)。首先，获得发送短信的书面许可，告知居民消息的频率、您的隐私政策以及如何选择加入和退出。您可以通过网站表格或实物文件获得许可。
不要忘记在每条短信中加入一条选择退出消息，例如：“要选择不接收我们的短信，请回复 STOP。”
接下来，考虑使用个性化的文本模板！使用居民的姓名也可以自动化且更真实。您可以在所有短信开头向可能不认识您电话号码的潜在客户介绍您自己。
以下是通过短信与居民有效沟通的一些关键方法：
当停水时，您的居民可能做的第一件事就是打电话——即使您通过电子邮件提醒他们。但是，如果您可以分享一条他们可能会在手机主屏幕上看到的消息呢？通过文本分享这些主要的社区更新，您可以帮助防止您的团队被愤怒的居民淹没。
看看 Prime Company 的例子，这是一家学生和多户住宅公司，自动向所有居民发送短信通知.
使用 OpenPhone 的 Zapier 集成，他们可以向居民发送自动文本以获取重要的社区公告。
示例：您好[住户]，我是[社区名称]的[员工姓名]，通知您由于管道破裂，我们不得不意外关闭水源。很抱歉给您带来不便。如果您有任何问题，请给我们发短信。要退出我们的短信，请回复 STOP。
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复制此示例文本和电子表格以填写您自己的联系人列表。然后启用下面的 Zap，您将能够在出现新问题时更改电子表格。
不仅仅是紧急情况需要向所有居民发送短信。当每个人都知道社区活动时，他们的出席率会更高，而且您不必打印和亲自递送传单，也不必希望没有人将它们从收发室的墙上全部拉下来。以下是您可以调整的示例：
示例： [社区]居民！提醒一下：本周六晚上 7:00 是 Netflix 狂欢之夜。来俱乐部会所亲自观看《怪奇物语》，或访问 Netflix.com/link 参加虚拟派对。要随时选择退出我们的文本，请回复停止。
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维护请求可以来自多个来源：电话、语音邮件、电子邮件或您网站上的表格。通过回复文本简化通信，因此您的所有请求都集中在 OpenPhone 中的一个位置。如果居民想在场，还可以很容易地包含一个日历链接来安排维护，从而消除来回安排的麻烦。
示例：我们正在安排您的请求。您可以单击此日历链接请求您可以在那里的时间，我们会跟进一个时间：bit.ly/xyz。否则，我们将在 48 小时内完成维修。要退出我们的短信，请回复 STOP。
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在 OpenPhone 中，您还可以在收到的文本上进行内部协作，因此物业经理可以联系维护人员、讨论问题并分担回复责任。这样可以更快地回复、更快地修复并让居民更快乐。
如果您发现许多新居民不知道您的在线支付门户，您可以安排定期提醒。您的团队可以通过门户链接向居民发送短信，并在租金宽限期结束时跟进。
示例：这是在 12 月 1 日到期的提醒。在 12 月 5 日之前支付 1,807 美元可以避免 15 美元的滞纳金。您可以通过 [link] 在线支付或通过支票支付在办公室。您也可以点击 bit.ly/xyz 来设置自动付款。如果您有任何问题，可以回拨或发短信给此号码。谢谢！如果您不想再收到我们的消息，请回复停止。
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虽然在提醒租户滞纳金方面存在一些争议，但如果您的租户面临罚款，您可以证明您的团队已尝试通过多种方式与他们沟通，以防发生争议。此处提醒您可以每月为迟到的人安排延迟支付租金，以帮助提醒居民。
示例：这是提醒您 12 月的 1,807 美元租金已逾期。请尽快付款。您可以通过在 12 月 15 日之前付款来避免滞纳金。如果您有任何问题或疑虑，请随时致电或发短信给此号码。谢谢！要选择不接收我们的短信，请回复 STOP。
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就像居民一样，如果您要给公寓社区的潜在租户甚至社区成员发短信，他们将需要在首次就物业与您联系或安排看房时通过表格选择加入此通讯。使用这些文本模板帮助提高酒店的入住率。
您知道吗，您可以通过设置 Zapier 活动来最大程度地减少未出现的情况，该活动会发送一条确认预定行程的自动短信？每当潜在租户通过 Calendly 与您的租赁团队安排时间时，他们都会自动收到一条短信。
示例：感谢您安排参观！您的约会已确认，您应该也收到了 Google 日历邀请。如果您需要取消此预约，只需通过此号码给我们发短信即可。我们很高兴重新安排时间，迫不及待地想见到你。如果您不想再收到我们的消息，请回复“停止”。
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MMS 照片或虚拟导览或视频链接可帮助准住户几乎立即看到房产，无需在导览中等待。但他们不可能通过电话分享。试试这个文本。
示例：欢迎来到[社区]！在此处虚拟浏览我们的社区：[链接]。要安排亲自观看，请单击此日历链接：bit.ly/xyz 如果您有任何其他问题，请致电或发短信给此号码。我很乐意提供帮助。要退出我们的短信，请回复 STOP。
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潜在租户可能不记得热水器的位置或主壁橱的面积是多少。通过包含您的平面图图像的后续 MMS 文本，确保他们记住重要的细节。
示例：感谢您浏览[社区]！我很高兴带你参观社区。这是我们讨论过的一居室公寓的平面图。要随时选择退出我们的文本，请回复停止。
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如果您想在与潜在租户会面后的特定时间排队发送此消息，您可以在 OpenPhone 中安排文本。
潜在租户可能没有意识到即将推出的租赁激励措施，也不知道这些交易何时结束。让他们与文本保持联系：
示例：想在 [Community Name] 游泳池旁度过夏天？然后查看我们的阵亡将士纪念日租赁活动。在 5 月 31 日之前开始租约，两居室租约可减免 1000 美元。有问题吗？只需发短信或给我回电话。我很乐意告诉你更多。如果您不想再收到我们的短信，请回复停止。
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通过向居民的移动设备发送短信联系他们可以提高工作效率，而且效果显着。为什么？因为平均打开率高达 98%，收件人平均在 90 秒内回复，而不是电子邮件通信的典型 90 分钟（发短信 回复率也比电子邮件高 7 倍以上）。
居民已经将SMS 和 MMS 短信融入他们的日常生活。但是通过短信进行交流还有其他好处，例如：
您的整个团队可以通过使用相同的电话和短信号码与现有和潜在居民更有效地沟通。您可以使用共享号码来确保您团队中需要访问现场电话和短信的任何人都可以，并帮助确保他们不会为了工作而泄露个人电话号码。
对于您所在社区的居民，他们也更有可能从熟悉的号码中识别出文字。
你不需要担心由于您的团队需要跟进居民和潜在客户，因此您的总办公室电话占线。使用 OpenPhone，多个队友可以同时进行不同的通话。
住户不知道您什么时候没空，您可以通过共享自动回复来帮助避免来电者感到沮丧，该回复会在他们发短信时告知他们接下来会发生什么。这是在工作时间使用的示例：
示例：感谢您致电[社区]。对不起，我错过了你的电话。我会尽快给你回电话。也请随时回复此短信，我会给您回短信。谢谢！
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下班后，试试这个外出自动回复：
示例：感谢您致电[社区]。我们的办公时间为周一至周五上午 9 点至下午 6 点，周末为上午 10 点至下午 4 点。如果您有维修紧急情况，请拨打 [号码]。如果您有兴趣参观这个社区或有任何其他问题，请随时回复本文。谢谢，祝你有美好的一天！
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共享号码可以交给助理或稍后轮班的工人。在小型办公室中，自动回复会在紧急情况下为居民提供下班后的电话号码。这样，您实际上可以放松。
将任务分配给您的团队
通过在特定对话中提及它们。
创建片段来自上面的任何示例文本以节省时间。然后与您的团队分享这些片段，以确保他们也可以访问。
给潜在租户和现有租户发短信可以提高您的效率，同时改善他们的体验。您将比以往更轻松地缩短响应时间、提高响应率并保持联系。这一切都减少了居民和物业经理的挫败感。
开始通过文本与居民和潜在客户沟通。注册一个免费的 7 天试用，亲自测试 OpenPhone 中的短信和通话功能。
