本地系统占主导地位 业务沟通时间最长。在商业中，很少有不可避免的怨恨购买。其中之一是电话系统。因此，对于较小的组织，复杂的呼叫路由和呼叫控制功能已经超出了范围。
电话系统不仅复杂且昂贵，而且还受限于公司场所。一旦用户冒险离开他们的工作场所，他们就会与系统断开连接，他们必须使用手机通话时间进行通信。
值得庆幸的是，技术的进步和虚拟电话系统更可接受的定价引入了一种新的、更便宜的方式来实施公司电话服务。
购买昂贵设备、支付安装和维护费用以及担心系统过时的日子已经一去不复返了。我们现在可以像使用固定电话一样在现有手机上开展业务吗？您将开始使用专业电话系统使用虚拟电话系统不到一天。
什么是虚拟电话系统？
虚拟电话系统是一种基于云的电话系统，可帮助用户从桌面或移动设备上的任何位置拨打和接听电话。它为公司提供了多功能性和一致性，这是传统的现场 PABX 解决方案在没有相关成本的情况下无法提供的。它不需要任何硬件，因为该服务是通过 Internet 以可承受的计划和价格提供的。
实际上，虚拟办公室电话系统是多种技术的组合，例如用于电话系统的 VoIP、用于呼叫路由和控制的云 PBX，以及其他虚拟通信工具，这些技术结合在一起以提供云端电话系统。
虚拟电话网络是由服务提供商托管的远程服务器，就像托管您的网站一样。
虚拟电话系统的特点
虽然您可以根据自己的需要定制服务，但服务分为三大类：
呼叫转移
入门级系统配置为将听起来很专业的免费电话号码转发到您的手机，并且通常可以选择为员工和部门设置分机。
呼叫调度
它以两种不同的方式发挥作用。您的服务提供商可以将呼叫转移配置为在一天中的其他时间拨打不同的号码，或者在任何人响应之前通过号码序列转移。对于拥有多名员工的公司来说，两者都很好，主要是如果他们花大量时间在异地或轮班制度上。
交互式电话问候语
他们说您没有第二次机会留下第一印象。在您的虚拟电话系统中使用自定义问候语是一个不错的选择。
一旦来电者接通，他们就会收到一条消息，根据他们的需要为他们提供选择。这将开始每位来电者在贵公司的专业体验，并显着改善客户体验。
您还可以根据需要更改问候语——也许是在节日期间，甚至可以提醒客户您当时遇到的任何问题。
什么时候应该考虑虚拟电话系统？
如果您的企业需要固定电话或免费电话号码，那么交互式虚拟电话系统是理想之选。这些系统专为初创企业和小型企业而设计，强调易用性、低成本、可定制性和灵活性。
这里有一些注意事项：
您是否拥有分布式或远程办公的员工队伍？
一旦员工在家中或多个分支机构开展工作，虚拟电话系统就会成为宝贵的资产。每个员工都有自己的个人专线。
可以将所有员工合并到一个电话号码下，但在他们的手机上处理呼叫。这样既可以节省资金，又可以方便客户和员工的生活。
您需要经常在办公室外工作吗？
在任何地方的每台连接网络的计算机上都可用，消除了所有员工都在一个工作场所的需要。虚拟电话系统还可以提供全部或部分远程工作机会，以支持公司及其员工。
您想控制电话费用吗？
拥有远程员工队伍的公司获得了另一个间接好处，即节省服务和公用事业费用。这应该让您的公司宣传您的碳足迹减少，这是当今世界的一个严重问题。
虚拟电话服务如何运作？
很少有技术可以汇集到一个虚拟电话系统中。虽然每个虚拟电话服务可能有一些额外的虚拟通信元素，例如群发消息和视频会议，基本组件通常是虚拟电话号码、VoIP 和云 PBX。
让我们谈谈 VOIP
VOIP 代表互联网语音协议。本质上，当拨打电话时，VOIP 会建立从呼叫者到另一个端点（也称为接收者）的连接。
语音信息被分解成小的数字数据包，以便通过互联网传输。当语音数据进入接收器时，它会恢复为语音数据。只要通话接通，就可以来回执行语音电话功能。今天，您几乎可以使用任何联网设备。
什么是虚拟电话号码？
虚拟电话号码是不直接连接电话线的电话号码或身体上。分配虚拟电话号码后，用户可以使用该 VoIP 电话号码.
对于连接到物理电话线的标准商务电话号码，情况并非如此。
了解 PBX 和 PABX
简而言之，PBX代表Private Branch Exchange，PABX代表Private Automatic Branch Exchange。在早期，PBX 是一个房间，总机操作员可以在其中通过手动将电线插入插槽以完成呼叫电路，从而将一个呼叫者的呼叫连接到另一个呼叫者。
随着技术的进步，会添加新的改进。随着电子开关的引入成为其中之一，自动化和编程成为现实。
这三个元素协同工作，为公司创建了一个电话系统，使客户可以使用官方商务电话号码从任何地方拨打电话，并将所有来电（无论他们身在何处）适当地重定向到正确的部门或人员。
每个企业都可以从虚拟电话系统中受益
让我们花几分钟时间看看许多虚拟电话系统中提供的一些更高级的业务功能。
语音信箱到电子邮件
客户往往无法联系到工作人员，需要留言，尤其是下班后。数字电话系统可以将附件转发到语音邮件或传真消息的指定电子邮件地址。这使得它们可以通过任何移动设备或个人计算机轻松地远程访问。
最终，这会带来快速且成功的跟进。它还可以完美连接多个办公地点，并为员工提供远程工作所需的工具和灵活性。
自动呼叫分配
每个面向服务的组织（如果不是所有企业）都需要电话支持。我们都知道打电话给一家公司并等待或您将电话从一个座席转给另一个座席是多么令人沮丧。
高质量的虚拟电话系统将提供自动呼叫传递 (ACD)，这是一种无缝服务，可让呼叫者快速联系到正确的座席并与其通话。团队成员将按预设顺序接听电话，并共享一个来电过滤的邮箱。您可以交换进度报告并添加后续反馈。
还可以注册和保存呼叫以跟踪客户服务输出。
使用移动和个人设备
当谈到我们用于日常工作的平台时，我们都有自己的偏好。我们中的一些人更喜欢使用我们的手机，其他人喜欢使用平板电脑或笔记本电脑。
优质的虚拟电话系统与设备无关。为了方便访问，许多虚拟电话系统都有一个配套的智能手机应用程序，这样您的来电者就不会丢失，您的员工也不会错过任何一个节拍。
开始使用您的虚拟电话系统
因此，您已决定要继续并设置您的虚拟电话系统。
选择信誉良好的服务提供商
那里有很多服务提供商。在选择服务提供商时最好考虑几个因素。
联系参考客户并询问他们的意见和经验。
请确保服务提供商可以在每个地点提供服务。要求服务提供商详细说明端到端服务供应链。
确信您的需求已被理解，并且您的计划已为服务提供商所知。从头到尾，他们应该能够为您管理入职流程。
设置的技术部分
既然您已经选择了您的服务提供商，那么您还需要完成一些您需要了解的技术活动。
您的设备
您需要确保您拥有的设备和手机支持 SIP，这是用于建立所需连接的协议。呼叫有两个阶段，连接和数据传输。
确保您希望使用的设备同时支持这两者。仅仅因为您的手机有数据连接就假设它可以与虚拟电话系统一起工作是不够的。
选择一个号码
遗憾的是，并非所有号码都按相同的费率收费；就像一个朗朗上口的域名，易于记忆的数字非常重要，您在选择要使用的服务提供商时应该考虑到这一点。
许多服务提供商将此号码称为入站元素。根据您选择的套餐，有些提供不止一种。请务必注意，出站呼叫将显示您链接到分机的来电显示，有时称为用户号码。
设置扩展
现在您知道入站号码，是时候将它们链接到用户，或者更具体地说，链接到 SIP 设备。优质的服务提供商会让您访问图形用户界面以设置用户扩展。
您可以选择将所有呼出电话关联到一个号码，或者如果您有多个呼入号码，您可以将用户关联到不同的号码。可能销售人员会喜欢自己的号码，而操作另一个号码。
自定义问候语
您会希望您的用户易于使用，并希望您的客户在使用您的虚拟电话系统与您联系时获得最佳体验。从质量和内容的角度来看，语音问候语至关重要。
考虑让专业配音艺术家和编剧为您完成这项工作。
会议服务
有时可能需要呼叫同事或经理加入通话。您可以在用户级别设置这些会议系统。并非所有用户都能够建立电话会议。
快速拨号
快速拨号是优质服务提供商提供的一项便捷功能。您还可以设置快速代码以拨打外线电话、将电话转接至另一分机以及上报给团队领导。
培训您的用户
虚拟电话系统与传统的本地系统非常相似，但有一些细微差别。在许多情况下，用户将使用自己的移动设备，并且需要了解如何在手机、平板电脑和笔记本电脑上使用该应用。
许多界面都是基于浏览器的，易于使用。尽管如此，还是需要一些培训。
接听电话
并非每个新组织都希望从第一天起就拥有集成的电信基础设施。虚拟电话系统是一种灵活、低成本的技术，可以在您继续前进的同时为组织提供所需的有效通信资源。
在我们所处的新世界中，我们的工作方式发生了变化。即使每个人都回到日常办公，您也不会真的想回到传统的电话系统。虚拟电话系统的优势在于，您可以仅使用笔记本电脑和移动设备从任何地方接听电话，无需昂贵的办公基础设施。
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