远程团队沟通——如何在远程工作环境中轻松进行团队沟通

员工是远程工作的粉丝

77% 的远程工作者声称在以下情况下工作效率更高他们在家工作。此外，74% 的员工表示在家工作的可能性会使他们不太可能离开一家公司。进一步的研究表明，99% 的人不会在他们余下的职业生涯中，至少会拒绝部分时间远程工作的机会。

并非一切都像看起来那么完美

在与远程工作相关的问题中，人们表示感到孤独，无法轻松沟通，工作与私人生活分离。

既然您已经意识到对远程工作的需求不断增长，以及远程工作的优势和主要劣势，那么让我们来看看 6 项关键策略，它们将极大地改善您与远程员工合作的体验。

#1 投资正确的工具

首先，成功的关键是投资正确的工具。没有他们，您可能会忘记与远程团队的良好合作。为什么？让我们这样说吧。您如何想象在没有任何视频或音频会议工具的情况下与您的团队成员交谈？或者，更好的是，如果没有专门的空间供他们轻松跟踪和访问，您如何期望您的团队及时了解所有截止日期？用于所有这些必要任务的各种工具可以使沟通更快、更轻松、更高效。您将需要：

团队聊天工具

在您的远程团队中有一个可以交谈、分享想法、讨论主题和交换意见的地方是绝对必要的。确保您团队中的每个人都熟悉或将要熟悉该工具，以便每个人都能充分发挥其潜力，确保最有效和最有成效的协作。

Slack 或 Google Chat 让您可以通过访问中央空间来保持井然有序和专注用于对话、工具、人员和文件。Slack 不仅允许您在您的工作空间内进行协作和交流，还可以与您合作的其他外部公司进行协作和交流。创建房间和群组，或与您的团队成员单独聊天。要获得无限的文件、照片和视频存储空间，请使用 Facebook Workplace 或稍微不太受欢迎的 Rocket.Chat。实现成功的策略取决于您，但可以肯定的是——像这样的工具非常有用。

客户沟通工具

与您的团队成员沟通是一回事，但也不能忘记与您的客户沟通。在制定强大而健康的远程团队沟通策略的过程中，两者同样重要。专门用于客户沟通的此类工具之一是呼叫中心。

拥有呼叫中心解决方案可以让您以流畅清晰的方式分配每个团队成员的职责。一个好的呼叫中心工具应该具有允许呼叫排队和录音、内部呼叫和分机等操作的功能。此外，在远程工作时，通常与来自不同国家/地区的人员一起工作，提供国际通话功能、号码移植（将任何电话号码连接到软件）和免费电话号码都是绝对必备的。

其他能让您的客户沟通难忘且有价值的功能包括语音信箱、个性化问候语和音乐，并允许客户选择他们喜欢的代理进行通话。如果您觉得所有这些解决方案都会对您的业务做出积极贡献，那么您可能希望查看 CloudTalk，提供上述所有内容，甚至更多！

项目管理工具

什么是没有专用空间的有效协作 管理您的项目以便您可以在工作中保持井井有条？管理人员经常需要同时处理多个项目。当您将在不同时区远程工作的员工加入组合时，几乎可以肯定会出现混乱和混乱。

工具，如Asana 帮助您更好地协作、改进计划和日程安排、更轻松地与新成员整合、有效降低风险等等。您可以告别为了让一切井井有条而创建数十个子组、聊天和文件。有了一个好的项目管理工具，您将把所有东西都集中在一个地方，而不必担心出现问题。

以类似的方式，另一个名为 Monday 的项目管理工具可让您跟踪您的项目进度，有效分配资源，甚至创建“待办事项”列表。如果这还不够，您可能需要查看其他一些强烈推荐的工具，例如 SmartSheet 或 TeamHood。他们可以确定一件事——不再为混乱的工作环境感到压力。

视频通话

有时，无论您喜不喜欢，您都无法面对面地讨论项目或想法以衡量某人的真实反应。这时候视频通话工具就派上用场了。视频通话的优势不胜枚举，尤其是当您在远程工作时。

首先，视频通话为您打开了实现远程工作的大门。如果没有视频通话，将很难与您的团队进行交流。来自 Microsoft 显示，62% 的高管同意视频会议显着提高了沟通质量。相比之下，发短信和发送电子邮件非常耗时。

一般来说，人们可以说 每分钟 100 到 130 个单词并且只写 37 到 44。这就是为什么需要视频通话工具的原因。为此类呼叫设计的最受欢迎的工具之一当然是 Zoom，它经历了激增2020 年 3 月大流行开始时的需求。如果您不喜欢 Zoom，那么还有很多其他选项可供选择，例如 Skype，Google Meet，ClickMeeting，以及LifeSize。清单还在继续！

#2 为您的团队设定指导方针– 他们也需要它们！

如果您不需要帮助，您现在就不会阅读这篇文章，对吧？那么，您的团队成员可能也需要帮助。确保您清楚地制定了您的工作指南。您应该确定哪个频道用于哪种类型的通信，以免有人感到困惑。毕竟，您不想花费额外的时间来搜索一些原本应该发送到其他地方的信息。在你的同事中保持这种清晰度绝对对每个人都有利。这样做的例子包括：

• 在项目合作的一开始就建立一些关于沟通渠道的基本规则，并解释它们将如何使你们的合作更轻松、更有效！
• 在与团队的每周进度追赶中提及这些规则，以确保每个人都记得它们。
• 保持一切井井有条，清晰明了，能够在合作期间区分严格的工作和一些有趣的时间，并确保您的团队意识到这种区别。

#3 过度沟通非常受欢迎

以类似的方式，你应该确保每个人都明白他们的工作是什么，这样就不会犯不必要的错误。约翰·鲍威尔 (John Powell) 曾经说过，“沟通为从事沟通工作的人服务”。当我们写作时，由于消息的非语言性质，很多我们可能希望交流的内容可能会丢失。

对于没有机会面对面交谈的团队和员工，过度沟通总是比沟通不足更好。它可以是小到仔细检查某人是否收到了您发送给他们的电子邮件，或者询问他们是否记得您在团队协作日历工具中发布的截止日期。这些小动作不会造成伤害，也不会花费太多时间，但它们会提高您作为团队/企业的效率。

#4 习惯异步通信

异步通信发生在两个（或更多）人相互通信而无需在同一时间出现的情况下。这种类型的沟通可以通过各种渠道进行，例如电子邮件、Asana，或 Microsoft Teams。

起初，这可能会很困难，尤其是当您有一些时间紧迫的项目正在进行时，但要继续努力。在这种情况下，易于理解是非常有用的。试着留意那些住在不同时区的同事，以及那些与家人共享家庭办公室的人。需要准备的事情包括接受较慢的回复，以及由于时差而在您睡觉时完全在办公时间以外发送的消息。

#5 安排会议时考虑到每个人

请记住，在安排与团队的会议时，时差也是一个关键因素。您应该考虑到他们可能住在不同的地方，因此找到完美的时间和日期可能具有挑战性。

不过不要放弃。

解决这个问题并鼓励其他人做出贡献。找到最佳解决方案并确保每个人都能按时完成。毕竟，远程团队中良好沟通的关键是确保每个人都保持联系和参与。确保每个人都参与所有计划也将是其他团队成员受到重视和赞赏的标志。

#6 记录（一些）会议

最后但同样重要的是，记录您的会议！如上所述，您的一些团队成员可能会发现很难准时参加您的会议。造成这种情况的原因可能包括个人事务、最后一刻的紧急情况，甚至是像设备和连接问题这样简单的问题。这就是为什么您应该始终准备好防止同事错过您的演示文稿或小组会议。

使用能够记录会议的工具可以让您的生活更安全。它可以像基本的屏幕录制软件一样简单。不过，要点很明确——你不想丢下任何人。下次有人错过您的在线会议时请记住这一点。

摘要

简而言之，本文为您提供了最重要的技巧，以确保远程团队沟通顺畅无阻。你应该记住的是：

• 一定要投资正确的工具
• 互相帮助并尝试设身处地为他人着想
• 尝试想办法避免将来出现问题，并将这些解决方案纳入您的工作流程

最后但同样重要的是，不要害怕远程工作！听起来比实际复杂得多。有了正确的工具集和积极的态度，您很快就会成为远程工作的高手。如果您正在寻找一款适合您的远程团队和全球客户的工具，请务必查看 CloudTalk.io!