每个小企业主都想要两件事：增加收入和降低成本。在这种情况下，托管 VoIP 电话系统的价值对专业人士来说是显而易见的。但是，如果您的业务依赖于客户互动，您可能会受困于昂贵的传统电话系统——也称为专用小交换机。这些专用交换分机或 PBX 通常比 1950 年代和 60 年代的传统总机高出一步，它们依赖昂贵、复杂的硬件，如果因停电或设备故障而离线，这些硬件会使企业变得虚弱。现代替代方案是托管 VoIP PBX 解决方案，它通过最大限度地减少所需设备来降低成本，并确保电话始终可用，即使在发生灾难时也是如此。
托管电话解决方案通常不是内部部署的解决方案。通过将其外包到其他地点，小型企业可以保护其电话网络免受中断和飓风或龙卷风等灾难的影响。托管 VoIP 解决方案通常也由第三方维护，使企业能够放弃昂贵的设备。办公室某处没有笨重的电话设备也让企业能够削减 IT 预算，进一步提高他们的底线。
通过摆脱传统的公共交换电话网络 (PSTN)，企业主可以利用在线服务和电话功能，而这些通常是为拥有广泛 PBX 网络的大公司。从自动接待员服务到定制的呼叫路由，再到全面的数据安全，现在只有少数员工的企业可以获得一切。因为它们需要很少的硬件投资，所以随着业务的增长和扩展，这些系统可以轻松地增加网络中的电话数量。
依靠 VoIP 而不是传统固定电话拨打和接听电话已成为希望降低成本同时保持甚至提高客户服务质量的小型企业的一种流行策略；2008 年，国际上安装的所有新 PBX 线路中有 80% 是 VoIP。由于收益远远大于成本，因此采用可能会扩展到所有希望利用托管 VoIP 电话系统价值的小型企业。