我们今天想为您提供有关 VirtualPBX 电话系统中自动话务员功能的概述。但在我们开始这项任务之前，让我们澄清一下，当我们提到以下任何名称时，我们都在谈论相同的基本电信技术：虚拟总机、自动服务员、虚拟接待员和自动柜员机。
这些术语在通信市场上随处可见，但客户通常不明白电话系统提供商通常指的是同一事物 – 无论术语如何。也就是说，重要的是要了解我们的Automated Attendant（或虚拟总机、接待员或出纳员）做什么以及如何做它有助于您的业务处理来电。
用户扩展的基础
在像我们提供的任何VirtualPBX 电话计划这样的 VoIP 电话系统中，这些计划的用户被提供扩展。这些是简短的数字代码，用于指定个人或团体在整个系统中的身份。
例如，一家中型公司可以将扩展名 100 分配给其 CEO，将 101 分配给其 CFO，将 102 分配给其 COO。然后可以使用分机 900 创建 Ring Group，并且该特定组可以参考 100-102 分机拨打 900 时作为个人联系。
呼入路由
值得注意的是，大多数情况下，这家中型公司的虚拟总机（我的意思是自动总机……对此感到抱歉）将接通这些分机。继续这个例子，当来电者在他们的电话键盘上按 1 时，该企业可以组织其自动助理菜单以到达“管理”振铃组，分机号 900。
企业总机号码的任何来电者随后会收到自动话务员的问候，只需按 1 即可将他们的电话转接到管理人员。当来电者选择拨打电话时，该组的最高管理层成员会看到他们的设备响铃联系他们。
根据办公时间路由
虚拟接待员（再一次，我很抱歉）是大多数来电者联系企业的第一步。然而，关于您的办公时间，您可能希望呼叫者如何联系您的公司，还有一些回旋余地。
VirtualPBX Phone Plan 配置的一个重要步骤是创建办公时间。我们所有的商务电话计划都可以让您定义您的公司营业时间、午餐时间、休息时间和节假日时间。然后，您可以根据这些设定的时间让呼入电话遵循预先确定的路线。
您开放的时间可能需要访问您所有的部门。呼叫者自动到达自动助理的标准路径在这里是合适的。
但是，当您在吃午饭时，将所有呼叫设置为在到达自动接待员之前先拨通单个用户（例如现场接待员）可能会更有用。此外，您的下班时间可能需要更直接的路径到公司范围内的语音信箱，而该信箱根本不输入自动助理问候语和路由。
IVR 异同
此时，您应该了解自动服务员、虚拟总机、虚拟接待员和自动柜员机必须提供的几乎所有内容。它们是专业商务电话系统中直接且必不可少的部分，可根据您的喜好路由呼叫。
不过，除了所有这些要点之外，我们还可以做出一个区分。“交互式语音响应”系统或 IVR 一词通常指的是与我们在本文中归为一类的其他术语不同的东西。
您可能听说 IVR 是一个通用术语，表示代表自动服务员等。尽管它们很相似，但 IVR 通常通过使用实时计算来确定应放置呼叫者的位置，从而达到更远的距离。
IVR 通常具有语音识别功能，能够响应口头命令。如果您要对具有与上述管理示例类似菜单的 IVR 说“一”，您可能会被路由到管理组，而无需在键盘上拨 1。IVR 甚至可以识别单词并将它们与预定义的组相关联——例如短语“管理”、“CEO”、“c-suite”或“总裁”都可以映射到同一个管理组。
虽然这一切听起来都令人印象深刻，但 IVR 布局不佳通常会让呼叫者感到沮丧。我们之前在博客上讨论过如何简单的自动话务员脚本 可以保持来电者的参与度，并为他们提供与贵公司的良好体验。
让您的虚拟总机吸引来电者
大多数企业不需要 IVR 的广泛覆盖范围。通过问候语中的几句对话和适当的路由设置，您可以实现小型、中型或企业业务所需的一切。
确保设置您的营业时间并创建一个简短的问候语，告诉来电者如何联系到您。不要通过一次给他们一百个选择来使呼叫者的旅程过于复杂。
您现在已经了解了虚拟总机的工作原理以及它可以为您的业务做些什么。您可以立即开始使用新的 VirtualPBX 电话计划，并与我们的销售团队讨论我们可以为您的业务提供的所有功能。我们很乐意帮助您开始使用、从当前提供商切换，或在现场免费演示中向您展示 Auto Attendant 的功能。