对于如此多的公司来说，在 COVID-19 爆发后向远程工作的过渡是计划外且紧迫的。如果您设法保持运营和参与，您应该感到自豪。现在我们已经进行了一些练习，是时候考虑如何改进您已经在做的事情了。我们与一些远程工作多年的客户聊天，这是他们分享的一些最佳建议。
远程工作基本规则
当每个人都在同一栋楼里时，远程团队会失去许多促进沟通的视觉线索。例如，如果有人关着门，您就知道不要打扰他们。这些指标在偏远地区是不存在的，因此制定一些基本规则是有意义的。
如今，我们都在使用多种不同的沟通渠道。您可能管理电话、电子邮件、文本、聊天等等。与您的团队讨论哪种沟通方式对每种情况最有意义。也许有些事情可以通过文本或 Slack 完成，但其他事情需要更正式的电子邮件文档。复杂或情绪化的对话应始终通过电话或视频聊天来处理。每个人都会很高兴有一本关于如何保持联系的手册。
与团队确认会议的最佳时间也很明智。也许你周二早上 8:30 在办公室举行的团队会议已经不再完美了。许多人家里都有孩子，他们的上学时间或其他因素可能会使所有相关人员更好地安排不同的会议时间。
定义角色、角色和权限也很重要。如果您没有一套明确的角色和职责，您的远程团队可能会发生两件坏事中的一件。首先是没有明确的规则，人们在没有得到正确的输入或批准的情况下做出自己的决定，导致混乱和错误的选择。二是大家都害怕做出错误的决定，以致什么都做不成。如果每个人都知道自己的角色，您就可以避免这两种情况。
视频会议的注意事项
网上有大量关于如何在视频会议中显得专业和优雅的建议，非常棒。尽管如此，还有一些其他问题会影响视频会议的有效性。我们建议为您的团队实施一些规则。
#1 消除干扰
糟糕的音质会让人分心，因此请确保每个人都拥有并使用耳机以获得最佳效果。最好是所有不说话的人都保持静音。背景也很重要。不是每个人都有一个漂亮的家庭办公室，这不是问题，但人们应该努力确保家庭成员不会进出框架。
#2 不要一心多用
在电话会议期间，我们可能都对同时处理多项任务感到内疚，但在视频会议期间这是一个更大的问题。让某人重新回到对话中需要时间并且会减缓势头。无论如何，你更有可能在你正在做的其他事情上犯错误，当视频通话中的某人正在看他们的电话时，每个人都很清楚。如果您在让合适的人参加对他们来说很重要的议程的会议方面做得非常出色，那么消除多任务处理应该不会很困难。
#3 限制活跃参与者的数量
在视频会议期间能够有效沟通的参与者人数取决于通话的目的。如果只有一两个演示者共享信息，则视频会议可能包括数百名参与者。但是，如果您的目标是协作和来回分享想法，那么一次管理超过 10 个活动视频源并不容易。
对您的远程团队抱有合理的期望很重要。时代对每个人都充满挑战，对许多人来说，远程工作是一种新体验。您仍然可以完成业务并实现您的目标，但必须对您的团队和您自己保持现实和富有同情心。