2022 年，远程工作的人数与日俱增。到 2025 年，美国远程工作的人数预计将3620 万。与大流行前时代相比，87% 的增长幅度惊人。
难怪远程工作如此受欢迎：花在通勤上的时间更少，能够在任何地方工作并在全球范围内招聘。有什么不喜欢的？
但是，它也带来了一系列挑战。对远程团队负责在很多方面都不同于在办公室管理人员。
今天，我们将向您展示一些在远程环境中管理团队的最佳实践。让我们开始吧。
管理远程团队的最大挑战
您会听到很多对远程工作的赞美，但也有一些缺点。
作为一家公司，您可能面临的挑战取决于许多方面，例如：
- 您的远程工作模式（完全远程或混合）
- 您员工的位置（同一城市/国家/时区或分布在世界各地)
- 贵公司的规模和结构
- 公司是否有定期会议或务虚会
- 您使用的工具
- 您销售的产品或服务的类型
- 您与客户的互动类型
虽然这是一个非常详尽的清单，但总的来说，每个远程公司在某个时候可能会遇到的主要挑战只有几个：
缺乏适当的沟通 – 70% 和 93% 的交流是非语言的。当您与同事不在同一个房间时，您可能会错过一些主要的沟通线索。
监控员工绩效– 当您看不到员工时，要确保他们确实在做他们的工作会更加困难。但是，通过适当的项目管理工具和正确的流程，您可以更轻松地管理人员。
适当的职业发展– 根据研究，远程员工获得晋升的可能性较小，尽管他们的晋升率高达 15%比他们在办公室的同事更有效率。
文化差异——来自世界各地的人们以不同的方式交流和工作，这在远程环境中可能不太明显，因为您与同事互动的时间较少。这可能会导致沟通不畅。
时区– 偏远地区的公司通常雇用来自全球各地的员工。这意味着两名员工有时可能在各自的时区相隔几个小时，因此安排团队和客户会议可能会变得复杂。避免这种情况的一种方法是组建更小的团队，所有团队都在一个时区工作，例如菲律宾的客户支持团队。
但这也不全是负面的。让我们看看远程工作的一些更好的方面。
拥有远程团队的优势
即使疫情放缓，许多公司仍在继续远程办公。优势不言自明：
灵活的时间表——根据Buffer 的远程工作状态，67% 的远程员工喜欢这种模式，因为它让他们可以更自由地安排工作时间。
在任何地方工作——根据同一项研究，62% 的参与者表示他们很高兴能够根据自己的喜好选择工作地点。
无需通勤——美国的普通员工为 每天 28 分钟 单程。通过远程工作，每周节省将近 5 小时时间。
更多钱——如果您在家工作，则无需支付汽油费、公共交通费或当地餐厅/外卖店的食物费。
更高的工作效率——尽管有一些例外，但大多数远程员工的工作效率都高于他们在办公室的同事。由于减少了办公室同事的干扰并节省了时间，远程工作通常更容易。
利用全球人才库——您不再需要在当地雇用某个人来填补某个职位，即使他们不是您理想的下一位雇员。通过远程工作，您可以成功地从全球招聘。
如您所见，远程工作对雇主和雇员都有很多好处。
现在让我们来解决一个重大挑战 – 如何成功地管理远程团队以保持较高的工作效率和员工满意度？
#1 使用正确的工具
尝试使用传统办公解决方案在世界任何地方工作通常会降低工作效率。幸运的是，远程工作已经陪伴了我们足够长的时间，所以现在我们有各种各样的工具可以让它变得更容易。
内部沟通——确保使用可靠的内部聊天工具，例如 Slack 或 Microsoft Teams。它们不仅让您写消息，还可以共享文件，添加视频和音频剪辑，与您使用的其他应用集成，等等。
用于外部沟通 – 投资优秀的呼叫中心软件，例如 云谈。借助 VoIP 技术，您可以在世界任何地方使用任何设备拨打和接听电话。不仅如此，您还将拥有许多有用的功能和工具，例如呼叫转移、IVR、回调、与 CRM 工具的集成，等等。
项目管理 – Asana、ClickUp、Jira、Trello 和 Wrike 只是管理项目和处理工作量的众多绝佳选择中的一部分。花点时间选择最能满足您要求的解决方案。项目管理工具可让管理人员始终了解最新情况 – 他们知道谁在做什么，因此无需召开那么多会议，而且微观管理肯定更少。
针对特定任务 – 有很多工具可以让您轻松地远程完成工作。例如，设计人员可以使用 Invision 或 Figma 在世界任何地方一起构建页面，就像在公共办公室一样。
简而言之，进行研究并有目的地选择可通过消除障碍并让您在云端协作来促进远程工作的应用程序。此外，在构建远程技术堆栈时，请记住让您的员工发表意见。
毕竟，您的团队每天都会使用其中一些工具。虽然您可能无法满足他们的所有偏好，但在最终决定购买和使用哪些工具时，您应该考虑他们的反馈。
#2 依赖异步通信
与分布在全球各地的团队合作可能是一项挑战。在办公室环境中，如果您向隔壁办公桌的某人询问您发送的文件，您会很快得到答复。在远程设置中，不是那么多。您公司的人员可能位于不同的时区，有不同的工作程序，或者，即使他们处于同一时区，其他团队成员也可能不在线而您在线。
与其坚持实时会议，不如实施异步通信。也就是说，您可以在有空的时候回复消息，而不是立即当场回复消息。为了保持高效的沟通，您可以为此类消息设置预期的截止日期。
这样一来，如果您正在开会、深度工作或者只是出去买杂货，您就不会被迫立即回复消息。还教导员工不要期望立即得到答复。
#3 关注结果，而不是时间
远程工作时跟踪时间并不像您最初想象的那么简单。员工有一张他们会在上午 9 点打卡并在下午 5 点打卡离开的日子已经一去不复返了。生产力 我们衡量生产力的标准是某人在工作上花费了多少时间，而不是取得的成果。
远程工作时，您无法全面了解某人每天 8 小时的工作时间。他们可能在线、全神贯注、工作或沉迷于最新的 Netflix 节目。
这就是为什么设置目标是一个更好的主意——每日、每周、每季度或每月 SMART 目标，您的员工需要将其作为其职责的一部分。例如，每周为设计师设计 10 个新的着陆页，或者每季度为您的开发者推出一项新功能。
坚持目标而不是工作时间可以提供更大的灵活性，同时保持高生产率并消除任何微观管理的可能性。
#4 与您的同事一对一交谈
当您在线工作时，如果需要，您可以轻松安排一次与数百人的会议。那么，为什么我们经常忽略进行简单的一对一通话呢？
在远程环境中，不时召开一对一的会议来检查人员情况至关重要，尤其是当您是他们的经理时。这表明您关心员工的职业发展，并且您在他们身边。它还为您提供了提供和接收反馈的机会。
还有另一个重要方面：长时间远程工作会使一些人感到孤立，从而导致心理健康问题。因此，每天花一些时间与您的员工取得联系，因为从长远来看，这会带来好处。
#5 设置清晰的边界
没有经验的经理通常认为远程工作的最大问题是员工无法完成足够的工作。他们认为员工在家工作这一事实会让他们懈怠而不是实现目标。
现实情况大不相同。远程工作的最大危险之一恰恰相反，即过度工作。个人生活和办公时间之间没有明确的界限，远程员工通常会在下午 5 点以后工作。当然，是时候关闭笔记本电脑了，但这只剩下一封电子邮件需要处理，还有一张 Jira 工单，还有一位客户需要打电话。
不知不觉，已经是晚上 10 点了。为防止这种情况发生，请为您的团队和您自己设定明确的界限。鼓励员工在时钟到达 5 （或任何商定的时间表） 时关闭他们的通知，并且在第二天之前不要回复或工作。
#6 从一开始就设定期望
远程员工入职不充分和绩效不佳的最常见原因之一是，他们从一开始就不知道是什么因素有助于他们在工作中取得成功。据盖洛普称，72% 的人 从他们的经理那里听到明确期望的人在工作场所敬业。
敬业的员工工作效率更高，离开您去另一家公司的可能性更低，也更不容易旷工。那么，您可以做什么？
从第一天起，就向您的员工展示他们的绩效标准是什么。让他们清楚地了解做好工作意味着什么，这样他们就知道什么时候能做好，什么时候表现不佳。
这将使他们更好地了解他们在您的组织中的位置，以及他们可以从他们提供的工作中获得什么样的反馈。
#7 井井有条
对许多人来说，远程工作场所听起来像是一件幸事——您的所有文档都在云端，您所要做的就是出现并完成您的工作。嗯，不是真的。
如果您看一下一些远程运作的最大公司，通常有数千名员工分散在世界各地。也许您可以不假思索地从 1 名员工发展到 10 名员工，但发展到超过 100 名员工需要一定的组织能力。
您需要组织好新员工的招聘、入职和培训方式。有很多人力资源软件可以帮助你，但在花大价钱购买复杂的申请人跟踪系统之前，先选择一些简单的软件。一开始，即使是结构化的过程列表也应该足够了。
此外，请确保所有文件都是安全的，并且您的经理和员工可以轻松访问。建立内部知识库不再是一种选择，而是一种必要。随着公司的发展，您会发现尽早引入此类资产的重要性。
#8 创建记录良好的流程
下一步是组织您的工作流程并记录谁做了什么以及如何做。一个很好的做法是为员工执行的每项重要任务创建标准操作程序 (SOP) 。这将使这些流程易于扩展和重复。
SOP 实际上是一个人每次做某事时必须经历的一系列步骤。
例如，发布新社交媒体帖子的 SOP 为：
- 撰写副本
- 附上图片或 URL
- 检查帖子是否具有正确的 UTM 标签
- 如有必要，添加主题标签
- 确保标记相关人员/组织
- 在合适的时间为您的观众安排帖子
过程越复杂，它应该有的步骤就越多。在偏远地区，SOP 可以成为救命稻草，原因很简单——如果一名员工突然离职（他们的一般工作或只是请病假或休假），您可以轻松培训其他人做同样的事情让他们遵循相同的步骤来完成任务。
最好的部分是，有了 SOP，经理就不必浪费时间向负责该任务的新员工解释程序。在工作场所引入 SOP 越早越好。
就如何执行任务向您的员工提供更准确的建议一开始可能会很耗时（您需要实际创建这些 SOP），但从长远来看，它可以为您节省很多时间时间、金钱和麻烦。您目前可能有不同的优先事项，但处理流程和程序确实应该是您的首要任务。
#9 收集反馈
没有人是完美的，您不可能完美地管理远程工作场所。
每隔一段时间喘口气，询问您的员工您是否在做正确的事，以及他们是否喜欢与您共事，这一点很重要。要知道您是否走在正确的轨道上，请定期向您的团队征求反馈，以了解他们对现状的满意程度。
收集反馈既不昂贵也不复杂——例如，借助 Officevibe 等匿名调查软件，您可以每月进行一次简短的问卷调查。养成一种习惯，询问员工的感受、他们喜欢和不喜欢您的组织的哪些方面，以及您可以在哪些方面做得更好或不同。这样做是对未来的一个小投资。
在提供和接收反馈方面没有黄金法则，您只需要找出最适合您的组织的方法即可。虽然一些公司更喜欢使用软件来获取内部见解，但其他公司则让管理人员参与一对一的反馈会议、团队反馈研讨会或其他结构。
总结
对于偏远地区的公司来说，未来肯定充满希望。尽管运行远程工作场所存在一些挑战，但利大于弊。随着时间的推移，我们极有可能在招聘、留住和管理远程员工方面做得更好。
开始远程团队管理的最佳方式之一是投资合适的远程通信工具。借助 CloudTalk，您可以让您的团队在世界任何地方通过他们的电话或计算机拨打和接听电话。准备好开始了吗？
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