如何选择商务电话系统

许多负责升级企业电话系统的专业人员没有通信技术背景，甚至可能不知道从哪里开始。该行业存在很多混乱，可能需要进行大量研究才能弄清楚您可能需要什么。

为了帮助任何负责改进其业务电话系统的人，我们开发了本指南以简化流程。

什么是商务电话系统？

开始时，让我们定义“商务电话系统”的含义。商务电话系统是一个电话系统，这些电话系统相互连接并提供以下功能：有人刚刚在办公室安装了一系列电话。这些功能可能包括电话会议、呼叫转移、转接和呼叫统计报告。当今的许多系统（包括 VoIP 系统）都使用互联网而不是传统电话线进行呼叫。

电话系统的主要类型有哪些？

100 多年来，如果您想从办公室拨打或接听电话，固定电话可能是您唯一的选择。这是连接世界各地家庭和企业的技术。使用固定电话时，需要有人亲自接听电话才能使用。它没有太多的灵活性。多年来，这一直是客户对企业或服务提供商的期望，也是交付的内容。

但在 1990 年代，开始对替代技术进行投资，包括互联网和手机。这些新技术为要传输的通信创建了新的连接，为企业提供了更多选择来找到实现其目标的最佳系统。VoIP（VoIP 或 Voice over IP，意味着电话交谈通过计算机网络传输，而不是旧的固定电话线）系统允许用户从几乎任何地方拨打或接听电话，只要有互联网连接。这种灵活性和机动性使企业能够更轻松地提供客户所需的服务和支持。

如今，商务电话系统通常是内部部署 (PBX) 或云托管系统。任何一个都可以启用 VoIP。

PBX 系统（内部部署）

PBX 通常需要对设备进行资本投资——CPU 和电话。在典型的 PBX 模型中，您可能会预先支付 PBX 设备的费用，然后定期支付支持费用。

PBX 需要与外界相连。这种连接通常由您熟悉的电话公司提供。因此，您不仅需要从供应商处购买电话系统和支持，还需要购买连接。

但是，您现在可以购买通过 Internet 传输的连接，因此您不需要电话线与外界相连。公司（如 DiRAD）出售这种连接性。它被称为 SIP 中继。SIP 代表会话发起协议。这是 VoIP 标准。SIP 的优点在于您无需提前购买容量、单独的电话线或与大型运营商签订合同。SIP 中继往往比有线连接便宜得多。许多公司已经转向 SIP 中继，因此他们正在为旧的 PBX 提供新的 VoIP 线路。

云托管系统

云系统越来越成为标准，但仍有 80% 或更多的市场使用旧的 PBX 技术。

云托管系统以订阅模式运行。您每月为使用付费。通常，它是按固定费率向每个用户收费的。一些公司还按分钟收费，而其他公司（如 DiRAD）则不收费。大多数云托管系统不收取安装费用，但有些公司会收取象征性的安装费用（DiRAD 不收取费用）。

您可能还会听到“全渠道通信”一词。具有全渠道通信的电话系统使使用手机运营的公司能够应对责任制和客户体验一致性的新挑战。DiRAD 的电话系统允许您将呼叫发送到手机，但保留标准电话系统的统一客户体验。

那么你从哪里开始呢？

现在您已经更加熟悉商务电话系统包含的内容以及不同类型的系统，是时候开始盘点您目前拥有的系统（如果有）以及您需要新系统的什么。

您当前的设置是什么？

您是一家投资于全新设计的新办公室的初创公司吗？您要开设一个不必连接到现有位置的办公室吗？如果是这样，您对系统的选择是完全开放的。

但是，如果您要升级现有办公室，或开设需要与现有地点无缝集成的新办公室，您将需要评估当前的设置。要弄清楚构建当前系统或朝不同的方向前进是否最有意义，要问的一些问题包括：

• 当前使用的设备是否满足业务需求？
• 设备是否完好？
• 是否使用传统固定电话或是否有 VoIP 连接？
• 需要进行哪些升级才能摆脱传统电话线？
• 建筑物有什么类型的互联网连接？

如果您目前设置了固定电话，从经济角度来说，建立它可能是有意义的。但是，如果您是从头开始，或者如果您有 VoIP 设置，那么使用 VoIP 很可能是有意义的。VoIP 系统的短期和长期投资可能会更少，而且构建起来更加灵活。

您的电话系统需要什么？

当您开始为您的企业寻找新的电话系统时，请确保您了解您的电话系统需要什么。无论您是小型企业还是大型企业，这一点都适用。了解您的公司离不开系统的哪些功能，以及您当前的系统似乎缺少什么。如果您清楚地了解自己希望从新系统中获得什么，那么在与通信解决方案提供商交谈时，您会更容易找出最适合您的业务的选项。

他们最初会问的一些问题是：

1. 系统上会有多少用户？
2. 您是否担心无法回答客户的下班后访问问题？
3. 您是否拥有或想要使用远程工作人员？

如果您能够提供这些答案，他们将能够开始构建一个框架，以便为您的业务提供一个好的解决方案。

哪些电话系统功能对大多数企业有影响

不确定您的电话系统真正需要什么？不用担心。通信解决方案提供商（如 DiRAD）的专业人员可以帮助您解决这个问题。但随着时间的推移，我们发现许多企业在考虑其系统时都考虑了相同的功能：

1. 就产品本身而言，他们正在寻找：
   1. 易于管理的解决方案
   2. 网络界面
   3. 录音功能
   4. 易于设置话务员
   5. 基于 Web 的用户管理（管理问候语、OOF、语音邮件）
   6. 对短信和其他功能的板载支持
   7. 无限制的本地和长途电话，每月固定费用
2. 企业希望从其通信解决方案提供商处获得哪些服务：
   1. 现场服务和安装
   2. 协调所有其他供应商和技术
   3. 即时上线
   4. 亲力亲为的供应商
3. 持续支持：
   1. 了解客户的紧迫性并尽快做出响应的员工
   2. 了解客户系统的员工
   3. 不管他们有多小，都被当作最大的对待

请记住，虽然电话系统本身不会成为您业务的收入中心，但设计良好的系统可以帮助您留住客户、保持员工诚实并降低总体成本。

与通信解决方案提供商预约

在更好地了解您可以从新电话系统获得什么以及您希望从中获得什么的具体细节后，现在是时候与专业人士交谈了。预约开始讨论您的业务和您的通信系统需求。计划在第一次通话中花费一到两个小时。回答您的所有问题很重要，对提供者回答他们的所有问题同样重要。

除了确保他们了解您的电话系统所需的功能外，您可能希望在此过程的早期提出一些问题：

1. 我们没有 IT 人员。您的技术人员会来我们的位置向我们展示系统的工作原理吗？（DiRAD 的技术人员会到您的位置对您进行培训）
2. 我没有时间处理更换供应商的所有细节。你能处理所有后勤工作，比如转移我的电话号码和帮我取消服务吗？（DiRAD 会处理一切）
3. 我必须签合同吗？（不适用于 DiRAD）
4. 没有经验的用户可以管理这个系统吗？还是我们总是需要打电话给您？（DiRAD 的管理界面很简单，我们会培训您，但您可以随时给我们打电话或发短信）
5. 每次我们要求更改我们的系统时，您都会向我们收费吗？（不在 DiRAD）
6. 你会检查我的计算机网络并确保我的系统可以正常工作吗？（DiRAD 会，如果它需要补救，我们也可以收取象征性的费用来完成这项工作）
7. 您设置解决方案的费用是多少？（DiRAD 不收取任何设置费用）

不要羞于提出任何问题。这使您在选择提供商时可以做出更明智的选择。您要确保选择一个您信任的可靠合作伙伴，在他们指导您完成决策过程及其他过程时，他们会牢记您的最大利益。随时询问建议并跟进。与他们推荐的企业交谈，并询问与通信提供商定期合作的感觉。它是否符合您希望与合作伙伴一起工作的方式？谈话是否让您感觉更自在或提出更多问题？

仍然不确定从哪里开始？给 DiRAD 打电话。我们是统一通信系统行业的专家，35年多来始终秉承一个信条：客户至上，其他一切自理。我们将与您合作，确保您找到适合您情况的商务电话系统。