如何从电子邮件发送传真？

仅仅告诉您 VirtualPBX 提供了 <一个 title="Email to Fax - VirtualPBX" href="/features/email-to-fax/">Email-to-Fax 服务。你想知道，真实而详细，我怎样才能从电子邮件发送传真？

看看这个关于如何准备文档和设置数字传真工作流程的分步指南。

在接下来的部分中，我们将讨论传真电子邮件的结构、发送所需的文档类型以及可以加快传真过程的几种方法。

传真电子邮件的结构

传真电子邮件只有两部分：收件人地址和电子邮件附件。

两者都很容易用熟练的手准备。今天，我们将对您的 VirtualPBX Business Phone System 帐户进行一些研究，以帮助您加快速度。

收件人地址

当您从电子邮件发送传真时，电子邮件的收件人： 字段需要包含一个地址，例如，[电子邮件保护]

结构类似于其他电子邮件地址，如 [电子邮件保护]遵循 recipient’s-phone-number@your-account-realm 的结构，因此上面的示例地址将从 VirtualPBX 帐户发送传真到电话号码 1(123)456-7890。

您可以在您的 VirtualPBX 帐户仪表板的右侧找到您自己的帐户领域地址。它看起来像这里显示的图像。

您的帐户领域将与上面显示的不同。它对您自己的帐户来说是独一无二的，您每次从电子邮件发送传真时都会用到它。

剩下的就是输入收件人的电话号码。

电子邮件附件

您的传真电子邮件不需要消息。相反，您将文档附加到电子邮件中。然后 VirtualPBX 识别文档并将其页面传真给您的收件人。

例如，如果您附上带有 cover sheet，它会将该两页文档作为普通传真发送到您提供的目标电话号码。

发送传真时，应忽略电子邮件正文中包含的任何文本。确保你想说的一切都在你的附件中。

此处唯一需要注意的是您需要附加正确类型的文件。继续阅读。

发送所需文件类型

在这种情况下，VirtualPBX 只接受两种不同类型的文件作为附件：PDF 和 TIFF。

我们无法在这里深入了解每个计算机程序的细节。但是，许多计算机程序可以将文件保存或导出为 PDF 和 TIFF 格式。

PDF

便携式文档格式 (PDF) 被广泛使用，它可以作为传真文档携带文本和图像。此处的图片显示了如何在 Google 文档中创建 PDF。

在这种情况下，您在主工具栏中导航至文件 -> 下载为 -> PDF 文档 (.pdf)。

如果您选择使用 VirtualPBX 免费传真封面（在上一节中链接），您可以向该文件添加页面并将整个文档从 Google 文档中保存为 PDF。

Microsoft Word、LibreOffice、OpenOffice 等其他程序的流程将遵循类似的模式。

在紧要关头，您还可以使用网络浏览器的打印功能保存可在 Firefox、Chrome、Safari、IE 和 Edge 中查看的网站和其他文档。只需导航到文件 -> 打印… 并选择打印到文件，然后再选择您的文件名（扩展名为 .pdf）和下载位置。

TIFF

标记图像文件格式 (TIFF) 因其灵活性而被许多图形艺术家使用。如果您只想发送图像，这是作为传真电子邮件附件发送的绝佳选择。

许多图像编辑器（如 Adob​​e Photoshop）可以将文件保存为 TIFF。

在 Photoshop 中，您可以选择文件 -> 另存为…，然后从格式菜单中选择 TIFF。

同样，其他程序也会出现类似的过程，包括开源 GIMP 图像编辑器，您可以在其中选择 Save 或 Export 从 File 创建 TIFF 的菜单。

加快您的传真进程

加快此过程的最佳方法是使工作流程中的所有内容都标准化。

1. 坚持使用单一程序。无论您发送许多基于文本还是基于图像的传真，都可以选择您最喜欢的程序来创建传真文档。然后好好学习它的文档导出过程。你可以选择Google Docs，因为你可以从任何地方访问它。其保存为 PDF 的过程也简单明了。完成几次后，您可以快速完成，无需思考。
2. 始终将 PDF 或 TIFF 导出到同一目录。无论您使用什么程序，都将其文件保存到同一目录。这将使您在将传真导入电子邮件时更容易找到它们。
3. 将您的 VirtualPBX Account Realm 保存为电子邮件联系人。您可以在地址簿中创建一个特殊联系人以便于访问。使用前面的示例，您可以创建[受电子邮件保护]作为新联系人.然后，当您搜索地址簿时，只需将地址中的传真 一词替换为收件人的传真号码即可。这样，您就不必为发送的每份传真都记住并键入您的帐户领域。

现在您可以从电子邮件发送传真

如果您还不是 VirtualPBX 客户，上述步骤很好地概述了传真电子邮件流程。它们还阐明了您在当前数字传真服务中可能会看到的流程。

但是，这些指南不能替代我们的 传真支持 文档。一旦您成为 VirtualPBX Email-to-Fax 用户，您可以找到我们仪表板的细分和先决条件说明，例如将传真号码添加到您的帐户。

我们想让您的传真尽可能轻松。如果您正在为您的企业寻找功能强大的新型电话和传真平台，请立即与销售代表联系。