虽然您的桌面传真机可能对您的企业来说是一项宝贵的资产，但有许多令人信服的理由说明您应该通过电子邮件发送传真。
这不是推销即将推出的Email-to-Fax Feature使用我们的商务电话计划。暂时搁置这个想法；只需关注使用电子邮件作为传真中心的以下几个方面。
通过电子邮件发送传真的过程可以帮助您在工作日保持专注。它可以融入您现有的工作流程，让您有机会轻松跟踪您的数字文档。
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保持专注
即使您经营一家小型办公室，传真机也不太可能放在您的办公桌上。它可能在走廊或小型印刷室安家。也许它甚至知道饮水机的名字。
无论如何，当您要发送传真时，您必须从办公桌前站起来，走到传真机前。没有办法解决它。您被迫离开工作区以完成填写封面和将纸张送入机器的任务，从而浪费时间和注意力。
当您通过电子邮件发送传真时，您可以在办公桌前以数字方式完成这些任务。
想想电子邮件如何融入您的工作流程。您可能知道您的电子邮件位于哪个浏览器选项卡中，或者桌面的哪个工具栏中。凭借肌肉记忆，您可以在几分钟内找到联系人并向他们发送电子邮件。
电子邮件到传真服务也不例外。他们在幕后工作，所以您需要做的就是 附上文件并指定电话号码。您不需要打破惯常的步伐，当然也不需要离开办公桌，因为您已经非常了解电子邮件。
将传真文档构建到您当前的工作流程中
虽然您肯定很乐意发送电子邮件，但您可能担心传真封面的可用性和其他传真特定问题（如签名）。那些不需要笔和纸吗？
传真封面
有一种简单的方法可以将数字传真封面页构建到数字传真流程中。
每当您想通过电子邮件发送传真时，请从包含封面的文档草稿开始。我们提供一个供下载或在 Google 文档中使用.
您可以编辑此模板以包含您的公司名称、传真号码以及您希望包含在每份传真中的其他信息。您唯一的责任就是在您要向客户发送传真时对文件进行个性化设置。
您可以在 Google 文档中执行此操作，然后下载 PDF。或者，您可以在首选的桌面或移动编辑器中编辑文档。
从封面模板开始是必不可少的，因为最终传真文档的这一部分会将后续页面标记为您自己的页面。有了您的公司名称、电话号码等，每次您需要通过电子邮件发送传真文件时，您就可以节省宝贵的几分钟时间。
数字签名
当您传真收据和发票等重要文件时，它们可能需要签名。您如何处理数字环境中的这些问题？
您可以通过几种方式处理签名数字传真。请记住，通过电子邮件发送传真的最后一步是将 PDF 文档或 TIFF 图像附加到电子邮件中。
在将要传真的文档附加到您的电子邮件之前，您可以使用专有服务对其进行签名，例如 DocuSign。
您还可以使用 在 Mac 上预览程序 或通过 Windows、iOS、Android 和浏览器插件，让您可以通过触控板、手写笔和鼠标进行签名。
使用适当的软件，您可以轻松地签署任何要传真的 PDF。
省钱省纸
还要考虑到您的许多工作场所活动已经致力于节省资金和资源。
您的数字生活可能包括在线聊天软件、协作文档编辑器和联网电话系统等服务。这些工作场所的中流砥柱通过合并您的账单并允许个人从任何位置完成任务来帮助您节省办公室费用。
他们让员工可以在任何地点更快地完成更多工作。
数字传真没有什么不同，因为它可以立即为您的公司节省资金和资源。您将减少一台需要维护的物理机器。你会用更少的纸。您可以将电子邮件到传真程序绑定到您的电话服务中。
从可维护性和节省成本的角度来看，数字传真很有意义。
简单有效的跟踪
数字传真还使您有机会更好地跟踪发送和接收的文件。您可以通过为所有传真数字文件使用一个中央位置来做到这一点。
在您的桌面上，创建一个标记为传真 的文件夹。然后，在该文件夹中，创建三个子文件夹：已发送、已接收和草稿。
- 草稿：我们已经讨论过您将在草稿 文件夹中存储什么类型的文档。这将是包含传真封面的模板的位置。通过电子邮件发送传真时，您的第一步将是您的草稿 文件夹或您的 Google 文档帐户（或类似的在线文字处理器）。从那里，您可以复制模板并在发送前处理该草稿。
- 已发送：当您打开电子邮件软件并发送刚刚完成的传真时，您可以将该 PDF 草稿移动到已发送文件夹。按标题或进一步的子文件夹对其进行组织 – 以最适合您的方式为准。
- 已收到：您通过电子邮件转传真服务收到的传真将作为附件 PDF 发送到您的电子邮件收件箱。收到后，您可以将这些附件保存到您的Received 文件夹中。
如果您跟上这个过程，您将永远不必问自己：“我发送了那份传真吗？”再次。
通过电子邮件发送传真
放弃台式传真机，至少暂时放弃。
当您开始使用数字传真系统时，您可以专注于重要的任务。您可以确保传真适合您的日常工作流程。您还可以跟踪所有发送和接收的传真文件。
这里唯一的潜在损失是 BREEEP BROPPPPP SQUEEEEEEEEEK 您古老的传真机发出的声音。别担心，上面的链接可以满足您任何时候需要传统传真的舒缓、沙沙声的需求。