虽然乍一看这似乎是一个愚蠢的目标，但对于您的团队成员来说，了解与业务相关的沟通类型可能非常有价值。
在您的企业中，您可能会向上与经理交谈，向下与下属交谈，或与同事交谈。然后，在广泛的范围内，您还可以与客户交谈。对贵公司的每个人来说，内部和外部沟通可能并不容易，因此它可以成为一个有用的工具来教育他们如何管理这些不同的沟通方式。此外，学习沟通方式可以帮助他们更好地协助客户进行销售和服务。
为此，让我们再次使用sprint规划模型 – 这次是创建一份概述每种沟通方式的公司文件。
通信类型概述
我们将从快速概述几种广泛的通信类型开始。这将为将它们用作业务冲刺的一部分奠定基础。
向上沟通（内部）
向上 是指一个人与他们的经理或公司中级别高于他们的任何人进行的交流。
这种沟通类型通常以形式为例子。他们以简单的问候开始，比如“你好”或“早上好”。然后他们通常以“再见”或“谢谢”结束。
任何对话的正文都可能因上下文而异。但是，它可以包含从底部开始向上移动的重要信息份额。换句话说，员工与经理分享有关其部门活动的信息是适当的，这样层次结构才能有效运作。
向下沟通（内部）
向下说话 是指经理与员工进行的交流。这与向上沟通正好相反。
这种沟通类型可能包括向上沟通的所有细节。“你好”和“谢谢”将继续。但是，在许多情况下，它会寻求收集信息而不是共享信息。
希望了解部门活动的经理需要倾听而不是分享。他们可能会问一些引导性问题，例如“你在项目 X 上的进展如何？”查询最近优先处理的特定任务。
横向沟通（内部）
横向 是指处于同一业务层级的员工之间的交流。两个入门级员工互相交谈就是一个例子。部门副总裁的董事会会议是另一个。
在这些情况下，一些非正式语言可能变得司空见惯。没有必要留下深刻印象，也没有受到谴责的威胁。像“嘿”这样的问候语可以代替“你好”。一句“回头见！”可以结束对话。
在此级别传递的信息类型可能包括股票和查询。经理们可能需要了解其他部门正在进行的活动，因此他们可能会为此提出引导性问题。入门级员工可以轻松地分享他们在入职活动或相似日任务方面的经验。
与客户的外部沟通
此处之前讨论的所有通信类型都定义为内部，因为它们发生在公司内部。公司的任何人与客户交谈时，都被定义为外部交流。
与向上和向下类型的内部沟通一样，外部沟通通常比非正式沟通更正式。
任何级别的员工都应该用正式的“你好”或“早上好”来问候客户。然后他们会希望在整个对话过程中继续进行相同风格的讨论。
这种沟通方式类似于向下沟通，因为它也依赖于信息收集。您总是希望帮助客户解决某种类型的问题——无论是注册服务还是对损坏的产品进行故障排除。这需要企业方面进行大量倾听，以便有效地解决问题。
冲刺中的沟通类型
您可以创建自己的沟通文档作为业务冲刺的一部分。这些步骤非常简单，任务不会超过几周。
1.定义你的目标，自我教育
您的目标是创建一个可共享的文档，公司的每个人都可以阅读该文档以了解沟通类型。
要创建该文档，您需要了解上面列出的类型以及它们对您公司的影响方式。查看有关沟通方式的其他文献，并查看您的业务包含的关系。
大多数企业的结构都将经理置于员工之上，并且会看到多个人担任此类职位。不过，您的企业将有自己独特的元素，因此最好记下沟通最少和最多的地方。
2.与部门负责人交谈
与部门负责人交谈是收集公司运作方式信息的一种好方法。
这些人可能不会参与他们部门的每一次讨论。但如果他们是有效的管理者，他们将见证大部分发生的事情。
他们将能够与公司的其他人分享他们的对话类型。此外，他们可以与他人分享他们所见所闻，这可以引导您与员工进行进一步的面谈。
3.与员工交谈
您与部门负责人的谈话应该引导您与员工交谈。
这些人可以为您提供有关部门如何运作以及最流行的沟通类型的相互信息。
在第 2 步和第 3 步中，您将创建一种民族志研究。虽然这对于每个部门的实际职能（或功能失调！）可能很有趣，但主要目标是使用您在第 4 步中在这里学到的知识，您将在其中汇编适用于贵公司运营的准确信息。
4.编写文档
您会希望有关通信类型的文档包含一般信息和特定信息。
特别是，从概述任何组织中的类型及其功能开始可能会有所帮助。这将使读者熟悉该主题的大纲。
然后您可以举出一个人如何与另一个人交谈的具体例子。您可以从与经理和员工的访谈中汲取灵感来创建简短的脚本，例如：
- 经理询问员工项目进展情况
- 中层管理人员向 CFO 提供进度报告
- 初级销售人员与客户交谈
完成有效的冲刺
虽然您不可能解决每一个最后的沟通情况，但您可以谈谈在与公司人员的访谈中揭示的一些共同主题。这将帮助公司的每个人全面了解公司的核心运作方式，并且可以教育那些不了解组织层级沟通方式具体差异的人。
您文档的影响可能会促使公司任何级别的行为发生变化。尽管对某些人来说，与客户交谈时通常需要正式，这似乎是显而易见的，但并不是每个人都接受过相同的个人或专业教育。
在 VirtualPBX，我们可能希望将此文档用作新员工入职流程的一部分。我们自己关于 managing a remote team 的 KP360 帖子谈到了向新员工介绍标准公司文件。这种类型的说明以及其他介绍性材料可以帮助我们更好地处理我们的 商务电话系统 的销售让员工做好应对客户和监督他们工作的经理的准备。
您在此特定实例中的冲刺也可能导致未来使用此文档作为主导的更短冲刺。您可以创建一个冲刺，目标是创建一个关于通信类型的教育电子表格。或者，您可以进行民族志伪研究，向公司成员展示各个部门的工作（或不工作）情况。
无论如何，将此项目用作您的第一个冲刺应该会对您的公司产生一些积极的影响，并将帮助您更好地了解冲刺的工作方式以按时完成项目。