当客户致电您的公司时，他们会听到什么？一条消息说明您的工作时间并要求他们留下语音信箱？过时的等待音乐？
一些企业主将设置问候语和电话菜单视为一件苦差事，而不是他们服务或品牌推广的关键部分。随着公司的缓慢发展，电话系统通常会临时添加等待音乐和菜单设置，并且通话体验会演变成一种低效但可预测的东西——客户习惯于给商店打电话并听到标准的宣传语在被搁置之前。
然而，随着年轻工人和消费者进入市场，这种情况正在发生变化。根据 Software Advice 最近的报告，千禧一代对他们在致电企业时获得的服务质量有更高的期望.他们喜欢快速高效的互动，当自动电话树无处可去或无法按预期运行时，他们会感到沮丧。
Software Advice 对千禧一代（通常属于 16 至 35 岁年龄段）进行了调查，了解他们与小型企业的电话互动，以确定哪些因素会产生负面或正面 对品牌的感受。由于千禧一代目前在数量上超过婴儿潮一代（51 至 69 岁），成为美国最大的一代群体，因此通过您电话系统比以往任何时候都重要。
以下是该调查的五个主要发现，以及您可以采取的一些措施来优化您的商务电话系统。
1。设置您的去电显示！
没有人喜欢用他们不认识的电话号码接听电话。时间很宝贵，三分之一的千禧一代表示不愿意接听陌生号码的电话。
小型企业可以通过设置他们的拨出呼叫者 ID 来避免这种情况设置为客户可以识别的内容。与神秘电话号码相比，您的客户更有可能接听来自 Flowers by Design 的电话。
2。使用分机和智能呼叫队列
另有 16% 的调查参与者认为，他们的电话被路由到错误的员工，以及被路由到信号持续占线的线路，这是他们给小型企业打电话时遇到的两大挫折。同样，千禧一代不喜欢浪费时间。
这是确保您电话分机设置正确的地方 所有员工，并拥有这些扩展 在高效的调用队列中正确排序，是关键。呼叫处理规则中的精细设置也很重要。在将呼叫传递给队列中的下一个人之前，分机将响铃多少次？如果您的销售经理不在且无法接听她的电话，她的电话是否会立即转接到她的助理？
3。触手可及的客户信息
千禧一代的看法受到电话体验的负面影响，他们说最重要的问题是员工查找信息的时间太长。当客户联系您时，您的代理和系统检索帐户信息的速度有多快？
这可能与您的实际电话服务关系不大，但我们强烈建议您使用与您的 CRM 完美集成的商务电话提供商，使员工更容易访问客户数据。有关详细信息，请参阅 Phone.com 服务如何与流行的 CRM 集成，例如 Salesforce、Zoho CRM、Sugar CRM 等.
4。让您的客户按姓名拨号
尝试打电话给一家公司，寻找您与之达成交易或讨论复杂交易历史的销售人员，然后您会看到一个自动电话树，要求您提供分机号码。哦，沮丧！
Software Advice 的调查受访者中有 28% 将无法通过姓名联系到员工列为导致负面电话体验的首要问题。如果您的电话服务提供Dial-by-Name 功能。来电者输入您员工姓名的前几个字母即可直接与他们联系！
5。保持这些问候的风格
与过时的术语 groovy 不同，让您的菜单和语音信箱问候语保持新鲜、相关和有效！将近 25% 的受访者的看法受到电话互动的积极影响，他们认为自动助理问候语的质量是最有影响力的因素。
这对企业主您意味着什么？
- 使用高效、友好的自动助理问候语很好地代表您的业务。27% 的千禧一代说自定义语音信箱问候语会产生积极的影响品牌印象。
- 确保菜单和queue 设置是最新的，并提供传输选项给另一个代理人或留下语音信箱。
- 利用时间表设置确保您的客户即使下班后也有选择。
- 设置语音邮件到电子邮件或文本通知，以便客户得到快速响应！
让您的品牌焕然一新
确保您的问候语引人入胜，菜单设置和来电处理规则保持最新且有效，将使您的客户在您的业务中获得积极的体验。在您的电话系统上设置定期维护程序将确保您提供的消息和选项完全满足客户的需求。
要让您的电话系统保持最新状态，您遇到了哪些挑战？您对如何简化系统有任何疑问吗？我们很乐意听取您的意见。