如果您正处于静修会的规划阶段，您就会知道处理活动周围的所有后勤障碍就像是一场十项全能比赛——尤其是当您要组织一次静修会时，人们会从多个城市飞来。
去年，我们为 34 名员工组织了一次务虚会。从那时起，我们的 100% 远程团队规模几乎增加了两倍，因此我们知道规划今年的务虚会更具挑战性。随着团队规模的扩大，围绕规划国际务虚会的后勤工作也在不断扩大。
如果您处于相同的位置，我们认为我们会让您了解我们从计划今年的旅行中获得的经验教训。
我们在 2022 年 9 月举行公司务虚会之前很久就开始计划了。我们的办公室经理 Tiffany Olsen 和我于 2021 年 12 月开始了这个过程，与领导团队聊天以获得关于最后一次务虚会和可能地点的反馈。OpenPhone 的联合创始人 Mahyar Raissi 与我们分享说，这次务虚会是我们第一次见到我们不断壮大的团队中的大多数人，并真正建立了这种联系，这样我们就可以一起做伟大的事情。
十个月似乎是计划撤退的时间，但我们最终需要那段时间的每一分钟。我们很快就会详细介绍决策制定的细节，但就目前而言，时机是这样确定的：
如果您计划自己的公司务虚会，我建议您尽早开始，因为不可避免地会出现影响您计划的问题。在我们的案例中，发生了两个重大事件，这在一定程度上延长了我们的时间表：
如果我们不得不回去做任何不同的事情，对我来说最大的教训是与团队更好地沟通潜在的签证要求，这取决于他们来自哪个国家/地区。例如，一些航班在美国有中转站，可能需要过境签证。
虽然有更多时间来计划这些事情会有所帮助，但我们仍然能够为超过 66 名员工策划和执行一次成功的务虚会。
在确定撤退的“地点”和“时间”时，我们首先与领导层集思广益。
选择地点似乎是一个归结为价格和便利性的决定。但是，在为全球团队计划旅行时，您需要牢记许多因素。我们查看了：
一旦我们将选择范围缩小到三个国家/地区，我们就向整个公司公开了决策权，允许员工投票选出他们的首选目的地。
根据我们与领导层的交谈，我们可以选择撤退到葡萄牙、巴西和希腊。3 月下旬，我们在全公司范围内发送了一份 Google 表单调查，让员工选择他们最喜欢的静修地点和首选静修日期。
不幸的是，就在我们发出调查问卷几天后，由于围绕乌克兰冲突的不确定性越来越大，我们决定应该包括更多的非欧洲选项。我们向员工发出了第二次调查，这次增加了墨西哥和多米尼加共和国的选项。
投票结束后，墨西哥在 9 月成为明显的赢家——这意味着我们可以开始规划更精细的细节。
一旦我们知道我们将访问墨西哥，我们就联系了目的地管理公司 (DMC) Destination Mexico。作为当地组织，他们能够帮助我们在墨西哥规划、寻找和预订服务。他们还与全国各地的当地交通、活动公司和酒店建立了有益的联系。
DMC 使用几种不同的定价结构。有些会收取每人的机场接送和短途旅行费用。有些会在每次活动中收取固定费用。其他人会简单地加上供应商给他们的总成本的一定百分比。
在我们的案例中，与 Destination Mexico 合作没有任何额外费用。Destination Mexico 很早就为我们安排了一位敬业的工作人员，他帮助我们免费预订当地交通、酒店房间和短途旅行。我们还能够将团队赃物运送到他们的办公室，以便在撤退之前举行，而不必使用度假村，这使我们免于支付任何举行费用。
在整个规划过程中，与 Destination Mexico DMC 的合作被证明是天赐之物。他们的响应时间和支持水平自始至终都令人惊叹。DMC 的一名工作人员甚至加入了我们的静修会，以确保一切顺利进行。
本来，我们打算在图卢姆寻找度假村。然而，墨西哥旅游局警告我们，该市正在进行重大建设，这将严重影响交通和我们的日程安排。因此，我们开始在里维埃拉玛雅寻找度假村。
我们研究的一些标准包括：
当您协调一大群人的旅行时，您需要牢记大量细节。当过程中出现新的问题和要求时，我将它们记下来。
这些可以是我可以用于任何未来务虚会的清单（不客气，未来的 Rossel）。
在联系了几家酒店后，我们找到了Paradisus Playadel Carmen 完全符合我们的需求。预订我们的酒店并了解我们的最终住宿费用也意味着我们可以开始最终确定我们的预算。
我们在开始预算规划时，根据去年在圣地亚哥的度假胜地大致了解了我们预计为今年的旅行支付多少费用。考虑到去年的费用和 111 人参加我们的 Playa del Carmen 静修会（包括 66 名 OpenPholks 和 46 名已回复的家庭成员），我们设定了 160,000 美元的初始目标。
最后，我们的成本增加了一点。有几个原因：
最后，我们为为期 7 天的静修支付了近 250,000 美元。其中包括：
当您大规模组织旅行时，每人节省的小额费用会很快累积起来。我们知道有一些机会可以减少预算。
为了去年在圣地亚哥的静修，我们分别预订了酒店、餐厅、多次短途旅行和班车。对于一个 34 人的团队来说，这是可行的。有 66 名员工响应了今年的务虚会，但是，我们预订的每个单独项目都显着增加了我们的预算。
考虑到这一点，我们决定选择全包式酒店。这意味着所有饮料和餐点都包括在内。我们不需要担心将我们的团队送到其他地方吃晚饭。这大大减少了我们的用餐、饮料和交通费用。
最初，我们计划让团队成员从六个单点菜单中选择两个短途旅行。
但是，这种方法显着推高了我们的预计成本，因为它需要我们预订多次短途旅行，每次旅行都有自己的交通工具。
最后，我们决定举办一次史诗般的奇琴伊察一日游和一个天然井，这大大降低了我们的成本。我们还确保在行程中留出充足的空闲时间，以便团队或个人可以根据需要组织自己的活动。
我们使用 Brex 作为我们的支出管理公司。我们有超过 100 万的 Brex 积分——我们立即用它来预订团队成员的航班。
使用我们的 Brex 积分帮助我们显着降低了机票费用。迁移到 Ramp 后，我们将赚取现金返还，我们可以在明年进行再投资。
我们预算的最后一个项目是组织一个制作团队来拍摄撤退。
我们在最后一次撤退时这样做了，结果非常好。摄影师和摄像团队捕捉了我们团队中发生的几个真实、有机的时刻，拥有这些镜头对招聘和雇用非常有帮助。
与其试图向候选人描述 OpenPhone 的文化是什么样的，我可以向他们发送以前务虚会的视频：
对于这次旅行，我们最初考虑在墨西哥聘请当地的摄影师和摄像师，但最终会花费我们超过 10,000 美元。
最后，我们最终联系了我们为去年的务虚会聘请的摄影师，让他和我们一起去墨西哥。他拍下了每个人的头像，并在整个旅程中拍了很多很棒的照片。我们的内部视频主管和社交团队也在整个静修过程中进行拍摄，以帮助我们降低成本并捕捉静修中所有难忘的时刻。
当然，许多组织公司务虚会的公司不会像我们那样选择使用摄影师或需要额外的 AV 支持。总而言之，如果我们排除这些成本，我们的总成本将接近 230,000 美元 — 每人总成本为 2,072 美元。
根据 Mahyar 和领导团队的其他成员对这次旅行的愿景，我们希望确保这次静修会变得精简、轻松，并为所有相关人员实现工作和娱乐的完美平衡。
预订团队成员往返墨西哥的航班占用了我们很大一部分时间。只有我们两个人在做，我们努力平衡便利性和成本。
下次，我们将让整个团队帮助完成这项任务或将其外包给外部公司。
我们提前为每个人配备了 Ramp 的虚拟公司卡，并预先批准了 200 美元的旅行预算。这包括往返当地机场的旅行以及旅行期间的膳食。
Destination Mexico 在我们的抵达和离开日期组织了几次坎昆机场和我们酒店之间的班车。当 OpenPholks 到达坎昆时，他们只是在寻找一名举着 OpenPhone 标志的班车司机。我们所要做的就是向他们发送每个人的航班详细信息。能够外包这项任务真是太好了。
我们的静修会为期一周，我们希望在此期间有意识地平衡工作和娱乐。
这是许多 OpenPholk 第一次见到他们的同事，所以我们的主要目标是让团队成员建立联系。我们知道，如果我们提供一个轻松、有趣的环境来鼓励联系和自发活动（比如我们的棋盘游戏之夜总是很受欢迎），我们最终会在今年余下的时间里做更强大、更协作的工作。
当然，我们也抽出一些时间来进行高影响力、充满活力的工作。这包括一次面对面的全体会议（我们全公司的会议）、几次团队会议和一次创意推介比赛。但我们在活动、晚餐和灵活计划的日程安排中留有足够的空间。
以下是我们的日程安排：
最后，我们发现这是工作和放松的完美结合。每个人离开时都感觉与同事的联系更加紧密。我们还收到反馈，人们对他们的团队和我们的公司有更强的归属感。
去年在圣地亚哥度假期间，我们团队最喜欢的活动之一是黑客马拉松，我们将跨职能团队聚集在一起，解决独特的 OpenPhone 问题。
今年，我们稍微改变了一些，改为举办一场推介比赛，让团队聚集在一起集思广益并提出改进 OpenPhone 的潜在解决方案。团队可以针对潜在功能、错误修复、营销计划或流程提出想法——没有什么是不可能的。
在务虚会之前，员工开始提出想法并组织成团队，因此他们有一个小组可以参加务虚会的推介比赛。
团队用一天的时间来完善他们的推介，然后在全员大会期间向更广泛的公司展示。
随着团队规模的扩大，沟通不畅的可能性也会增加。我们通过四个主要渠道为这次务虚会保持信息的可访问性和自由流动。
为了预订航班并确保满足每个人的需求，我们需要从客人那里收集大量详细信息。为此，我们与公司的每个人共享了一个 Typeform 表单，我们在其中收集了：
这让我们在预订住宿、交通和短途旅行时非常容易地提取每个人的信息。只需单击一个按钮，我们就可以将详细信息发送到 Destination Mexico。
在 OpenPhone，我们每两周举行一次全公司范围的全体会议，我们会在会上联系并了解来自整个公司的更新。在务虚会之前，我们确保在每次全体会议上分享务虚会的最新动态和提醒。
为了集中有关务虚会的信息，我们在 Notion 中创建了一个页面，作为我们公司的知识中心。团队可以在页面上找到他们需要的关于撤退的所有信息，包括日程安排、交通和签证信息等。
我们在概念中的过度沟通方面犯了错误。我们还有：
此外，我们还提供了 PDF 格式的度假村地图和度假时间表，我们的团队可以在没有 WiFi 时下载和访问。
最后，我们在 Slack 的#retreat 频道中分享了实时更新并回答了问题。为人们提供一个开放的论坛意味着如果有人问了一个问题，其他人都可以看到答案——帮助我们减少重复问题或请求的数量。
它还让我们在整个旅程中随时了解 OpenPholks，无论他们是在参加团队会议、在泳池边闲逛，还是在短途旅行中。例如，当我们听说有几个人希望有更多时间完成他们的比赛 pitch 后，我们在现场更改了我们的日程安排：
pitchathon 非常成功，我们将从每次演示中构建新的流程和功能。敬请期待！
显然，为一大群人组织企业务虚会并不是一项容易（或快速！）的任务。我们的人员团队花了一年的大部分时间来制定计划，这是我们在 2022 年开展的最大项目。
但是，采用正确的流程可以使旅程更实惠，压力也小得多。明年，如果我们的团队规模扩大一倍或三倍，我们将能够使用相同的清单、表格和工具来简化我们的计划。
如果您对我们的规划过程有任何疑问，请在下方发表评论。如果您想加入我们的下一次旅行 – 查看我们的职业页面！
