营销与产品开发总监 Rich Hamilton 撰写
任何销售人员都会告诉您，预订销售需要多个接触点。根据行业和产品或服务的类型，可能需要 7 到 20 次接触才能让潜在客户购买你的公司。作为 B2B 出站电话营销公司，我们在为客户提供的日常工作中体验到了这一点.
想象一下，如果每个接触点都是一个电话，那么销售周期将永远持续下去。添加电子邮件作为接触点可以大大缩短销售周期。以下是将电子邮件添加为整体营销和销售策略的一部分的额外接触点的 6 条最佳实践。
最佳实践 #1 – 您的电话营销公司应在战略上将呼出电话与电子邮件跟进相结合
在外拨电话营销活动中发送电子邮件时，最重要的概念之一是仔细考虑潜在客户的体验，并确保后续电子邮件对您的潜在客户或客户具有逻辑意义。可以发送多种类型的电子邮件，包括信息性电子邮件、确认电子邮件和跟进电子邮件。确保在脚本的正确位置向潜在客户或客户发送正确类型的电子邮件。
例如：在第一次或第二次通话中，对话可能会导致呼叫中心座席发送一封电子邮件，其中包含有关产品的一些附加信息或可能包含用于进一步研究的 URL。在呼叫中心代理无法联系到此人的跟进电话中，可以发送另一封电子邮件强化第一封电子邮件，解释他们已尝试致电并希望确保没有其他问题。销售完成后，代理商可以发送电子邮件感谢新客户的时间，并希望他们喜欢产品/服务。
不要只是为了发送电子邮件而发送电子邮件。电子邮件应该加强刚刚通过电话完成的对话，或者帮助引导销售人员完成销售周期。您可能会发现，根据您的工作流程，电子邮件不会有帮助。
不要忘记计划如何处理对这些电子邮件的回复。您是想让代理人处理这些电子邮件，还是应该让他们返回到一个可以由多人回复的中央收件箱？关注电子邮件如何适应您当前的工作流程将有助于回答这些问题。
最佳实践 #2 – 您的电话营销公司应该使用自动化发送电子邮件
如果呼叫中心代理人一封一封地发送电子邮件并且需要大量的打字，那么发送电子邮件可能会非常麻烦和耗时。在许多情况下，呼叫中心代理可以在制作一封电子邮件并将其发送出去的时间内拨打 2 或 3 个以上的电话。因此，将发送电子邮件的过程自动化作为外拨电话的后续行动至关重要。减少客服人员花在电子邮件上的时间，可以更轻松地做出使用电子邮件的决定。
自动化可以通过多种方式实现。拨号器或 CRM 可能内置了针对某些操作或记录更改的逻辑，并发送了电子邮件。通过与拨号器/CRM (API) 的集成，第 3 方软件也可用于帮助自动发送电子邮件。任何使流程自动化的方法都意味着可以拨打更多的电话，这意味着更多的销售。这是一场数字游戏。
最佳实践 #3 – 您的电话营销公司应确保发送电子邮件时的一致性
正如座席在外拨电话营销电话中使用相同的脚本很重要一样，发出的电子邮件也应该相似。通过使用某种类型的自动发送电子邮件的应用程序，您将确保电子邮件没有拼写错误的单词，电子邮件的格式和外观专业，没有关于产品的错误信息，并且它们被发送到合适的人。电子邮件中出现错误可能会严重阻碍销售。
如果无法实现自动化，则制定指南将至关重要。可以为代理提供的指南越多，意味着发送一封看起来更专业的电子邮件的机会就越大，并会带来更多的销售或转化。
最佳实践 #4 – 您的电话营销公司应该在电子邮件中使用个性化
我试图向我 11 岁的女儿解释电影《你有邮件》以及多少年前每个人在登录互联网后收到电子邮件时都非常兴奋。这些天，每个人都收到了太多的电子邮件。大多数被视为垃圾邮件并立即删除。
帮助避免这种情况的一种方法是通过个性化。使电子邮件独一无二，使其看起来不像是机器人发送的。这可以通过在主题行或称呼中使用潜在客户的名字来完成，或者确保代理在签名块中使用他们的名字。还可以通过添加关于呼叫中心代理刚刚与潜在客户的电话通话的注释来个性化电子邮件。
一封电子邮件与一个人的交流越多越好。现在，电子邮件不会被删除，而是会被阅读，并希望采取适当的行动，从而带来更多的销售。
最佳实践 #5 – 您的电话营销公司应确保所发送电子邮件的可送达性
如果电子邮件永远不会到达，则将电子邮件添加到您的外呼电话营销计划库中是没有意义的。虽然这看起来很明显，但您要确保您的电子邮件到达收件人的收件箱，而不是垃圾邮件文件夹。有几种方法可以解决这个问题。
首先，如果您以自己的名义发送电子邮件（意味着您拥有域），请确保您的电子邮件信誉良好。有多种资源可以帮助您了解您的域在发送电子邮件方面的健康状况。如果您代表客户发送电子邮件，请确保您拥有正确的 SPF 记录并可能设置了 DKIM，以便可以正确发送电子邮件。
其次，确保在主题行方面遵循最佳做法。避免诸如免费之类的词和使用符号。许多垃圾邮件过滤器会将这些标记为垃圾邮件。
第三，除非必要，否则避免使用图像。对于 B2B 销售来说尤其如此，因为许多企业都会制定公司政策来自动屏蔽图像或更糟糕的是，整个电子邮件。如果图片太大，一些电子邮件提供商也可能会阻止图片。
最后，有些公司可以分析您的电子邮件并告诉您您可能遇到什么样的垃圾邮件问题。根据电子邮件在您的整体计划中扮演的角色，您可能想要投资其中一种订阅。
最佳实践 #6 – 不要忘记小事
在设置电子邮件营销活动作为对外电话营销活动的一部分的过程中，很容易忘记一些仍然很重要的小细节。首先，永远不要忽视标题前的文本。这是出现在许多电子邮件客户端（例如 Outlook）中主题行下方的文本。这行文本可以支持主题行，并有助于诱使电子邮件的收件人打开电子邮件，而不是将其删除或更糟，将电子邮件标记为垃圾邮件。包括诸如“这是您请求的信息……”或“根据我们的电话交谈……”之类的措辞可以帮助提醒收件人他们收到电子邮件的原因。
其次，不要忘记“发件人电子邮件”字段中使用的姓名和电子邮件地址的强大功能。远离诸如 noreply@ 之类的电子邮件地址。这会让人觉得很没有人情味，更像是垃圾邮件。如果您可以使用发送电子邮件的代理人的姓名和电子邮件，那就太好了。只是不要忘记最佳实践#1，并确保它在您的工作流程中有效。对于许多电话营销公司来说，这是不切实际的。相反，使用电子邮件收件人容易识别的发件人姓名。您甚至可以在脚本中添加发件人姓名和电子邮件地址，以便对方知道会发生什么。如果发送电子邮件的部门有名称，请使用该名称作为发件人名称，例如 [公司名称] 客户服务台。
最后，确保您有适当的质量检查流程。也许这意味着让代理人向主管或质量保证人员发送一封测试电子邮件，或者这意味着让主管或 QA 人员在每封电子邮件上自动密件抄送（如果这是一个自动化过程）。无论哪种方式，都应该花时间确保正确发送电子邮件，就像监控电话以确保遵循脚本和其他程序一样。
最后的想法
虽然将电子邮件添加到外拨电话营销活动可能让人觉得是一项艰巨的任务，但这是非常值得的。能够发送电子邮件，尤其是当被呼叫的人犹豫不决时，可能会非常强大和有效。这是外呼电话营销代理的另一个工具！
在 Quality Contact Solutions，我们构建了自己的自定义应用程序，只需单击一个按钮即可发送格式完美的电子邮件。当我们无法联系到目标方时，我们会发送有关各种出站电话营销活动的电子邮件，从预约确认到带有链接或跟进的其他产品详细信息。如果您对如何开展有效的电子邮件活动有任何疑问，请发送电子邮件至 rich.hamilton@qualitycontactsolutions.com。
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Rich Hamilton 是领先的外包电话营销组织 Quality Contact Solutions 的营销和产品开发总监。Rich 孜孜不倦地致力于为电信服务和呼叫中心市场带来新产品。Rich 还是为组织执行广泛营销计划的幕后创意力量。此外，Rich 还是一位电话营销合规专家，拥有客户参与合规专家 (CECP) 认证作为后盾。可以通过 rich.hamilton@qualitycontactsolutions.com 或 516-656-5105 联系 Rich。