您是否注意到如今人们带着笔记本电脑和手机参加会议是多么普遍？那些没有积极参与讨论的人如何利用时间完成其他工作？或者查看他们的电子邮件、周末天气，或者阅读科技博客上的文章？
这是当今会议如何进行的典型表现。您召开会议解决问题，邀请所有可能受到影响的人，以及需要让他们了解情况的人，然后静下心来集思广益解决方案。人们带着零食和苏打水来参加你的会议，然后坐在最舒适的椅子上。一小时十五分钟后，您接近解决方案，但一半的与会者正在处理不相关的任务，并且只用半只耳朵倾听。
听起来很熟悉？将参加会议的人数乘以会议时间，然后将该数字乘以与会者的平均小时费率。这次会议值得吗？直截了当地说：你们在那次会议上达成的决议是否证明了这笔金额是合理的？您能否用更少的时间或更少的参加者获得相同的结果？
在大多数情况下，是的！大多数会议可以更好地计划，并且只让那些绝对必要的人参加。您还可以更有效地召开这些会议，并确保确定、分配和采取明确的后续步骤。方法如下。
会前
通过设置非常谨慎的议程。
首先，会议是否需要召开？还是可以通过电话或与几个利益相关者在走廊上快速挤成一团来做出决定？
如果您确实需要开会，请制定一个非常有针对性的议程，注明您必须讨论的要点，并避免任何与讨论无关的内容。为每个谈话要点分配一个时间段，并说明您需要听取谁的意见以及他们需要向会议提供的任何具体信息。至少在会议开始前 24 小时发送议程。
不要仅仅因为某个人的部门可能会受到会议决策的影响就邀请他们。他们在你的会议上花费的每一个小时，都是他们没有专注于自己的优先事项的一个小时，这会让你的公司付出代价。因此，精简您的与会者名单。
也缩短预定的会议时间。一些效率专家建议将您的会议时间减少一半，迫使您专注于解决方案和行动项目。当大家都知道时间在流逝时，讨论总是更有效率。
最后，考虑举行一次简短的步行会议或站立会议。步行会议让您走出办公室，限制人数，然后你们都会神清气爽地回来，准备开始工作！一天结束时的站立会议也可以非常有效。每个人都想解决问题，完成工作然后回家。
会议期间
有效地召开会议就是保持专注。在会议开始时，提醒与会者注意议程——您正在讨论的内容，以及您计划在该时间范围内达成的确切决定和结果。
指定一名计时员，他不仅会确保您不会超时，还会在讨论偏离主题时发出警告。鼓励使用边栏讨论或安排单独的会议来讨论重要但与会议无关的主题。
想让您的会议更有效率吗？请参与者将手机静音并将其放在桌子上。要求他们关闭笔记本电脑，除非他们准备在会议上展示信息。您的员工可能会拒绝，但请他们尝试在会议中免费使用设备一周。您的谈话将更加专注，与会者将更加投入。
如果您够勇敢，请将实验更进一步！作为实验，使用会议代码来衡量实际的美元成本你的会议。如果您这样做几天，您的团队成员就会对会议的运行效率变得敏感。
最重要的是，指派某人做笔记。让他们总结一般性讨论，记录决定、行动项目和后续步骤。我们建议使用一个简单的应用程序来记录几分钟，例如 Minutes.io 或 Less Meeting，因为此类应用通常内置了生产力和共享功能。
会后
没有会议记录的会议也可能没有发生。您的会议记录可以让您回顾并总结会议内容，以便与可能受到影响的人分享。
将会议记录发送给所有参加会议的人，以及可能感兴趣的其他员工。我还建议指定一个人去跟进没有参加会议的任何受影响的人。
本文中的一些建议似乎令人望而却步。您的员工可能不喜欢在会议期间无法上网或发送短信。事实上，如果只有重要的利益相关者参加会议，并且没有人在会议期间分心，那么你们所有人都会在更短的时间内完成更多的工作。我们都喜欢按时结束的会议！
如果您有保持会议重点的策略，请告诉我们。我们很想听听他们的意见。
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