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什么是自动助理？
您以前在向企业求助时可能听说过“按 1 呼叫客户服务或说出您希望联系的部门的名称”。这是通过自动话务员（自动话务员）完成的，该话务员无需通过接待员即可将呼叫者转接至适当的接听者。
自动助理也可以称为数字接待员或虚拟接待员。通过使用自动助理，您可以确保您的客户和潜在客户与贵公司的合适人员取得联系。
虽然听起来很复杂，但设置自动助理非常简单。
在这篇文章中，我们将介绍自动助理和电话菜单的工作原理、使用自动助理的好处，以及如何为您的企业配备自动助理。
自动助理系统的工作原理
当客户致电企业时，他们会收到一条自动消息，指示他们通过拨号盘或语音响应进行交互。然后，客户将被路由到他们希望与之交谈的部门。
例如，当您致电 Comcast 时，您有多种选择，包括计费、技术支持。按 1 寻求客户支持（或说客户支持），您的电话将转接到客户支持团队。
自动总机与 IVR（交互式语音响应）
自动助理比 IVR 系统简单得多。自动助理专注于呼叫路由，而 IVR 提供更高级的功能和自动化。如果合适，自动助理还会播放保持/连接音乐。
最终，IVR 是自动助理的更高级版本。IVR 系统更侧重于自动化客户服务和销售任务。
例如，如果您致电您的有线电视公司，您可以通过输入您的银行帐户信息通过电话付款。或者您可能会接到后续电话，调查您的互动进行得如何。IVR 可以获取来电显示信息并将其与其他存储的信息集成。
您可能遇到的另一个例子是快递公司/服务。当您打电话检查您的送货情况时，自动系统会询问您打电话的原因是否是当天晚些时候安排的送货。这就是使用 IVR 系统的力量。
主要自动助理功能
查找自动助理服务时，请留意以下功能：
问候语
为您的自动助理录制问候语（例如“感谢您致电 ABC Contracting！对于销售，请按 1 或 s销售，对于支持，请按 2 或说支持”）。您可以将现有的问候语上传到 OpenPhone 或通过 OpenPhone 网络应用程序录制。
OpenPhone 等一些服务支持文本到语音的翻译。因此，您只需输入想要的问候语，OpenPhone 就会为您制作专业的录音。
电话菜单对于自动助理的工作至关重要。您最多可以有 9 个选项——从 1 到 9。客户还可以使用语音命令来浏览电话菜单！因此，他们无需输入 2 表示支持，只需说“支持”即可。
发短信
消费者喜欢能够向商家发送短信，您敢打赌，很多人会尝试向您的商家电话号码发送短信。
大多数电话系统不支持向配置了自动助理的电话号码发送短信。
OpenPhone 可以。当有人向电话号码发送短信时，列为该号码成员的每个人都会收到短信。因此，如果只有 1 个人，则该人将收到所有文本。如果该号码分配给多人，这些人将能够通过路由电话号码发短信和打电话。
拨出电话
会员可以通过“IVR/路由号码”拨打电话吗？如果他们可以访问该号码，他们就可以。如果他们只是通过菜单选项接听电话，他们将无法使用来电显示上的路由号码拨出电话。
自动助理的好处
自动助理看似简单，但它们为小型企业和初创企业提供了许多好处。通过使用自动助理，您可以降低成本并更有效地扩展您的团队。
降低运营成本
使用自动助理，您无需聘请接线员来转接电话。由于呼叫路由是通过自动助理完成的，因此您可以为其他团队雇用劳动力。
始终“开启”
自动助理系统的一个好处是其 24/7 可用性。客户可以随时致电您的公司，即使是在节假日或非营业时间。
由于自动助理可以随时转接电话，因此您无需雇用多人来全天 24 小时服务。
呼叫路由
自动助理的主要重点是帮助进行呼叫路由。因此，自动话务员不会让您的一名员工“猜测”哪个部门是正确的，而是将呼叫路由到他们希望与之交谈的部门。这有助于确定呼叫的优先级并提高客户服务效率并减少对接待员的需求。
让您的公司看起来更大
初创公司和小型企业通常使用自动助理来使他们的企业看起来比实际规模更大。即使您只有一两个团队成员处理支持，您也可以使用自动总机系统来正确路由呼叫，并向您的客户展示贵公司真正的专业程度。
自动话务员脚本
以下是一些可用于自动话务员系统的脚本示例。这些也称为自定义问候语：
- “感谢您致电 [Company Name]。按 1 获取客户支持，按 2 获取销售，按 3 获取账单，按 4 获取营业时间。其他查询请按 0。”
- “您好。为了更好地为您服务，请按您想联系的部门的电话号码。1 表示销售，2 表示客户支持，3 表示技术支持，或者按 0 再次听到这些选项。”
- “感谢您致电我们！我们很乐意将您引导至正确的部门。请说出您想联系的部门名称。您可以对客户服务说“支持”，或对我们的销售团队说“销售”。
使用 OpenPhone 设置自动助理
如果您的企业需要自动助理，请考虑使用 OpenPhone 的自动助理功能。
使用 OpenPhone，您可以在全球范围内无限拨打电话，以帮助支持您的客户、团队成员和客户。OpenPhone IVR 适用于 iOS、Android、Mac、Windows 和 Web 应用程序。您可以直接通过桌面或 Web 应用程序界面进行设置。
OpenPhone 拥有自动话务员系统所需的一切：
- 免费电话和本地号码
- 通话和短信
- 自动通话录音
- 在美国和国际上工作
- 清晰的音频质量
- 工作时间
- 多个电话号码绑定到一个帐户
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