医疗办公室电话礼仪的 8 条基本规则

电话礼仪提示

医疗办公室每天都会接到无数电话。由于电话是患者和工作人员之间最频繁的沟通方式，因此您如何处理患者来电会对您的声誉和患者满意度产生巨大影响。

但是，当您面对不断响起的电话和一长串需要回电的患者时，您可能会被电话礼仪搞得不知所措。当发生太多事情时，您可能不会考虑在医疗办公室接电话的最佳方式。

幸运的是，我们的医疗办公室电话礼仪指南可以提供帮助。查看我们的提示，了解如何在医疗办公室正确接听电话。

1。避免使用医学术语

医学术语可能是您日常幕后词汇的一部分，但大多数患者都会忽略它。这会让他们感到沮丧，并觉得与你的办公室脱节，所以最好完全避免行话。相反，用简单的术语解释任何医学术语，以便任何患者都能轻松理解。您的患者会感谢您努力考虑他们的观点。

2。快速确定您的诊所

无论您是接听电话还是拨出电话，快速识别您诊所的名称非常重要。患者可能会向一系列医疗办公室拨打大量电话，因此他们有时可能会忘记他们正在打电话给哪个医疗办公室。如果他们接听电话，他们可能会怀疑或感到困惑，直到您正确识别您的诊所并解释您打电话的原因。

3。遵循 HIPAA 程序

健康保险流通与责任法案 (HIPAA) 要求医疗办公室在处理电话时遵循某些协议。遵循这些协议将确保您保持合规并避免任何法律问题。例如，患者必须征得同意才能接听与医疗、检查、预约提醒等有关的电话。无法拨打电话用于电话营销目的，办公室必须提供免费电话号码供患者回电。

4。解释暂停的任何原因

在许多医疗办公室电话场景中，您的前台工作人员可能需要在通话期间暂停一下，以检查是否有预约、查找文书工作或将来电者转给医生。无论暂停的原因是什么，重要的是要向患者解释暂停的原因。 大多数人都知道等待时间短，但他们看不到发生了什么，将不胜感激。

5。给出一个大概的回电时间

如果电话中的停顿时间过长，来电者可能会感到沮丧，并想知道您为什么要让他们保持等待来占用他们的时间。医疗办公室电话最佳做法建议您不要让他们等待，而是在您准备好解决他们的问题时再给他们回电话。确保为这些情况提供大概的回电时间，以便患者知道会发生什么——然后确保他们会回电！

6.医疗办公室电话场景

人们致电医疗机构的原因有很多。他们可能需要有关您的办公室和专业的更多信息，或者需要预约。无论您从事何种实践，这些都是医疗办公室电话场景的常见示例，但它们并不是唯一的。保险公司可能会打电话，或者其他企业可能会尝试销售医疗设备。无论对方是谁，您都应该始终以最专业的态度展示自己。这从通话的第一刻起就设置了良好的优先级。您处理患者电话的方式反映了办公室的整体情况，留下良好的第一印象至关重要。

在任何医疗办公室电话场景中都应遵循一些一般的电话礼仪注意事项。例如，您应该始终在两声或三声铃声内接听电话。此外，通常认为等待来电者先挂断后再自己挂断是一种很好的形式。避免打断来电者，尤其是当他们是病人时。相反，在可能的情况下通过询问相关的后续问题向他们表明您很专心。

可能很难知道如何结束医疗电话。一些办公室工作人员可能会陷入没完没了的告别和感谢中，而其他人可能会突然挂断电话，将来电者留在另一端。等待来电者先挂断电话，然后立即挂断是最礼貌的做法。这表明如果他们有任何最后一刻的问题，您不会急于帮助他们。

7.医疗办公室电话脚本

确保接听电话的人了解正确的电话礼仪的一种方法是为普通电话创建脚本。提前知道要说什么以及如何说可以减轻员工的压力。当他们有一个脚本可以使用时，他们不再需要弄清楚如何在匆忙中恭敬地进行专业对话。一些医疗办公室电话脚本允许空间适应谈话的方向。无论您使用固定脚本还是适应性脚本，这两种方法都可以让您在每次通话中都融入适当的电话礼仪。人们根据自己的经历来判断地点，这通常始于第一个电话。

8.说清楚

电话交谈已经有许多障碍需要克服：你们无法看到对方或看不到肢体信号，背景中可能有噪音，可能还有其他干扰因素导致难以集中注意力。出于这个原因，在所有电话通话中尽可能说清楚是至关重要的。这包括缓慢、平静和大声说话，让电话另一端的任何人都能听到您所说的一切。

管理您的医疗办公室电话

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