当今的商业世界在很大程度上受到客户反馈的驱动——他们可以发表评论、撰写博文并通过社交媒体分享故事。因此，与这些客户建立联系并支持他们的需求对客户满意度和业务成功有着巨大的影响。
客户服务也随着新技术的发展而发展壮大。但通过电话与客户交谈仍然是客户支持团队最重要的做法之一。
那么客户支持团队如何改善电话互动以确保客户满意？
继续阅读我们关于接听电话的客户支持最佳实践，并开始提高您的客户满意度！
微笑并考虑你的语气
从一开始就用热情友好的语气让客户感到更自在。从客户开始与客户支持代理交谈的那一刻起，语气就可以改变谈话的进程。
在与客户通电话时面带微笑可以使一个人的声音听起来友好而乐观。微笑着接听电话大有帮助。
但是，如果客户在通话过程中变得越来越生气，那么支持人员不会过分高兴是可以的。等到合适的时候才微笑并用快乐的语气鼓励会引起更多共鸣，听起来更真诚。
沟通透明
沟通和诚实将帮助客户信任支持代理并愿意倾听他们的帮助和建议。
如果客户在与您的支持团队通话时被录音，请告知他们。这可以通过来电消息完成，但如果不包括，支持代理应告知客户。
在整个通话过程中继续沟通，如果客服人员需要让客户保持等待状态，请务必告知等待时间。还建议让客户知道他们被搁置的原因，并询问是否可以这样做。
如果支持代理需要很长时间才能解决问题，那么与客户重新核实以确保他们正在解决问题或主动给他们回电话会很有帮助。体谅客户的时间，不要给他们带来不必要的不便。
如果电话中断或客户难以听到代理的声音，请考虑给他们回电话。支持团队使用的硬件可能是积极的客户服务互动的一个主要方面，因此请选择 适合您业务的电话。
倾听并验证客户
当客户解释他们遇到的问题时，客服人员重复和总结他们认为问题所在以确保每个人都在同一页面上是有帮助的。
获得客户的确认很重要，这样他们就会感到被认可和被倾听。这也将节省时间——您不希望您的支持代理试图解决一个非问题或错过客户所说的要点。
如果客户开始感到沮丧，给他们空间说话和发泄一下会很有帮助。即使代理人能够介入并提供解决方案，让客户冷静下来也是件好事。因此，坐下来倾听可能是帮助生气的顾客的最快方法。
一旦客服人员了解了客户的问题，提供某种解决方案就很重要了。即使无法完成他们的要求，提供替代解决方案也会让客户知道代理有兴趣帮助他们。
要有耐心并知道如何升级问题
让客户保持冷静的另一个重要方面是耐心。如果支持代理通过电话向客户提供说明，请给客户时间完成这些说明。
即使代理人只是在等待客户解释问题，耐心倾听也能让客户说出他们的故事。打断和加快客户的进度会让他们感到沮丧和不被理解。
在处理愤怒的客户时，考虑升级路径也很重要。总会有需要经理协助的问题，尤其是当客户特别要求经理时。
当客户要求与经理交谈时，制定计划如何应对。你会进行实时传输吗？您会告诉客户他们会收到回电或电子邮件吗？如果无法立即转移客户，请务必道歉并确保有人跟进。
做笔记并跟进
即使客户没有要求与经理通话，跟进需要额外帮助的电话也很重要。
如果问题很复杂，在整个通话过程中做笔记也会很有帮助。这将有助于捕获所有详细信息，然后代理可以将这些详细信息返回给客户。
此外，请考虑您希望支持团队在跟进客户时使用的系统。您为这些互动准备了哪种电子邮件软件或 CRM？在开始与客户互动之前准备好这些系统非常重要。
利用客户支持最佳实践改善您的业务
客户支持是保留客户的重要因素。您的客户支持代理处于与客户交谈的第一线，因此让客户感到高兴和帮助非常重要。
通过遵循上述最佳做法，您将确保您的呼叫中心或客户服务团队竭尽全力为客户提供帮助。
拥有合适的手机和硬件来支持这些客户也很重要。查看我们的产品列表，确保您为客户支持团队选择了正确的电话！