为什么电话客户服务如此重要?因为尽管电子邮件、短信和社交媒体兴起，但客户主要通过电话进行交流——尤其是当他们想要解决问题或回答问题时。作为企业主，您希望帮助客户快速度过余下的一天，感到满意。因此，细心的电话代表必须亲自与客户联系。这会带来更快乐的客户和更高的工作士气。
如何通过电话与客户联系：
1。快速接听电话
确保您的现场代表或虚拟接待员在第四次响铃前接听每个电话。这会让您的客户感到自己很重要。
2。限制等待时间
没有人愿意等待别人帮助他们。制定一项等待时间更短的公司政策，您的代表会感到紧迫感。提供在线或回电解决方案，而不是让客户等待。更短的等待时间可以减少客户和电话代表的挫败感。这可能意味着更多的员工或与呼叫中心的第三方合同，但积极的评论和回头客是值得的。
3。第一时间搞定
打电话给客户服务时，最令人恼火的经历之一是不得不一遍又一遍地解释事情。因为电话代表没有倾听或犯了一个容易避免的错误而被重新安排是令人沮丧的。训练有素的代表应该倾听、做笔记，并确保他们在转移客户时亲自向其他部门解释情况。
4。微笑
客户可以听到电话代表的微笑或皱眉。微笑转化为更友好的语气，很容易接受。更友好的氛围让客户感觉他们真的得到了帮助。
5。个性化
有效的闲聊通常意味着愤怒或满意的客户之间的区别。鼓励您的代表与他们交谈的每个人培养个人关系。
例如：
顾客：“我想在出发前解决这个问题。”
代表：“我完全理解并很乐意为此工作。你要去好玩的地方吗？”
顾客：“我从芝加哥打电话。”
代表：“哦，芝加哥的夏天真漂亮。”
客户：“我希望你能调查一下并提供帮助。”
代表：“当然。我现在正在查找。计算机正在加载时，这可能需要一些时间。..你今天过得怎么样？”
表现出同理心或满足客户热情的友好代表在通过电话联系时总是会做得更好。
6。听
与客户交谈时，销售代表应全程在场。提供专业的氛围，让您的代表充分关注每一位来电者。这包括提出澄清问题、做笔记以及在整个对话过程中使用客户的姓名。
7.保持乐观
如果您的代表态度很好，这种能量就会具有传染性。使用肯定性语言是朝这个方向迈出的一大步。
例如：
-
- “谢谢您久等了”而不是“抱歉久等了”。
- “感谢您的耐心等待”而不是“我知道这很令人沮丧。”
- “这是一个可能有用的解决方案”比“很抱歉，我们无能为力”更有效。
8.专注于解决方案
作为企业主，首先要设法帮助每一位客户。您的公司不会适合每个人，但每个客户挂断电话时都会觉得您的电话代表已全力以赴。这有助于进一步提升您品牌的良好声誉。
9.承诺不足和交付过多
如果您的代表需要研究某个问题但无法立即提供解决方案，请确保他们向客户解释清楚。告诉来电者在等待回电时会发生什么是至关重要的。他们想知道正在做什么以及何时可以得到答复。如果您的代表告诉他们期待在营业时间结束前回电，请将其作为公司惯例。关闭前几个小时甚至更好。沟通过程中的每一步可以帮助客户感觉自己是重中之重。它还可以建立信任。
10。每次都跟进
无论如何，请务必在每次通话后向每位客户发送电子邮件或短信。征求他们对通话进行情况的反馈。或者只是提醒他们很高兴提供帮助。这让他们知道他们的满意是您的目标。您的客户会感到感激。
每次通话都是一次学习机会
作为企业主，您可以从每次与客户的互动中学到一些东西。这是跟进如此重要的另一个原因。采取积极措施强化您的电话代表做对的事情，并纠正他们做错的地方。这应该是新员工入职和培训的一部分。
请记住，许多来电者一开始都不高兴。他们感到困惑或不满意。这就是他们首先打电话的原因。训练有素的电话代表可以通过电话与客户联系并扭转坏心情。此更改将使您的整个团队受益。
在 ROI Call Center Solutions，我们帮助企业主学习如何通过电话与客户联系等等。让我们今天来帮助您！