您的小型企业是否花太多时间接听电话？接听电话可能会花费高昂的费用，并且会分散您和您的员工开展业务的注意力。中小型企业、企业家和初创公司正在转向高效且廉价的替代方案来接听电话和为来电者提供服务。过去，公司经常聘请接待员在办公室工作并接听电话。随着越来越多的企业转向虚拟和混合办公环境，虚拟应答服务或虚拟接待员越来越受欢迎。 现场接待员以经济高效的价格提供卓越的客户服务.
确定自动话务员电话系统或虚拟代表是否适合您的业务取决于您组织的需求。每个选项都有独特的好处，并且会减少您和您的员工接听电话的时间。然而，随着 十分之九的消费者更喜欢现场代表，您可能需要考虑虚拟应答服务相对于在线应答服务的价值成本较低的自动服务员或交互式语音应答 (IVR) 系统。大多数来电者会选择最快的方式与现场代表通话，这会减少 IVR 节省的时间并让客户感到沮丧。
此博客将讨论什么是虚拟接待员，并将其与自动话务员电话系统进行比较和对比。我们将概述虚拟接听服务的优势以及选择提供商时的注意事项，以帮助您决定是否值得投资虚拟接待员。
什么是虚拟接待员？
虚拟接待员或虚拟接听服务是代表企业或个人接听电话的现场代理团队。它们节省了您本来会花在接听电话上的宝贵时间，让您可以专注于发展您的业务。如果您的电话系统将客户和潜在客户发送到语音信箱录音，您可能会让来电者感到被忽视，并可能失去业务。
虚拟接待员可根据您的业务进行扩展，接听并发呼叫并提供比传统办公室工作日和周末更长的工作时间。他们接受过客户服务方面的培训，以确保您的来电者得到他们期望的关注。现场接待员不仅可以接听电话并要求来电者留言，还可以做更多的事情。他们可以培养潜在客户并安排约会，因此您无需回电确认来电者的联系信息或将他们添加到您的日历中。
什么是自动话务员电话系统？
自动话务员电话系统就像一个电子目录，为客户提供预先录制的提示以响应并导航到他们想要的线路或部门。如果您曾致电大公司寻求支持或客户服务，您可能亲身体验过 IVR 系统。
虽然系统可以最大限度地减少中断并提供令人满意的接听电话方法，但它们的响应是有限的。他们通常不会用他们需要的解决方案快速响应来电者的查询。来电者可能会觉得系统繁琐，缺乏个性化和周到的服务。呼叫者也对反应迟钝和重复的 IVR 系统感到沮丧。当需要将已经提供给 IVR 的信息重复给现场座席时，将近十分之九的客户感到沮丧。超过一半的客户发现自动话务员电话系统不理解他们的需求更喜欢现场代表。跨度>
虚拟接待员相对于自动话务员电话系统的优势
自动助理系统经过预编程和自动化，可以接听电话并为呼叫者提供有限的交互选项。它们通常仅限于预先录制的回复、破译来电者的意图，以及将来电者转接到现场代理或语音信箱。正如您所预料的那样，IVR 系统的功能并非对所有企业都是理想的，而且许多呼叫者并不满意。自动服务员系统的主要吸引力在于节省成本和 24/7 可用性。
虚拟接待员为来电者提供令人满意的人性化体验。客户在致电企业后立即联系到现场接待员时，会感到他们得到了他们期望的关注。为什么客户更喜欢通过电子邮件或实时聊天致电？与现场代表交谈可确保客户已收到他们的查询并将得到适当的关注。
虽然许多虚拟应答服务不是 24/7 全天候服务，但它们确实提供延长时间和周末电话接待服务，确保您的更多客户得到他们期望的关注。由于现场代理团队正在处理来电，您的来电者永远不会收到占线信号，也不会因为接待员不在办公室而被转到语音信箱。
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虚拟接待员可以提供哪些服务？
虚拟应答服务可以执行自动话务员电话系统无法执行的许多任务。由于 IVR 仅将呼叫者定向到预期的线路或部门，因此与虚拟接待员相比，它可以节省最少的时间。在大多数情况下，您或员工仍需要在呼叫者听到提示结束后拿起电话。您或您的员工可能会花费大量时间执行基本任务，例如确认约会时间或将客户信息输入您的 CRM。
现场接待员根据您的喜好接受培训和指导以响应呼叫者，并且可以执行 IVR 系统无法执行的各种任务。虚拟接待员可以为您的来电者提供以下服务：
- 用您的公司名称和脚本回复接听电话
- 将呼叫者转移到正确的线路
- 转录电话并将其发送到您的电子邮箱
- 将呼叫者转到语音信箱
- 培养潜在客户并将来电者详细信息输入您的 CRM
- 在您的日历中安排约会
- 过滤垃圾邮件和机器人呼叫者以节省您的时间
为您的企业确定理想的虚拟接待员时的注意事项
虚拟应答服务提供多种功能。找到理想的服务可以增加巨大的价值。企业投资虚拟接待员的主要原因是他们改善了客户服务。研究供应商并考虑他们的接待员如何处理您的来电并提供卓越的服务。虚拟接听服务提供超出您办公时间的覆盖范围并依赖于专业和友好的现场代理，可以帮助您给来电者留下良好印象。总部位于美国的服务提供商最大限度地减少了误解，并可能为医疗保健相关企业提供健康保险流通与责任法案 (HIPPA) 等法规的合规性。
定价对于为您的企业提供成本价值也至关重要。虚拟接听服务可能会按月收取费用，无论您接听的电话数量如何，或者根据现场接待员接听来电者的分钟数收费。后一种定价计划有利于经历高低来电者混合的企业。例如在旺季或产品发布期间会看到更多来电者的企业。初创公司和小公司在为接听的电话付费而不是固定费率计划时节省最多，并且具有最大的可扩展性。
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与可以帮助您发展业务的虚拟接待员服务合作
自动话务员电话系统和虚拟接待员可以帮助您的企业节省时间和金钱。IVR 系统既便宜又高效，但现场代表在提供令人满意的客户互动方面有明显的好处。现场接待员可以帮助您以更少的干扰完成更多工作，并且接受过代表您处理电话的培训。虚拟接听服务为您的企业提供一个代理团队来接听您的电话，因此您的来电者无需在电话队列中等待，也无需在呼叫您的企业时听到占线信号。与 IVR 系统和只有一名现场接待员相比，它们减少了来电者的挫败感。
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