您的企业准备好迎接远程员工了吗？
今天的劳动力看起来与十年前大不相同。越来越多的公司不仅允许员工在家工作，而且还鼓励员工在家工作。在最近的报告 FlexJobs 和 Global Workplace Analytics 发现，远程工作在过去五年中增加了 44%，在过去十年中增加了 91%。如今，有 470 万人（占美国人口的 3.4%）在家工作。一项 FlexJob 调查发现，74% 的受访者认为灵活工作已“成为新常态”。
远程工作曾被视为生产力的阻碍，但通过正确的工具和监督，它可以降低运营成本、提高员工满意度并有助于减少碳排放和更少的流量。所有有价值的好处，但也许更重要的是，它还可以在紧急情况下提供可行的解决方案，这是目前许多企业主的想法。有时情况使人们不能或不应该进入办公室。贵公司有计划吗？
如果您的小型企业还没有准备好支持完全移动的员工队伍，现在是时候了解您可以做些什么来准备，以防万一出现您的员工无法再进入办公室的情况。
远程工作情况的最佳实践
有多种因素会影响您部署远程劳动力功能的速度和轻松程度，包括保持运营运行所需的工作类型、您的技术基础架构和内部支持只是少数。无论您遇到什么情况，这里有六种适用于任何环境的最佳做法：
1.开诚布公地交流。
考虑到对未知的恐惧一种基本的恐惧。在新出现的危机或紧急情况下，未知会迅速导致高度焦虑甚至恐慌。虽然您可能并不总是拥有减轻员工恐惧的所有信息，但您应该至少经常交流您所知道的信息，尤其是与您的组织相关的信息。让所有员工了解危机如何演变和影响您的业务、您的组织如何应对以及他们在短期内可以/应该做什么可以帮助缓解焦虑。它还表明您最关心员工的健康和福祉。
2.设定期望。
如果您需要在紧急情况下支持远程工作人员，请务必根据每位员工的个人角色设定期望值。详细说明他们要完成的任务、他们预计的工作时间（如果有规定的小时数）、他们要遵循的流程以及他们在紧急情况下要向谁报告。建立绩效指标来跟踪生产力。经理将在确保向他们的下属明确表达期望、跟踪每个人的绩效并提供反馈方面发挥关键作用。
3.询问员工他们需要什么支持。
如果您必须在紧要关头创建或增加远程工作能力，您的员工可能需要支持来准备他们的远程工作空间。根据您公司的结构，您可以指定一个人来管理请求或争取经理的帮助来接触他们的每个员工。你会想知道他们是否具备基本条件，例如可靠且安全的互联网/wifi 连接、用于登录电子邮件和执行任务所需的其他应用程序的计算机或备用设备、电话连接、某种合适的办公空间等。收集信息，然后与您的团队合作，为人们提供工作所需的信息。
4.利用非紧急时间发现技术/空间需求方面的差距。
考虑到第 3 点，最好在紧急情况出现之前对员工进行调查，以了解谁拥有足够的远程能力以及谁需要帮助来提升能力。如果您想成为一个能够在危机中快速行动起来的灵活组织，重要的是要提前知道您的漏洞在哪里，这样您就可以主动规划以减轻这些风险。与组织中的 IT、人力资源、安全或任何其他部门合作解决任何问题，并确保员工高效工作所需的材料和设备可用。
5.为员工提供在家工作的技巧。
您的许多员工以前可能从未在家工作过，并且不确定如何充分利用他们的新工作环境。很容易分心、拖延、允许被打扰并降低工作效率。以下是您可以为不习惯在家工作的员工提供的一些资源，让他们对远程工作感觉更自在：
PC 杂志 – 在家工作的 20 条建议
福布斯 – 在家工作的五个重要提示
公司。– 11 个在家工作的最佳生产力技巧
6.提供使员工保持联系的解决方案。
虽然许多人可能更喜欢在家工作，但它也会让人感到孤立，尤其是对于习惯于与他人一起工作的员工而言。盖洛普表示，21% 的远程工作者表示 他们最大的挣扎是“孤独。”对于那些需要它的员工，他们建议建立在线群聊，以鼓励定期的虚拟“走廊聊天”和/或每周一次的“电话树”，让远程员工可以聚集在一起讨论工作场所的话题。
根据盖洛普的说法，无论您的员工是否喜欢远程工作的孤独，重要的是要确保他们不会与组织“隔绝”。管理者必须齐心协力，让员工“引人注目，并将他们的进步、发展和认可放在首位”。他们不仅要参与他们的工作，还要参与您的组织。
Phone.com 技术如何提供帮助
Phone.com 全天候 24/7 可用，以帮助您为最坏的情况做好准备。我们提供 50 多种基于云的功能，让您的远程员工无论在何处工作都能保持联系和能力，例如视频会议服务、全球号码、SMS 文本消息以及多种生产力和业务应用程序，例如 Salesforce、Zoho、Zapier和触觉。借助 Phone.com，您可以快速建立和支持完全远程的员工队伍——所有这些都来自一个直观的 Web 界面。只需几分钟，您就可以做各种事情，例如：
- 设置自动助理以将呼叫者转接到合适的人
- 录制应答并保留通知，让来电者了解您的企业在紧急情况下的运营情况
- 使用我们的 Live Receptionist服务确保有人接听电话，即使你的员工不能
- 使用无限会议进行远程会议
Phone.com 在紧急情况下如何支持客户
Phone.com 随时准备在紧急情况下以及客户需要我们的任何时候为他们提供支持。以下是我们在幕后所做的工作，以确保我们始终做好准备，以便我们的客户始终做好准备：
- 我们在非紧急时间进行远程工作测试，以确保我们做好准备
- 我们的网络具有多个地理位置冗余的办公室和数据中心
- 我们为所有地区的员工提供远程工作能力
- 如果需要，我们为所有 Phone.com 地点制定了业务连续性和健康与安全计划
从长远来看，远程工作可能不适合您的公司，但通过 Phone.com 和上述最佳实践，您可以调整您的业务以迎接挑战可能会出现紧急情况。通过为您的员工提供他们在危机中保持生产力和效率所需的技术和协议，您可以确保您的业务保持强劲，并且您的员工尽可能安全和高效。