自动助理最佳实践对于给客户留下积极的第一印象至关重要。
通过创建一个活泼的问候语并确保电话树的选项易于查找和遵循，您可以让客户的生活更轻松，并减轻他们在产品故障排除方面的挫败感。
您的自动服务员通常是潜在客户对您的业务的第一次体验。如果您的自动服务员专业且易于使用，您将更接近于将潜在客户转化为客户。
今天的博客列出了三个Auto Attendant 最佳实践，您可以遵循这些最佳实践来营造专业的第一印象并保持您的业务电话系统井井有条。
优先显示呼叫者想要的信息
我们的第一个自动服务员最佳实践涉及信息优先级。
来电者出于特定原因拨打您的公司电话，您可能很清楚这些原因是什么。您的自动助理消息不是宣传您的新产品线或提供有关您的业务如何开始的冗长独白的地方。
一般来说，自动助理消息只需要提供一些重要的详细信息，例如您的公司名称和 URL。从那里开始，目标是通过提供选项将呼叫者引导至正确的分机。对于下班后和节假日的自动助理消息，您可能需要包括您的工作时间和地址。
大多数商务沟通专家会告诉您，电话系统问候语不应超过 75 个字。效率是关键。例如，“Press one for the Sales department”的提示可以更简洁地说“Press one for Sales”。在编写自动助理消息时，请专注于寻找最有效的方式来陈述最相关的信息。新来电者和回头客都会很感激！
保持路由选项有限且合乎逻辑
当然，您希望呼叫者能够联系到他们正在拨打的人。然而，从他们的角度来看，不得不听一长串选项可能会让人非常恼火。对于大多数企业而言，没有必要拥有复杂的选项和扩展网络。具有少量扩展的单一级别是一种智能手机系统策略。
您的选项菜单也需要符合逻辑。最需要的选项应该放在第一位，例如“客户服务请按 1，销售请按 2，开票请按 3。”应尽一切努力限制选项的数量。九个选项太多了，会导致一些来电者重复留言甚至挂断电话。同样，您应该始终为呼叫者提供与现场人员联系的选项。
让您的手机系统与您的品牌保持一致
也许最低调的自动服务员最佳实践之一就是品牌一致性。
当您的电话系统中的声音与您的企业形象保持一致时，它才会最有效。例如，拨打律师事务所电话的来电者会对传达专业和自信的自动服务员消息做出积极回应。鉴于牙科诊所的信息听起来应该更友好、更有教养，才能让潜在患者感到舒适。
有趣的是，许多企业只是依靠内部人员来录制自动服务员的问候语。即使他们拥有非常适合您业务的金嗓子，但如果他们离开，会发生什么情况？这个问题影响了无数企业，当呼叫者在系统录音中听到不同声音的拼凑时，这个问题就会变得非常明显。一个更安全的选择是选择一种专业的声音，您可以一次又一次地返回以在整个系统中建立一致性。Virtual PBX 已与 Snap Recordings 合作，专门用于简化管理、上传、录制和订购专业消息的流程。
坚持这些自动助理最佳实践
您的自动话务员是一种有价值的形象宣传工具，如果经过有效优化，它将满足来电者的需求。通过一些最佳实践，您的自动消息和菜单将充分说明您的专业精神和提供优质服务的愿望。
关于作者
Saul Ives 是 Snap Recordings 的业务发展副总裁。作为为商务电话系统提供专业录音室品质录音的领导者，Snap Recordings 提供 80 多种配音人才和多种语言选项，以及用户友好的在线订购系统。在 http://www.snaprecordings.com 了解有关 Snap Recordings 的更多信息/virtualpbx/