随着公司的发展，您将开始雇佣更多的人。通常，这是一件好事。但是，当您由于没有有效的联系方式而开始出现沟通问题时，这很快就会成为一个问题。
如今，至少有部分员工很可能在远程工作，因此有效沟通变得更加棘手。考虑到 84% 的远程工作者说他们更喜欢在家工作，无论距离多远，都能找到一种保持沟通顺畅的方法是当务之急。
值得庆幸的是，有一个方便的功能可以帮助您连接所有员工，无论他们身在何处 – 电话分机。要了解它们的工作原理以及如何使用它们来简化您的业务，请继续阅读。
什么是 VoIP 电话分机？
如果您有跑步或在办公室工作的经验，您可能已经熟悉电话分机的概念。这是一个简短的、通常为四位数的号码，您可以将其分配给个别员工、房间或部门。这意味着，任何拨打此号码的人都可以联系他们想要联系的人。
电话分机就像普通电话线一样工作，因为它们与您的标准业务号码相关联。但它们的主要优势在于，扩展可以覆盖所需的多个部门或人员，而无需添加任何额外的线路。此外，它们非常方便。
如果团队成员特别想联系某人，他们只需拨打一个短号码即可立即与合适的人联系。您公司以外的人给您的任何员工打电话也是如此。
这样一来，您的团队成员只需轻按一个简短的内部号码即可将呼叫转接给他们的同事，而无需拨打所有号码。这意味着花在打电话给同事上的时间更少，犯的错误更少，内部沟通也更顺畅。
电话号码、线路和分机之间的区别
您可能熟悉什么是电话号码——您可以通过这些数字序列联系个人或企业。但是，如果没有电话线，电话号码将无法使用。
在传统意义上，“电话线”是指我们在大街上可以看到的公共交换电话网(PSTN)电线。当您拨打一个号码时，您的电话会以电脉冲的形式通过电线传给接收者。通常，一个电话号码与一条电话线相关联。
但是，虽然单线系统对个人用户来说效果很好，但它曾经是企业的一个主要问题。每个员工都需要一条单独的线路连接到他们的桌面电话来拨打和接听电话，这既复杂又昂贵。
呼叫扩展来自专用交换机 (PBX) 集可以为公司节省大量时间和挫折感。他们不必设置多条电话线，只需使用一条分机号不同的电话线即可。然而，从历史上看，这些仅在仍然连接到主电话线的中心办公室工作。因此，当员工离开办公桌时，联系他们就变得很棘手。
但是，VoIP 解决了这个问题。您可以将分机设置为在多个地方运行，而不管其物理位置如何，而不是让分机只在您的主办公室工作。无论您有多少个办公室或它们在哪里，您的员工仍然可以通过拨打适当的分机号联系到任何用户。
这使它们成为办公室通信和远程通信的理想解决方案。只要用户有稳定的互联网连接来拨打和接听电话，附加电话信息就会按预期运行。
电话分机如何工作？
通常，VoIP 分机号是四位数，但许多提供商也支持更短的号码。
多亏了 VoIP 扩展，员工身在何处都无关紧要 – 在办公室、家里或外出。只要他们的设备上有稳定的互联网连接，他们就可以正常拨打和接听电话。更重要的是，即使他们联系的人在国外，他们也不会支付额外费用——VoIP 电话在本地和全球的费用相同。
添加扩展有多容易？
如果您曾经因为雇用新员工而不得不在办公室增加一条新电话线，您就会知道这需要花费多少时间、精力和金钱。幸运的是，添加新的 VoIP 分机更容易、更快速且更便宜。特别是 CloudTalk.
以下是您可以在应用内添加扩展程序的方法：
- 在仪表板中找到代理的选项卡，然后点击右上角的“添加代理”。
- 接下来，添加代理的名字、姓氏和电子邮件地址。他们的姓名将用于在通话记录和内部联系人列表等中识别代理。同时，电子邮件地址将用于注册、电子邮件通知和接收语音邮件。
- 现在，您可以为新员工设置分机。点击“您要设置扩展程序吗？”，将出现一个新字段。在那里，您可以添加任何您希望用于内部呼叫的四位数分机号。如果您将该字段留空，CloudTalk 将自行填写该字段。
- 最后，您只需创建一个帐户密码（您的代理稍后可以更改）并为其设置权限。就是这样，您的代理人可以立即开始使用该帐户和扩展程序。
此外，您可以在 CloudTalk 中添加任意数量的扩展。这意味着您可以随着业务的增长不断添加新的扩展程序。
删除扩展也同样容易。只需转到管理用户部分，选择要删除其扩展名的用户，然后单击删除即可。系统将提示您确认是否要从您的公司号码中删除此分机号。而已。
扩展有什么好处？
如果您的公司还没有很多人在工作，那么只有一条没有任何分机的电话线可能就足够了。但是，如果您公司的员工人数不断增加，或者您需要一种联系远程员工的方式，那么附加电话信息将为您带来很多好处：
节省时间
拨号时一次节省几秒钟的时间乍一看似乎没什么。但是，当您将整个员工节省的所有时间加起来时，差异很快就会变得显着。
它创造了更好的客户体验
当客户给您打电话时，他们通常希望快速解决他们面临的任何问题。因此，如果您能够尽快将他们转给可以帮助他们的人，他们会更加感激。
它使您的代理人的工作更轻松
云通话可以改善员工的工作生活，因为他们可以通过无限制的分机将多台设备连接到同一条线路。例如，如果座席使用商务手机、个人设备、办公室的桌面电话和笔记本电脑上的软电话应用程序，他们可以将所有这些设备连接到一条电话线上，并在任何时候都可以联系到他们。
此外，借助 VoIP 分机，员工在相互呼叫时无需再担心管理不同的区号。相反，只需拨打一个四位数的分机号码即可联系到同事，无论他们是在另一个部门还是在另一个国家的分支机构工作。
结论
在寻找加强团队成员之间沟通和提高工作效率的方法时，您可能需要考虑使用附加电话信息。
您的团队无需花很多钱来增加额外的电话线，而是可以立即相互联系。当谈到提供出色的客户支持或瞬间解决问题时，节省的时间肯定很重要。
考虑到 CloudTalk 允许您轻松添加无限量的扩展，只需几分钟即可改变您的团队的协作方式。
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