5 条专业的商务语音信箱问候语

优质语音信箱问候语如何帮助您打造品牌的 4 种关键方式

#1 这表明您关心：引人入胜的语音信箱问候语表明来电者的询问对您很重要。您目前正忙于处理另一个电话。保证客户会尽快收到您的来信，这会让他们有动力坚持您的业务。

#2 它节省了客户的时间： 在数字时代，人们认为通过消息进行交流更合适，因为他们需要快速进行交流。通过量身定制的语音信箱问候语，您让他们知道他们有机会告知您他们的询问，而无需排队等候或多次致电。

#3 它确保准确性：语音信箱保证每个案例都由有能力的人处理，无需多次重复同一问题。语音邮件消息还可以降低误解的可能性，并让座席做好后续跟进的准备。适当而及时的回电在加强业务关系方面创造奇迹。

您可以考虑使用我们的自动回拨等功能来显着降低呼叫放弃率。

#4 它有助于管理未接来电：语音邮件让您知道哪些情况真正紧急，需要立即处理，哪些情况可以稍等。考虑到留下语音邮件的客户或潜在客户已经对您的服务表现出更深的兴趣。您首先关注它们可能更有利可图。

专业电话问候语中应包含的内容

语音信箱问候语有一个基本结构，应该包含什么内容。遵循它可能是您定制完美消息的基础：

• 最初的问候
• 您的姓名和您的公司名称
• 对您的不在表示歉意并简要解释
• 预计时间您可以回复来电者
• 请求来电者身份以及他/她原因与您联系
• 另一种联系方式以防情况非常紧急，例如电子邮件
• 号召性用语，例如“发出信号后留言”
• 感谢来电者花时间留言

专业提示：如果您的来电者位于不同的时区，请确保包括您的营业时间和时区，以便您准确沟通并明确设定预期。

电话问候最佳做法

您需要牢记高质量商务电话问候语的几个特点。

• 原创：“您的来电对我们很重要”等一些短语已被多次使用，已不再给来电者留下良好印象。保持问候原样。你甚至可以大胆地使用幽默。下面，我们将展示这种方法的具体示例。
• 让耳朵舒服：确保录音期间没有背景噪音。这会使语音信箱问候语难以理解。此外，让您的问候语易于聆听且个性化。说话清楚而缓慢。不要太机械化。
• 保持简洁高效：不要忘记语音邮件的一个目的也是为了节省客户的时间。避免用所有不相关的绒毛录制 2 分钟长的问候语。保持简短，切中要害。建议的长度最多为 24 到 30 秒，否则呼叫者可能会在您的消息中间挂断。
• 要开朗：在录制电话问候语时微笑。这听起来可能很愚蠢，但当您微笑时，听众会听出您乐观、开放和友好。

专业提示：如果需要，您可以使用专业配音演员来确保问候语的质量。

5 个典型的商务电话问候语示例

如今，适用于所有情况的通用语音信箱问候语往往无法解决问题。如果您希望您的公司被视为值得信赖，您必须准备适合您的业务和当前情况的个性化问候语。

准备几个具体的问候语可能听起来很费时，但最终会有回报。它不仅可以提高您的客户满意度，还可以提高您的利润。

您可以在下方找到最常见情况下的语音信箱问候语示例。

专业提示：请记住，此处的默认脚本可让您全面了解问题。不建议使用其中之一作为您公司的正式问候语，因为它们与您的品牌声音不符。

#1 标准企业语音邮件消息

这是您在工作时播放的问候语，但目前由于任何原因无法使用。例如，您正在参加一个会议。您可以保持更长的时间，但仍保持建议的最长 30 秒的速度。

• 示例：“您好，您已联系 的客户支持。我们现在无法接听您的电话。请留下您的姓名、联系方式和联系原因。我们的一名团队成员将尽快与您联系。您也可以访问我们的网站[公司网站 URL] 以获得更多选择。感谢您与我们联系。”

#2 保留个性化语音邮件消息

这就是客户在排队时听到的，因为您的所有代理都是目前正在处理另一个案件。客户可以在队列中等待或立即留下语音邮件。

• 示例： “尊敬的来电者，我们所有的代理目前都很忙。请保持在线，代理会尽快接听您的电话。您还可以选择一个选项来留言。感谢您的耐心等待。”

#3 外出语音邮件消息

如果您的团队不在，我们建议为这些目的定制特定的消息。如果您想让客户知道您的办公室可用，这将特别有用在特定的营业时间内。这样，您就可以设定客户何时可以联系到您或他们何时可以联系到您的期望。

• 示例：“您好，您已到达 。我们目前不可用。我们的标准营业时间是周一至周五上午 9 点至下午 5 点。您可以访问我们的网站以获取相关信息。如果您想给我们留言，请在提示音后提供您的姓名、电话号码和来电原因。谢谢。”

#4 假日语音邮件消息

公司通常节假日不工作，例如圣诞节。您需要在回来时通知客户。这种问候语也可以更非正式一些，因为假期是一年中的欢乐时光。

• 示例： “您好，<公司名称/团队名称> 直到 [日期]。当我们返回时，我们会确保立即给您回电。如果您的请求很紧急，请给我们发送电子邮件至 [公司电子邮件地址]。谢谢你。祝你有个愉快的假期。”

#5 有趣的语音邮件消息

当我们进行非正式谈话时，您可以尝试在您的消息中使用幽默。这种方法对于保持客户的注意力非常有效，因为他们通常会被逗乐并且想听听您的目标。

但是，请评估这种电话问候语是否适合您的品牌形象。它可能适用于创意产业，但可能不适用于严格的专业产业，例如金融。

• 示例： “嗨，您已联系到 <公司名称> 的 <您的姓名>。我们正忙于通过<添加贵公司最擅长的>来拯救世界。如果您想详细了解我们的工作方式，请留下您的姓名和电话号码，我们会在任务完成后尽快回复您。这应该很快。谢谢！”
• “你好！您在 收到了 的语音信箱。留下您的姓名、联系信息，以及“先有鸡还是先有蛋？”这个永恒问题的答案。任何答对的人都会收到回电。谢谢。”

电话问候禁忌示例

现在，当您从一些构造良好的消息问候语中获得启发时，让我们看看一些不可行的地方，并集思广益，看看可以改进的地方。

示例 1

“你好，我是<你的名字>。给我留言。”

为什么错了？

除您的姓名外，此消息未提供任何相关信息。客户不知道您需要他们跟进什么，也不知道您何时或是否可以回复他们。

它也可能听起来很粗鲁。这样，客户会认为您不够关心，无法提供更多细节。

示例 2

“嗨，你已经到了 的办公桌。由于<个人原因>，我现在不在办公室，至少一周内无法上班。如果出现紧急情况，您可以通过 <家庭或个人手机地址> 与我联系，或者拨打我的助手 的 。再一次，我很抱歉我错过了你的电话。在提示音后留言，我会尽快或在我从<个人原因>回来后回复您。”

为什么错了？

与上一条相比，这条消息包含太多信息。尽管您可能想分享它，但如果是个人原因，客户不一定需要知道您缺席的确切原因。此外，尝试构建更短、更连贯的句子并且不要重复自己。虽然道歉很重要，但没有必要道歉两次。

此消息的另一个问题是，尽管它包含很多信息，但并没有说太多。“至少一周”这样的短语没有任何价值。分享一个准确的日期，或者如果您不确定，最好不要分享l。只需提及您会尽快回电并在非常紧急的情况下提供联系方式就足够了。

测试您的语音信箱问候语

您可以确信自己刚刚制作了最好的语音问候语，足以打动客户。然而，作者往往倾向于忽略自己的错误。最好先排练录音几次，或者让您的同事给您“第二只眼睛”。

然后，录制好后，先自己听一下问候语，然后再让客户听到。从个人电话拨打该号码，然后等待，直到您被重定向到语音信箱或选择留言。然后，在您的工作呼叫系统中，仔细检查是否一切正常。消息可用吗？

在接下来的步骤中，查看您的通话统计信息。在那里，您可能会看到客户如何与您的通话互动。例如，有多少用户听到您的语音邮件以及他们如何回复。他们经常挂断电话吗？如果是这样，您需要集思广益，可能是什么原因。您还可以A/B 测试您的问候语以找出哪些有效，哪些无效。

客户不与您的语音信箱互动的原因之一也可能是背景噪音或低音质。需要测试等待音乐是否正常播放。如果背景音轨质量差，呼叫者更有可能放弃通话。

除了音频之外，还要测试内容如何为您的客户服务。如果他们经常没有留下您需要的所有信息，则您的消息中可能缺少某些内容。考虑如何提高效率。

还有一种可能您的商务电话问候语已过时。确保它反映了您当前的情况。例如，如果您的消息说您的团队在圣诞节后一个月放假，客户可能会认为您不专业和粗心。或者，也许您的工作时间发生了变化，尽管您的语音信箱问候语说您在特定时间有空，但实际上您早已离开。

请务必定期刷新您的内容。

使用虚拟电话系统设置商务电话问候语

如果您正在为语音信箱问候语而苦恼，不用担心。如今，您可以依靠虚拟呼叫中心软件 – 如 CloudTalk -助你一臂之力。借助一些您在使用固定电话时无法获得的便捷工具和功能，它可以让您和您的客户支持团队的工作变得更加轻松。

使用虚拟电话系统，您可以：

• 根据您的需要设置特定的组，并将来电分组（呼叫重定向）。因此，呼叫者将被重定向到合适的代理来解决他们的问题。
• 在应用内设置您的营业时间。您还可以安排将所有下班后打来的电话和消息重定向到给定的号码。
• 记录所有通话，以便日后进行分析。

通过使用 Cloudtalk 等工具，您还可以根据需要设置任意数量的自定义专业商务电话问候语，并安排播放每个问候语的时间。

除了上面提到的那些，虚拟电话系统还允许您准备各种其他类型的消息，例如：

• 欢迎问候语 – 客户在呼叫呼叫​​中心时会听到的标准语音消息问候语。
• 交互式语音响应 – 一个易于使用的菜单，可为呼叫者提供相关信息或帮助他们为给定问题选择合适的代理人/部门。

找出创建出色 IVR 的 5 个实用步骤。

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