最近,我们的团队举办了一场网络研讨会,讨论了向远程工作的转变以及 Phone.com 的一些功能,这些功能使人们可以在任何地方完成工作。万一你错过了,下面是视频和浓缩的转录本。享受吧!
Brent Barbara——Phone.com 业务发展高级副总裁
介绍
感谢大家今天加入我们。
工作在过去几个月里发生了巨大变化,我们想利用今天下午的时间谈谈我们是如何适应这种新常态的。
尽管 COVID 使我们走向了远程工作的临界点。我们在 Phone.com 已经这样做了很长一段时间。自多年前成立以来,我们一直在促进在家工作和远程工作。
我们将稍微谈谈我们的平台如何帮助您、您的同事和您的客户在这段历史时期更好地沟通。我们将展示我们平台中的技术,这些技术将帮助您更好地沟通、更好地协作、提高工作效率并更好地响应您的客户、您的同事和您的供应商。
Phone.com 是一个让您可以在任何地方工作的平台。我们坚信工作不再是我们要去的地方;这是我们做的事情。Phone.com 是可以帮助您的平台在您想工作的地方工作,无论是在客厅、地下室还是卧室。你在哪里真的不重要了。我们今天将讨论这个问题。
公司电话号码
首先要向公众展示什么类型的电话号码?您想使用您的个人手机号码吗?可能不是。在我们看来,这不是进行商务对话的最佳实践方法。
我们有超过 2000 万个电话号码,您可以从中选择,为您的客户留下良好的商业印象。商务电话号码比您的个人手机更专业。
适用于小型和成长型企业的企业功能
我们的平台专为中小型企业设计。尽管如此,它仍具有您可以利用的企业级功能,从专业的问候语和自动服务员到捐赠您的客户等待体验。这就是您在消费者和商业世界中所期望的。一些世界一流的功能,如视频、短信和 API,可让您做一些超出您在手机上所能做的事情。
无论您是选择使用我们的服务还是使用平台作为自己动手解决方案,都由您决定,它就是为此而设计的。或者,您可能想利用我们屡获殊荣的美国 24×7、365 支持和服务团队,将我们的体验更多地作为托管解决方案来处理。您可以选择自己的冒险,自己动手,或利用我们的团队帮助您按照您想要的工作方式设计、配置和实施我们的平台。随着时间的推移,我们将帮助您进行规划和配置。如果您今天注册我们,您今天设计了一个平台或呼叫流程体验或自动助理,下周您想要更改它。我们鼓励您自己动手或致电我们,我们将指导您完成该体验。
Phone.com 视频会议
令我们兴奋的是我们的视频会议平台的第二个新版本.这当然是一个很高的需求,因为我们都在适应这种新常态,视频会议通常伴随着我们所有的会议邀请。如果您不能出现在客户或同事面前,那么通过视频展示您的面孔是次要的选择。
我们基于浏览器的、无需下载的平台可让您轻松加入会议。它的设计考虑到了安全性。有很多关于其他一些服务及其缺乏安全功能的新闻,但我们的服务是从头开始设计的,具有 AES、256 位加密和其他一些功能的安全性。它非常适合希望通过锁定机制和 PIN 码访问确保与患者谈话的私密性的医疗保健专业人员。
支持远程工作的功能
我们的平台专为小型企业设计,但具有企业级功能。当然,今天,当我们转向这项在家工作环境电话会议时,如果您不喜欢视频会议,我们会非常兴奋。我们的所有计划都免费提供无限制的高清电话会议。我们的许多客户使用一些免费电话会议服务来找我们,我们认为让您的客户听到“嗨,此电话会议由 Free Conference Call.com 主持”并不是一个好主意。这是一项出色的免费服务,但在商业世界中,这可能不是您想给客户的最好的第一印象。我们的平台包括免费、无限制的高清会议,因此您无需使用免费服务。
我们所有的电话号码都可以发短信,包括短信和彩信。MMS 是您可以附加图像或视频的地方。能够在您的业务平台上无缝发送和接收消息真是太棒了,就像在您的手机上一样。例如,在房地产等特定行业,您可以发送一张房屋照片,并从您的公司号码中获取,而不是您的个人号码。一个非常好的补充。
另一个非常受欢迎的功能是带有语音到文本转录功能的语音邮件。阅读语音邮件消息并快速回复的能力是我们所有人在移动设备上所拥有的。这也可以通过我们的业务平台获得。非常令人兴奋的功能,我们今天所获得的高质量转录。
我们在设计之初就考虑到了安全和保障,并且我们完全符合 HIPAA 标准。协作、音频、视频会议服务。这意味着对于医疗保健专业人员而言,您受保护的健康信息或 PHI 是安全的,我们将与您执行商业伙伴协议 BAA。您应该放心,您的患者信息是安全的。
演示
我准备在我位于新泽西州北部的家中展示我们的一些产品和服务。因此,我将在这里介绍第一个工具。
这是我的个人软电话。无论您选择使用物理桌面电话进行通信,我们有大量我们平台支持的电话库存,或者更喜欢有一个干净的办公桌并使用您的计算机、PC 或 Mac。你可以在这里做。我正在使用我的 Mac。
我可以点击呼叫我最近的任何联系人。我可以在这里访问我的语音信箱,它也已转录为文本。我可以播放音频。软电话是对 Phone.com 平台的极大赞美,而且是免费的。
也许在这里你更喜欢用手机操作。也许您一直都在现场,而您唯一的设备就是智能手机。我是苹果人。这就是我手机的样子。
我的消息,与我在我的应用程序中收到的相同的短信,都可以在这里找到。提前,我给自己发了一张自己前几天购物的照片。这是我在当地一家超市的照片。
您最近的通话记录在这里。您可以访问您的联系人,您的语音邮件,同样,转录为文本,如以及访问您的会议。如果愿意,您甚至可以通过应用程序发送和接收传真。因此,如果这是您的偏好,我们也会满足。非常感谢该工具包。
拥有手机的好处还在于,当您接到来电并且将工作与私人电话分开时,您就会知道自己接到的是商务电话,而不是私人电话。因此,当呼入电话打入时,它会显示 via Phone.com,您会在此处看到一个小屏幕弹出窗口,这样您就知道您可以适当地接听电话。你会说,“嗨,我是 Vandelay Industries。我怎么帮你?”而不是“嗨,我是布伦特。”假设您有一个未接来电,您可以通过智能手机上的通知快速一键回拨。
此应用程序名为 My.Phone.com。这是您可以访问短信的另一个地方。如果您所在的机构或组织从多方发送大量消息,您可能更喜欢这种体验。这是人们加入我的会议桥时收到的短信。这是我之前用自己的照片发送的同一条消息。
现在让我们看一下视频会议。
这是一个会议登录屏幕;无需下载。这是我要加入的会议桥,它考虑到安全性,输入了这次会议的主持人告诉我加入登录的密码。如果我只想拨入电话,或者我可能不需要音频,但我想查看,我可以通过网络加入,我有这些选项并允许我使用我的麦克风。
现在我将允许我的相机,这是我的直播。我们可以做类似 Brady bunch tile view 的 gallery view。我们提供三种服务。一个专为最多 10 人参加的小型非正式会议而设计。接下来是 25 名参与者,我们最大的计划是 100 名参与者。随着计划的增加,价格也会上涨。在我们的高级计划中,我们包括转录和人工智能关键字分析器,包括音频和视频录制,这非常棒。
这些只是平台的一些功能的一小部分。如果您有任何疑问或想要更深入的演示,我们很乐意与您一起完成。
现场接待员
我们要谈的最后一项服务是我们的Live Receptionist Service。这是一项优质服务。它不包括在我们的基本计划中。它专为希望创造出色第一印象的企业而设计。如果您负担不起或无法现场接听电话,而这对您的业务很重要,那么我们的现场接收解决方案非常适合您。每月 90 美元起,最多可拨打 50 次电话,现在您可以让在家工作的专业接线员以您想要的方式接听您的业务,并且他们可以留言。
他们可以将呼叫转接为热情转接或协作转接。他们甚至可以过滤垃圾邮件电话,如果这就是您今天所遭受的痛苦。但这是一项可爱的专业服务,是给客户留下良好第一印象的好方法。
那么现在就来体验一下我们可以在 Phone.com 上为您做些什么吧,想把它交给 Amber,她将提供一些关于远程工作和分开协作的最佳实践。琥珀色。
远程工作最佳实践
Amber Newman – Phone.com 营销总监
大家好,我希望你们都平安健康。对于如此多的公司来说,转向远程工作是计划外且紧迫的。你应该为自己变得有功能而拍拍自己的背。但现在一切尘埃落定,是时候考虑如何改进已经完成的工作了。自 2005 年以来,我一直在远程工作并管理远程团队。布伦特描述的技术让这一切变得更加容易,但我还想分享一些我在此过程中学到的其他东西。
为成功做好准备
首要任务是确保所有团队成员都拥有在家工作所需的一切。有些人可能需要更多的互联网带宽、新耳机和可能的办公配件,以确保符合人体工程学的设置。现在在这类事情上投资一点可以在未来获得巨大的生产力回报。
确保每个人的手机都经过优化配置,并且他们知道如何充分利用 Brent 刚才提到的所有强大功能。
接下来,考虑实施可视化工具,帮助人们随时随地掌握工作流程。市场上的每个价位都有许多很棒的产品,包括 Trello、Asana 和 Basecamp。如果您已经有了项目管理和工具,请确保每个人都接受过培训并精通在每个人都处于远程状态后您将如何使用它。
最后,远程会议需要下一级规划才能有效。首要任务是确保每次会议都有合适的人选。如果人们在不需要他们的会议上浪费时间是不好的,如果决策者失踪也是一个问题,所以请仔细考虑与会者名单。明智的做法是任命一位主持人,他可以让议程继续推进,并确保每个人都有机会参与。并保持议程的重点和相关性。如果人们关心会议的内容,他们就更有可能保持参与。
交战规则
当每个人都在同一个空间时,远程团队会失去许多促进沟通的视觉队列。例如,如果有人关上了门,您就知道不要打扰他们。这些线索在遥远的情况下是缺失的,因此制定一些交战规则是有意义的。
我们讨论了很多沟通方式。与您的团队讨论哪种模式对每种情况最有意义。也许有些事情可以通过文本或聊天来完成,但其他事情需要更正式的电子邮件文档。复杂或情绪化的谈话可能应该留给电话或视频会议。您的团队会很高兴有一本关于如何保持联系的手册。
与团队确认会议的最佳时间也是一个好主意。也许你周四上午 8:30 在办公室举行的完美团队会议不再理想了。很多人家里都有孩子上学,或者其他因素可能会使每个人的会议时间不同。
定义角色、角色和权限也很重要。没有明确角色和职责的远程团队可能会发生两件坏事之一。要么每个人都在不咨询他人的情况下自己做决定,然后就会出现混乱,要么每个人都害怕做出错误的选择,以至于什么都做不了。不要让这种事发生在你身上。每个人都应该知道自己的责任以及他们可以自己做出哪些决定,哪些需要协商。
视频的特殊注意事项
您可能已经看过或阅读过大量关于在视频会议中表现出色的建议,这很好,但我们为团队推荐了一些基本“规则”。
首先是消除干扰。糟糕的音频质量会让人分心,因此请确保每个人都拥有并使用耳机以获得最佳效果。另外,想想背景。不是每个人都有一个华丽的家庭办公室,这很好,但人们应该尽一切努力确保家庭成员不会在后台闲逛。当然,意外情况确实会发生,所以最好让所有没有发言的人都保持静音。
我们可能都对电话会议中的多任务处理感到内疚,但在视频会议中这是一个真正的问题。让某人重新受到关注需要时间并且会减缓势头。无论如何,你更有可能在你正在做的其他事情上犯错误,当有人在看他们的手机时,这是非常明显的。如果您成功地让合适的人参加了合适的会议并讨论了他们关心的议程,那么消除多任务处理应该不会很困难。
当谈到视频会议的活跃参与者人数时,不要问技术会让你拥有多少,要问有多少有意义。对于像这样共享信息的演示文稿,您可以管理数百名参与者。尽管如此,对于每个人都会参与并发表评论的对话,一次处理超过 10 个活动视频提要还是很困难。
最后我要说的是,设定合理的期望值至关重要。每个人的日子都不好过,对许多人来说,远程工作和视频协作是新鲜事。您仍然可以完成工作并实现您的目标,但现在是对您的团队和您自己现实和富有同情心的最佳时机。
问答
您的视频解决方案是否符合 HIPAA 标准?
当然。我们所有的功能、特性和解决方案均符合 HIPAA 标准。我们对所有界面、技术、甚至后端和数据中心进行年度审计,以确保我们遵守受保护的健康信息和 HIPAA 指南。我们已与 Compliance Group 合作,以证明我们遵守 HIPPA。我们超越要求。我们不仅利用视频,还利用音频和移动设备。此处结合了加密以及其他类型的传输层安全性、TLS 和安全 SIP。对于任何想更多地谈论安全性的人,我们很乐意邀请我们的一些安全专家。
你们帮助多少员工启动和运行?如果我有五名员工,并且我们有我们想要构建的明确定义的呼叫管理功能,那么 phone.com 如何实现?
太棒了。好问题。是的,就您可以使用 Phone.com 做什么而言,我们只是受到您的想象力的限制。正如我之前提到的,该平台专为 DIY 而设计。我们易于使用的界面就在那里,您可以使用它运行。或者,如果您不熟悉商务通信并想了解设计自动助理或创建响铃组或设置队列的最佳实践方法。我们的专家每年 365 天、每天 24×7 随时待命。他们位于美国加利福尼亚州波威,就在圣地亚哥郊外。他们会随时指导您完成设计和配置。因此,请致电我们的团队。
如果我们既有在办公室工作的人,也有远程工作人员,那该怎么办?您能否支持桌面电话以及您向我们展示的一些工具和演示?这是如何运作的?
我们支持多种桌面电话、移动设备和基于浏览器的应用程序。因此,您可以根据您拥有的人员以及他们喜欢的工作地点来配置您的呼叫流程以及您的团队如何协同工作。因此,我们确实预计,在大多数人处于远程状态再过几周之后,人们将在某种程度上开始迁移回办公室。我们当然可以支持任何设备和位置的组合。
除了视频中的简短提及之外,您能否更详细地谈谈安全性?
会议的主持人拥有控制权。您可以无限制地发送会议链接,任何找到此链接的人都可以加入。那不是我们推荐的。我们提供密码保护和会议锁定功能。这意味着一旦你在开会,就像你在实体办公室会议室一样,你可以锁上门,任何人都无法加入。在技术方面,我们利用传输层安全性、TLS、安全 SIP,也称为安全实时协议。我们的视频服务提供多层安全保护,并使用相同的 SIP 和 TLS 安全协议以及其他加密协议。它坚如磐石。
我必须要有 phone.com 电话号码才能使用视频服务吗?
是的,你知道。我们所有的功能或特性,包括视频,都是对我们核心语音平台的补充。如果您想使用我们的视频服务,它可以作为每位用户的单点功能提供。计划低至每月 4.99 美元,最高为每月 14.99 美元。基本计划包括最多 10 名参与者。当您转到中间计划时,您会增加到 25 名活跃参与者并有录音,我们的 14.99 美元高级计划包括转录。
我提到了您通话的音频和视频录制 AI 分析。这会让你知道谁说的最多,什么词说得最多。如果您想知道谁谈到了电晕,您甚至可以跳到会议的某些部分,您可以在会议中找到提到电晕的每个部分,然后继续前进。这是一个非常先进的平台,我们很高兴能在几个月前将其作为一项新服务推向市场。