电话通话保持 客户与企业（尤其是小型企业）之间的重要沟通渠道。根据 Bright Local 的研究，60% 的小型企业客户宁愿致电企业也不愿发送电子邮件 (16%) 或亲自拜访 (15%)。
拥有可靠的电话系统、信誉良好的服务和合法的商务电话在另一方面同样重要，客户会接听这些电话69% 的时间
到 2022 年，这些系统将不再是传统电话，而是虚拟电话系统。继续阅读以准确了解虚拟电话系统是什么以及它们为何如此重要。然后使用下面列出的七个关键虚拟电话系统功能来找到适合您的业务的功能。
什么是虚拟电话系统？
虚拟或基于云的电话系统允许笔记本电脑、台式机和移动设备像电话一样运行。用户可以使用他们的设备拨打或接听音频电话，而无需专用电话或电话线。
电话号码绑定到一个数字账户，而不是特定的设备或 SIM 卡，使企业能够年复一年地整理他们的电话号码和联系系统，尤其是如果他们有不同角色和位置的号码。
为什么当今的工作环境需要虚拟电话系统？
乍一看，传统电话系统和虚拟电话系统之间的区别可能只是硬件上的区别：传统电话系统使用电话，而虚拟系统使用任何具有互联网连接的设备。然而，虚拟电话系统的含义和功能远不止于此。
虚拟系统为任何规模和任何行业的企业提供更大程度的灵活性、便利性和实用性。企业在设置后立即体验到的一些主要好处包括：
与远程和混合工作保持一致
对于许多专业人士来说，他们的家庭办公室现在是他们的主要办公室。自从大流行和迅速转向远程工作以来，各种规模的雇主都越来越多地转向在家工作的模式，以吸引他们所在地区的顶尖人才。商务工具必须与这种新转变保持一致，让传统的商务电话成为不可能。
借助虚拟电话，员工可以通过工作笔记本电脑甚至个人移动设备运行“工作电话”。这有助于提高灵活性，因此员工可以在需要时与客户和业务合作伙伴交谈。虚拟电话还提供视频聊天和电话会议选项，许多用户开始喜欢在远离中央办公室的地方进行群组对话和会议。
由于虚拟电话系统是为使用广泛的互联网和 WiFi 基础设施而构建的，因此它们还提供不依赖固定电话的更流畅、更少中断的通信。
数据收集
虚拟电话系统可以与当今许多现代工具集成，例如 CRM、支持平台和销售平台。这不仅可以让您的员工更快地提取相关帐户详细信息以获得更令人满意的客户体验，而且还意味着通话本身成为有价值的录音，可以作为这些客户记录的一部分进行保存。
从 CSM 到销售副总裁，每个人都可以轻松地自己收听那些重要的电话，而不是依赖通话期间或事后做的笔记。智能平台甚至可以分析通话以提取关键细节。
可靠性
最重要的是，今天的虚拟电话系统提供始终如一的高质量和可靠的通信。根据 Cyara 分析，“糟糕的语音质量导致 27% 的平均 AHT [（平均处理时间)] 在评估的呼叫中心增加呼叫”。
您可以通过切换到使用本地声音系统或硬件附加组件的虚拟电话来降低连接不良和音频质量差影响客户体验的风险。清晰、不间断的对话可以促进更好的客户关系、更好的合作伙伴互动以及远程团队之间更强的凝聚力。
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虚拟电话系统的 7 个必备功能
许多虚拟电话系统可以让您的企业获得其中的一些好处。但是，如果您正在评估公司的优先事项或切换到全新的虚拟系统，那么重要的是要找到一个具有您业务所需的所有特性和功能的系统——无论是现在还是将来随着业务的增长。当您开始浏览不同的选项时，请确保您的最终选择提供以下主要功能：
1。视频会议功能
当今的许多商务电话不仅仅是音频通信；他们是视频通话。此功能对于会见新客户（特别是如果您想要共享屏幕或幻灯片）、部门间通话、演示等至关重要。寻找提供以下功能的虚拟电话解决方案：
- 清晰的视觉效果
- 能够跨各种设备、操作系统和配置运行
- 用于质量控制和与不同时区的团队成员同步的记录功能
2。移动功能
您的许多员工实际上可能没有专门的家庭办公室。也许他们在现场销售或现场服务角色中出差，或者他们几乎可以在移动设备上的任何环境中开展业务。确保您选择的软件可以作为安全应用程序安装在手机上，不会泄露您的业务信息或您员工的个人隐私。
3。HIPAA 合规性
医疗行业正在扩张。不仅医院呼叫中心、保险部门和其他传统业务领域需要遵守 HIPAA 法规，而且越来越多的第三方和支持业务处理医疗信息事务。电话是处理敏感信息的常用沟通渠道，敏感信息总是存在数据被盗和丢失的风险（尤其是在 WiFi 没有顶级保护的情况下）。选择具有经过验证的 HIPAA 合规性和其他网络安全最佳实践标志的虚拟电话系统。
采用安全系统和软件是保护您的企业和客户的最佳方式。它还使您的企业成为大公司、政府机构和其他具有非常严格的供应商标准的客户的更可行的业务合作伙伴。
4。商务电话号码
许多拥有远程员工或承包商团队的小型企业使用员工的个人电话号码或 Google 号码。这种划分似乎有点不正式。当员工离职、客户试图回电或您想标准化流程时，这也会导致混乱。
但商务电话号码呈现出统一、有凝聚力的前端，因此客户和顾客知道谁在打电话。他们还可以保存您的号码，并且知道它与您的业务相关，而不是员工的个人手机。
通过将公司电话号码与特定角色、商店位置或功能相关联来优化此功能。这样，随着您的业务扩展或员工进出，您始终拥有相同数量的销售、客户服务或安全索赔。
5.国际号码
如果您的业务是国际性的，您需要一个国际号码。这有助于培养与不同国家/地区的听众的信任，因为收件人不太可能将电话视为骗局。
另外，考虑寻找具有国际或 全球通话程序。这些计划可能会提供有益的好处，例如标准化和低费率，可以减轻接听电话对您和您的听众的压力。
6.提供良好第一印象的现场接待员
虽然机器人电话系统比以往任何时候都更加精简，但它们仍然会影响用户体验。客户根本不喜欢每次来电时都必须浏览大量选项有限的预录菜单。
让现场代理接电话可以改善客户服务体验。现场接待员可以理解他们的问题，更有效地安排他们的路线，并帮助解决复杂的问题。对于小型企业而言，此功能绝对可以让您在人群中脱颖而出。
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7.标准商务电话功能
尽管专业人士随身携带的虚拟电话系统越来越受欢迎，但拥有商务电话系统的所有典型特征仍然很重要。这包括带有联系方式的专业预录问候语、等候音乐、菜单或无人值守时的自动选项。商务电话的这些基本要素对于老龄人口统计和各行各业的便捷通信仍然至关重要。
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