您是否曾经收到过让您对这家公司敬而远之的客户服务电子邮件？你会想，“好吧，那太糟糕了。”无论电子邮件没有解决您的问题，听起来太正式或太随意，或者看起来像是公司机器人写的，都行不通。这正是您不想写的那种客户服务电子邮件。遵循电子邮件中的这些提示，您将拥有最满意的客户。
注意你的语言
客户服务电子邮件中的语言应该有用且专业，但不要过于正式。您采用的正式程度取决于您的客户。像对待人一样对待他们，而不是古板的官僚。嘿，如果他们是古板的官僚，用你能想到的所有花哨的、十美元的词来打击他们。最好的经验法则是模仿他们在初始电子邮件中使用的语言。如果您以他们与您交谈的方式与他们交谈，您将更容易与他们产生共鸣。它将简化沟通，以便您可以更好地解决他们遇到的任何问题。
强化您的策略
您可以使用各种不同的策略为您的特定客户制作最好的电子邮件。如果您还没有尝试过其中的一些想法，您将像真正的专业人士一样发送客户服务电子邮件：
- 自动回复：一旦您收到工单，请让您的客户知道您已收到他们的电子邮件或聊天消息，并且您正在处理。承认他们的问题或抱怨有助于减轻他们对正在经历的一切的焦虑。自动回复会给你带来一些善意——以及更多时间来解决他们的问题。一些自动回复承诺在特定时间范围内提供更个性化的回复，这对客户来说可能很好——但只有你能信守诺言！
- 回应投诉：即使客户通过电子邮件告诉您您的产品或服务很糟糕，也要礼貌地回应。告诉他们您很抱歉给他们带来了糟糕的体验，并询问他们出了什么问题。他们给您的任何反馈都将帮助您了解如何在未来解决这些问题。
- 解决后跟进：向您的客户发送他们问题的解决方案并不意味着您的工作已经完成。跟进他们以确保它对他们有用。让您的客户知道您很乐意为他们提供帮助，如果他们有任何其他问题，您只需发送一封电子邮件即可。
- 玩得开心：时不时地开个轻松的笑话，对与客户保持良好关系大有裨益。仔细想想你的客户会喜欢什么样的幽默，然后接受。当然，如果他们根本不喜欢开玩笑，最好远离幽默。但是还有其他方法可以让它保持轻盈。发挥您的创造力，发挥您自己的个性优势，您将找到让每封电子邮件都取悦客户的方法。一个有趣的笑话或“周末愉快！”的最佳场所在电子邮件的末尾。您想给他们留下快乐的感觉。
- 个性化：客户服务电子邮件中的任何个性化都会大大让他们觉得自己是在与人而不是机器人交谈。使用他们的姓名和您可能提供的任何其他（适当的）个人信息，让您的客户知道您是为他们而来的。尝试与您的客户建立联系并同情他们。认识到他们正在经历的一切都不是很好，这会让他们觉得您是在与他们交谈，而不是对着他们说话。
为工作使用正确的工具
有多种电子邮件工具可帮助您管理客户服务电子邮件工作流程。以下是一些最好的：
- 团队收件箱：共享收件箱是管理收到的客户服务电子邮件的好方法。让每个人都登录到一个电子邮件帐户可能会很快变得混乱。共享团队收件箱可以解决大部分（如果不是全部）由共享帐户引起的问题。
- 社交支持：许多客户遇到问题时的第一反应是直接求助于社交媒体并在您的公司页面上公开发布。许多网络工具提供社交媒体集成，可以将这些投诉直接发送到您的个人或团队收件箱。然后，您可以从一个集中的位置记下回复。
- 票务系统：没有票务系统的客户服务部门是不完整的。管理人员需要一种有效且有用的方式将工单分配给客户服务代表。这应该是决定使用哪种票务系统的主要因素。
市场上每种工具都有很多替代品。进行研究以确定哪种解决方案最能满足您个人客户服务部门的需求。然后，您可以前所未有地帮助您的客户。
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